31 nasvetov za manj sesanja e-pošte - muza

E-pošta: Ljubimo ga, sovražimo ga, radi ga sovražimo. Ker pa kmalu ne gre nikamor, smo tu, da vam pomagamo kar najbolje izkoristiti.

Od nasvetov za napajanje prek prepolne mape »Prejeto« do strategij, ki vam bodo pomagale priti manj, do pametnih načinov, kako poskrbeti, da bodo e-poštna sporočila močno vplivala, na voljo imamo vse, kar potrebujete, da svojo mapo »Prejeto« spremenimo v komunikacijska elektrarna.

Če želite: Ohranite čisto pošto

1. Najlažji način, da nehate dobiti toliko e-poštnih sporočil, je, da se odjavite na tisoče novic, ki jih nekako želite prebrati, vendar v resnici nikoli ne. Unroll.me je absolutno najpreprostejši način za prepoznavanje nasipov v mapi »Prejeto« in množična odjava.

2. Če posamezniki dobivate veliko neželene pošte, lahko poskusite tudi z BoxBe. BoxBe uporablja tako imenovani prilagojeni "seznam gostov", da zagotovi, da boste prejemali e-pošto od ljudi, ki so vam pomembni, medtem ko sporočila od drugih pošilja na ločen "čakalni seznam." Vsak, ki ni na vašem seznamu gostov, bo prejel prošnjo, da preveri njihovo sporočilo, preden ga pošljejo v mapo »Prejeto«.

3. Poskusite uporabiti e-poštni samodejni odziv - in to ne samo, ko ste zunaj pisarne. Vaš samodejni odziv ne sme biti dolg ali podroben, a hitro sporočilo "Živjo, prejel sem vas e-poštno sporočilo in prejel vam ga bom, ko bom lahko!" ste se imeli priložnost odzvati. Tukaj je, kako ga nastaviti.

4. Uprite se pozivu, da se odzovete na vsak pravilen e-poštni naslov. Kot pojasnjuje Alexandra Franzen, "se veliko" nujnih "e-poštnih sporočil navadno razreši brez vaše pomoči. Z odločitvijo, da se ne odzovete takoj, učite ljudi, da bodo bolj samostojni - hkrati pa ustvarjate razumna in realna pričakovanja o tem, kako hitro boste lahko odgovorili. "

5. Preprečite nadaljnja e-poštna sporočila tako, da sporočila končate z jasnimi navodili namesto z vprašanji. Namesto da bi rekli: "Ali bi se morali naslednji teden spet povezati?" Poskusite: "Pokličem vas v torek zjutraj, da se znova povežete." Če to ne bo uspelo, vas bo vaš prejemnik obvestil - drugače pa ste preprečili nepotrebno naprej in nazaj.

Če želite: Zmanjšajte čas, ki ga porabite po e-pošti

1. Želite obdržati kratka in produktivna sporočila? Zavezujte se, da boste za vsako sporočilo naredili pet stavkov - ali manj. Obstaja celo spletno mesto, ki je narejeno za pomoč: Five.sentenc.es! Kot je razloženo, „Odzive na e-pošto obravnavajte kot SMS sporočila z uporabo določenega števila črk na odgovor. Ker je pretežko prešteti črke, namesto tega štejemo stavke. «Potrebujete nasvet o tem, da bodo stvari kratke, a še vedno vljudne? Elliott Bell ima nekaj odličnih nasvetov.

2. Če boste znova in znova pošiljali enaka sporočila, shranite predloge v mapo za osnutke (tu jih je za začetek 27) ali izkoristite Gmailov laboratorij »Canned Responses«, ki vam omogoča shranjevanje poljubnega števila odgovorov in jih enostavno vstavite v vaše e-poštne naslove. (Oglejte si, kako ga lahko nastavite z vljudnostjo Gadgetwise.)

3. Pošiljate veliko e-poštnih sporočil iz telefona? Preizkusite samodejno besedilo, orodje, ki vam omogoča vnašanje prilagojene okrajšave, ki se nato razširi v popolno zameglitev besedila. Na primer, tipkanje "rl8" se lahko razširi na "Zamujam", kar je priročno, ko tečete na sestanku. (Tukaj je, kako ga nastaviti.)

4. Če vaša služba ne zahteva, da se takoj odzovete na e-poštna sporočila, vsak dan nastavite le nekajkrat, da boste preverjali mapo »Prejeto«. Ta čas je lahko vsak dan drugačen, le namerno mora biti (na primer danes bom od 9 do 10 ure odstopil, da grem skozi mapo »Prejeto«, potem pa bom spet pogledal od 4-5).

