Odvisno od različice Microsoft Officea, ki jo uporabljate, lahko vsebuje različne aplikacije. Ponudba baze ponavadi vsebuje Word, Excel, PowerPoint in Outlook. Zdi se, da PowerPoint ne ponuja nobene notranje varnosti, vendar Word, Excel in Outlook zagotavljajo določeno stopnjo šifriranja.
Varnost Wordov dokumentov
Pri dokumentih Microsoft Word (Word 2000 in novejši) lahko pri shranjevanju datoteke izberete višjo raven varnosti. Namesto preprosto kliknite »Shrani«, kliknite mapa, potem Shrani kot in sledite tem korakom:
- Kliknite na Orodja v zgornjem desnem kotu pogovornega okna za shranjevanje datotek
- Kliknite na Varnostne možnosti
- V polje Varnostne možnosti so na voljo različne možnosti:
- Geslo lahko vnesete v polje poleg Geslo za odpiranje če želite, da je datoteka brez gesla popolnoma nedostopna
- V Word 2002 in 2003 lahko kliknete na Napredno gumb poleg polja za geslo, da izberete višjo raven šifriranja, ki je še težje prodreti
- Geslo lahko vnesete v polje poleg Geslo za spreminjanje če je v redu, če drugi odprejo datoteko, vendar želite omejiti, kdo lahko spremeni datoteko
- Na spodnjem delu polja Varnostne možnosti so določene možnosti za zaščito zasebnosti dokumenta:
- Pri shranjevanju odstranite osebne podatke iz lastnosti datoteke
- Opozorilo pred tiskanjem, shranjevanjem ali pošiljanjem datoteke, ki vsebuje sledene spremembe ali komentarje
- Shranite naključno številko, da izboljšate natančnost združevanja
- Pri odpiranju ali shranjevanju naj bo skrita oznaka vidna
- Kliknitev redu da zaprete polje Varnostne možnosti
- Izberite ime svoje datoteke in kliknite Shrani
Varnost datotek Excel
Excel ponuja zelo podoben slog zaščite za Microsoft Word. Samo kliknite na mapa, Shrani kot in sledite tem korakom:
- Kliknite na Orodja v zgornjem desnem kotu pogovornega okna za shranjevanje datotek
- Kliknite na Splošne možnosti
- Geslo lahko vnesete v polje poleg Geslo za odpiranje če želite, da je datoteka brez gesla popolnoma nedostopna
- Lahko kliknete na Napredno gumb poleg polja za geslo, da izberete višjo raven šifriranja, ki je še težje prodreti
- Geslo lahko vnesete v polje poleg Geslo za spreminjanje če je v redu, če drugi odprejo datoteko, vendar želite omejiti, kdo lahko spremeni datoteko
- Kliknitev redu da zaprete polje Splošne možnosti
- Izberite ime svoje datoteke in kliknite Shrani
Zagotavljanje Outlook PST datotek
Dejansko digitalno podpisovanje in šifriranje dohodnih ali odhajajočih e-poštnih sporočil in njihovih priloge za datoteke je celotna ločena težava, ki bo razložena drugič. Če pa se zgodi, da izvozite podatke iz map Microsoft Outlook v datoteko PST, lahko dodate zaščito, da drugi ne dostopajo do podatkov. Samo sledite naslednjim korakom:
- Kliknite na mapa
- Izberite Uvoz in izvoz
- Izberite Izvozi v datoteko in kliknite Naslednji
- Izberite Datoteka osebne mape (.pst) in kliknite Naslednji
- Izberite mapo ali mape, ki jih želite izvoziti (in izberite polje v Vključi podmape če želite) in nato kliknite Naslednji
- Izberite izhodno pot in ime datoteke in izberite eno od možnosti za izvozno datoteko, nato kliknite Dokončaj
- Zamenjajte podvojene elemente z izvoženimi predmeti
- Omogoči ustvarjanje podvojenih elementov
- Ne izvozite podvojenih predmetov
- Spodaj Nastavitev šifriranja, izberite eno od naslednjih možnosti
- Brez šifriranja
- Kompresijsko šifriranje
- Visoko šifriranje
- Na dnu zaslona vnesite geslo za odpiranje šifrirane datoteke PST (v obe polji morate vnesti isto geslo, da preverite, ali ste geslo napisali tako, kot ste nameravali, sicer morda ne boste mogli odpreti svojega mapa)
- Izberite, ali želite tudi Shrani to geslo na svoj seznam gesel
- Kliknite v redu za dokončanje izvoza datoteke
(Uredil Andy O'Donnell)
