V času, ko so aplikacije za produktivnost in večopravilnost nova norma, ljudje pogosto sprašujejo, kaj je moja "skrivna omaka" za toliko dela. Medtem ko neskončne ure trdega dela lahko ustvarijo žilavost, lahko privede tudi do izgorelosti - najbolj produktivni delavci na svetu niso tisti, ki delajo 18-urne dneve in se v petek zvečer hvalijo s tem.
Če želite postati zelo produktivna oseba, v službi ali življenju, lahko priporočam samo eno stvar: naučite se delegirati. Moč ni samo v razkladanju nalog, ampak v pridobivanju moči, da izberete, kaj je - in kaj ni - vredno vašega časa.
Ta epifanija mi je prišla na fakulteti, kjer mi je uporaba virtualnih pomočnikov omogočila, da sem oddala vidike svojega malega spletnega podjetja, hkrati pa se udeležila tistih delov posla, ki sem jih resnično uživala. Naredil sem seznam vseh stvari, ki so mi bile všeč delati, ali sem vedel, da moram storiti sam, in ostalo dodelil. Priklenjen sem bil!
Pravzaprav v to toliko verjamem, da sem ustanovitelj in izvršni direktor podjetja Zirtual, ki povezuje zaposlene z virtualnimi pomočniki. Upam, da boste - tudi če se delegiranje zdi strašljivo ali neznano - kmalu ugotovili, da je to hitro pot do tega, da počnete tisto, kar imate najraje!
1. Naj bodo stvari oprijemljive
Opišite svoje cilje, cilje in pričakovane rezultate na dan, teden, mesec in četrtletje. Tako boste dobili predstavo o izzivih, s katerimi se srečujete vi in vaša ekipa, in na koncu o ciljih celotne organizacije.
Odstranjevanje seznama opravil je več kot le olajšanje vaše obremenitve. Delegacija je namenjena opolnomočenju, saj daje vaši skupini priložnost, da se razvije kot posamezen vodja - na enak način, kot vam omogoča, da ste bolj vodljiv vodja.
Podobno kot v šoli ima tudi poslovanje formalnosti: nekatere projekte je treba dokončati na posebne načine. Kot močan vodja lahko ohranite to isto formalnost, ne da bi bili obravnavani kot upravljavec mikrokamere. Ena od možnosti je, da se načrtujejo zasebni sestanki vsak na teden, da se obravnavajo dnevni red, cilji in napredek v tednu. Druga je, da ustvarite smernice za to, kako pričakujete, da bo videti končan projekt. Medtem ko zagotovo lahko vključite predlagane korake, naj zaposleni najdejo svoje metode, kako to izvesti.
Za menedžerje, ki se bojijo prenosa, bo to priložnost, da natančno nadzirate projekte, hkrati pa boste svoji ekipi še dali prostor za upravljanje njihovih lastnih nalog.
2. Ne pozabite, da je delegacija brez zaupanja varuška
Ko dodelite nalogo zaposlenemu, je pomembno, da si vložite čas za to, da se on ali ona postavijo za uspeh, da se izognete upravljanju z mikro upravljanjem navzdol. Ljudje se bodo dvignili do zahtev naloge, če jim boste dali priložnost. Če vas bo izročitev pomembne naloge prestrašilo (in to bo, če ste osebno delali), začnite počasi. Najprej dodelite del naloge ali začnite z manjšo odgovornostjo. Ko boste videli, da je vaš zaposleni sposoben - in on ali ona zagotovo! - se boste počutili bolj udobno, ko boste predali več.
Opustite idejo, da zmorete vse - ne morete. Vzemite to kot test ponižnosti in sprejmite dejstvo, da ne morete uspešno upravljati z ekipo, ne da bi se raztovorili. Vodenje pogosto imenujemo pisarna varuha, vendar je to popolnoma v vašem nadzoru, prvi korak k preobrazbi v pravega vodjo pa je dodelitev odgovornosti.
3. Osvojite svoj strah
Strah pred delegiranjem se kaže na več načinov. Izčrpavajoče misli, kot so: "Lahko to naredim bolje, " ali "Ne morem spodleteti", "Ne želim biti odvisen od nikogar drugega" ali "Ne morem jim zaupati", bo oviral vaše sposobnosti da to storite pravilno. Sprejemanje vas bo opolnomočilo, vam dalo mir, omogočilo vam bo, da si lahko ogledate širšo sliko in vas pripravi do obvladovanja.
Najhitrejši način za premagovanje takšnih strahov je ocena donosa. Ne gre za to, ali lahko nalogo dokončate sami (če bi si res želeli, bi lahko). Toda vprašajte se: kakšen je donos od naložbe s tem? Ne pozabite, da obstaja razlika med tem, da to počnete bolje in počnete drugače. Končni izdelek pogosto ni tisto, kar bi proizvedli, vendar to še ne pomeni, da ni tako dober ali učinkovit.
Osredotočite svojo osebno energijo in pozornost na naloge z visoko donosnostjo: strategijo, nove najeme, partnerstva ali organizacijsko strukturo. Na to raven ste prišli tako, da zaupate sebi in drugim, ki vam zaupajo. Sprostite svoj urnik, da se udeležite teh vprašanj na visoki ravni, saj verjamete, da bodo vaši zaposleni opravili naloge z nizko donosnostjo za vas prav tako dobro, kot bi jih imeli. Delegiranje vodje je lahko pogosto most za vzpostavljanje močnejših odnosov v timu in postane priložnost za mentorstvo.
4. Preoblikovanje navade
Uspešni delegatorji načrtujejo svoje naloge s pozornostjo na predmete, ki jih lahko dodelijo drugim. Če se vam zdi raztovarjanje nenaravno, boste z izbiro nekaj novih navad lažje opredelili naloge, ki jih lahko delite. Kot rezultat, boste boljši vodja svoje ekipe in bolj učinkovit in osredotočen vodja.
Za začetek, če imate pod seboj podporne vloge, jim dovolite, da opravljajo svoje delo! Če imate pomočnika, mu omogočite upravljanje administrativnih nalog, tako da mu omogočite dostop do vašega koledarja - in mu omogočite, da mu pomaga pri upravljanju. Če pa nimate človeka, ki bi vam pomagal pri upravnih nalogah, si oglejte vse aplikacije, ki so posebej zasnovane za upravljanje vašega dneva in urejanje stvari. Celo postopek shranjevanja različnih ciljev v različnih aplikacijah vam pomaga, da razdelite delitve in nekomu (ali v tem primeru kaj) pomaga.
Če odložite administrativne naloge, se osredotočite na večje cilje. Delegatorji so uspešni, ker imajo jasno vidno linijo in znajo najbolje razporediti svoj čas.
Kot dober menedžer je vaša naloga voditi spremembe in motivirati ljudi na različne načine. Del tega, kar je učinkovito, je, da zaposlenim ponudite nove priložnosti za učenje in sprejemanje večjih izzivov. Vaša ekipa bo vesela zaradi dodatnih priložnosti za rast. Hkrati boste sprostili več časa, da se osredotočite na širšo sliko vodenja svoje ekipe do večje stopnje produktivnosti.
Torej ne, prenos pooblastil ni zgolj sposobnost, da delo raztovorite na nekoga drugega. To je priložnost za povečanje produktivnosti celotne skupine ali sistema. To je sposobnost razširjanja ključnih nalog med naborom rok, izbiro in izbiro najprimernejših mest.