5. V mapo »Prejeto« dodajte dve oznaki (ali filtre v Gmailu): »hiter odgovor« in »potreben osredotočen čas.« Ko veste, da imate neprekinjen čas neprekinjenega časa, začnite z odpiranjem usmerjene časovne mape in določite, katere ste najbolj treba reševati. In ko boste naslednjič imeli nekaj minut časa za čakanje na avtobus ali v vrsti za kavo, odprite mapo "hitri odgovor", namesto da preverite Instagram.

6. E-poštno sporočilo nastavite tako, da ga boste, ko boste obravnavali en e-poštni naslov in ga poslali ali izbrisali, preusmerili do naslednjega v mapi »Prejeto«, namesto da bi se vrnili na seznam e-poštnih sporočil. (Za Gmail lahko to storite prek možnosti samodejnega vnaprej v Gmail laboratorijih.) S tem se zmanjša čas, ko boste porabili odločitev, na katero sporočilo naj bo pozoreno!

7. Morate v kratkem času prebiti kup e-pošte? Preizkusite e-poštno igro, ki vam omogoča pet minut, da preletite čim več e-poštnih sporočil in vas nagradi s točkami. Osredotoča se tudi na reševanje 10–20 e-poštnih sporočil hkrati, zaradi česar se bo vaš dohodni poštni naslov počutil bolj zalogaj.

Če želite: Organizirajte mapo »Prejeto«

1. Ne hranite vseh e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto« - bodisi jih izbrišite, datoteke ali jih arhivirajte, ko so z njimi opravljeni. Študija iz leta 2011 iz Princetonovega inštituta za nevroznanost je ugotovila, da "ko je vaše okolje pretesno, kaos omejuje vašo sposobnost osredotočanja." To velja tudi za vaše virtualno okolje; več e-poštnih sporočil, ki jih lahko vidite - tudi tistih, ki niso več pomembni - več časa bodo možgani podzavestno porabili za njihovo razmišljanje.

2. Za ljudi, ki ne marajo seznamov opravkov, je enostavna rešitev (ali tako mislijo) uporaba mape »Prejeto« kot eno. Toda za resnična opravila, kot sta »Ustvari predlog za novo stranko« ali »Najem plačila v pisarni«, je čas, da poiščete sistem seznamov opravkov, ki deluje za vas. Če uporabljate mapo »Prejeto« kot seznam opravkov, svoj čas dobite v rokah drugih - z vsakim novim e-poštnim sporočilom pride do novega opravila, ali vam je všeč ali ne. Toda zavestno dodajanje naloge na svoj seznam opravkov je priložnost, da ugotovite, ali bi to morali resnično početi zdaj, namesto da bi se ukvarjali z drugimi.

3. Z Gmailom lahko uporabite, da nekaj e-poštnih sporočil samodejno preskoči mapo »Prejeto«. Če na primer plačate račun za kabel, ga lahko samodejno arhivirate in dodate oznako »Finančno«. Nikoli vam je ni treba videti, če pa jo potrebujete, veste, kje jo najti. Ko že govorimo o iskanju stvari …

4. Preden pošljete katerokoli e-pošto, jo preberite, če želite iskati. Kaj bi iskali, da bi pozneje našli to e-poštno sporočilo? Ali so te besede v e-poštnem sporočilu? Morda boste želeli spremeniti »Opombe ob srečanju z Jackom« v »Beležke ob avgustovskem srečanju z Jackom Smithom iz Amazona«.

5. Dejansko je na voljo več ukazov za iskanje, ki omogočajo iskanje veliko e-poštnega sporočila veliko, veliko lažje. Tu je uvod v tem, kako najti katero koli e-pošto po temi, temi, pošiljatelju in več.

Če želite: Naredite hladilnik v mapi Prejeto

1. Ste si kdaj želeli, da bi v vašo mapo prejemali lepljive opombe? Ustrezno poimenovani Notes for Gmail vam omogoča, da si pripišete opombe in oznake na katero koli e-poštno sporočilo - pripnite si opombe na e-poštno nit, na vrhu prikaza poslanih e-poštnih sporočil ali resnično kjer koli drugje v mapi »Prejeto«.

2. Gmailov dodatek Poročevalec je sanje omrežja: vtičnik prikazuje informacije o vaših socialnih omrežjih neposredno v mapi »Prejeto«, tako da se lahko povežete z njimi na LinkedIn, Facebooku in Twitterju, ne da bi sploh zapustili Gmail. Ogledate si lahko tudi izbran seznam zadnjih e-poštnih sporočil in posnamete zasebne opombe, ki jih pripnete na njihove naslove v vašem računu.

3. Tako kot Gmail na steroidih je tudi Gmelius razširitev brskalnika za Chrome, Firefox in Opera, ki v glavnem poveča vašo izkušnjo z Gmailom, vse od očiščenega vmesnika (ni več oglasov!) Do možnosti blokiranja sledilcev e-pošte in tako zaščiti vašo zasebnost. Druga najljubša funkcija je samodejni gumb »Odjavi se«, ki nadomešča Gmailov gumb »Neželena pošta« vsakič, ko Gmelius zazna poštni seznam.

4. Poznate tista e-poštna sporočila, za katera veste, da jih ne boste dobili pozneje, vendar se bojite, da boste pozabili? Vtičnik Boomerang, ki je trenutno na voljo za Gmail in Outlook, je kot nalašč za spopadanje z njimi. Lahko načrtujete, da bo e-poštno sporočilo izginilo in se vrnite pozneje - ko boste pripravljeni na to, da do takrat ostanejo nabiralniki jasnejši. Boomerang vam omogoča tudi načrtovanje naknadnega pošiljanja e-pošte in nastavitev ponavljajočih se e-poštnih sporočil.

5. Oglejte si Gmail Labs - kar vam omogoča, da preizkusite dodatne funkcije v Gmailu, na primer »razveljavi pošiljanje« in ogled koledarja v mapi »Prejeto«. Pojdite v nastavitve za Gmail in nato začnite »Labs«.

6. Ali se podpisujete ali pošiljate veliko dokumentov in pogodb? Hellosign za Gmail vam omogoča podpisovanje dokumentov in izpolnjevanje obrazcev, ne da bi zapustili mapo »Prejeto« - pravi reševalec za tiste, ki sovražimo optične bralnike, tiskalnike in faks.

Če želite: preberite svoja e-poštna sporočila

1. Naredite prvih 50 znakov vsakega sporočila čim bolj jedrnate in uporabne, pravi Fast Company . Z vabljivim odpiračem je veliko večja verjetnost, da bodo vaši prejemniki še naprej brali.

2. Dolgi bloki besedila se zdijo zastrašujoče za branje, zato razmislite, kako izboljšati besedilo. Uporabite naboje, sezname, krepke korake in kratke odstavke, ki jih je mogoče zlahka posneti. Imate težave z rezanjem? To bi lahko bil znak, da se preveč trudiš zakriti.

3. Če v svojem e-poštnem sporočilu naletite na več kot eno točko ali postavite več vprašanj, se prepričajte, da ti predmeti izstopajo od preostalega dela pripovedi, tako da jih daste krepko, jih poudarite ali razvrstite na seznam s črkami. Kontrast seveda preusmeri pozornost prejemnika na meso sporočila (kos, ki si ga ne morete privoščiti!).

4. Vsa vprašanja, ki jih postavite, postavite čim bolj natančno. "Kaj menite o predlogu?" Ni dobro vprašanje. "Ali lahko nadaljujemo s predlogom prodajalca v višini 20.000 do petka?"

5. Želite ujeti šefa ali nekoga, ki je pomemben v manj napornem dnevu, vendar ne veste njegovega urnika? Izogibajte se e-pošti v torek in četrtek. To so dnevi z največjo količino prejetih sporočil ljudi in ne želite, da se vaše pomembno sporočilo izgubi v morju glasila, ponudb in druge korespondence.

6. Naj šteje vrstica zadev - nekaj, kar daje prejemniku jasno predstavo o tem, kaj bo v e-pošti. (Bonus: To vam bo pomagalo tudi pri iskanju sporočila v prejetem poštnem nabiralniku, če bo vaš prejemnik poklical k razpravi, namesto da bi pisal nazaj po e-pošti.)

7. Raziskovalci iz Carnegie Mellon so ugotovili, da imajo najučinkovitejša e-poštna sporočila vrstice, ki se nanašajo na eno od dveh stvari: radovednost (super, če se ukvarjate s trženjem) ali uporabnost (verjetno najboljši za nas). enominutni video, če želite izvedeti več.

8. Želite resnično poskrbeti, da bodo sporočila prebrana? Razširitev za Chrome MailTrack vam omogoča, da vidite, ali in kdaj so ljudje prebrali vaša e-poštna sporočila. In če opazite, da sedi tam neprebrano? Oglejte si te nasvete za pravilno nadaljevanje.