Vsi vemo, da delo vključuje, no, delo. Tudi če imate radi svoje delo, to ne more biti vedno lahko in ne more biti vedno zabavno.
Toda včasih želimo, da so naša delovna mesta nekoliko (ali veliko) lažja. Svoje delo želimo hitreje opraviti, da se ne počutimo preobremenjeni ali preobremenjeni in da imamo več časa za stvari, ki jih resnično ljubimo.
Dobra novica je, da obstajajo načini, kako to storiti (ne da bi bili popolnoma brezvezni). Oglejte si naše najljubše nasvete in trike spodaj, da boste bolj produktivni, da odstranite stvari, ki vam jih ni treba početi, s seznama opravil in na splošno naredite svoje delo veliko prijetnejše izkušnje.
1. Ne načrtujte preveč delati
Tukaj je skrivnost za vas: večina opravil je predolga, kar vodi do prekomernega dela in stresa, ko se vsega ne da končati. Namesto tega predpostavimo, da lahko na dan naredite samo eno veliko stvar, tri srednje stvari in pet majhnih stvari (manj, če imate veliko srečanj). Ustvarili smo predlogo, ki vam bo pomagala načrtovati bolj razumen seznam opravkov.
2. Osredotočite se na visoko nagradne naloge
Osredotočite večino svoje energije na tiste naloge, ki bodo ustvarile največje rezultate. Videti boste, kot da delate veliko več, a na skrivaj z manj truda. Temu pogosto rečemo, da dobimo sadje z nizkim viskom - nagrade, ki jih lahko dosežemo z najmanj truda.
3. Delajte v Sprintih
Vedno znova je bilo rečeno, da je skrivnost, da se več dela opravi v krajšem času, delati v rafalih, z vmesnimi premori. Intervali, ki jih boste izbrali, bodo odvisni od vašega dela in želja, toda, ne glede na to, kaj nastavite, nastavite timer, potrudite se, da ostanete osredotočeni za to obdobje, nato pa se dejansko vstanite in si oddahnite vmes. Med delovnimi sestanki se boste počutili bolj napeto in na koncu boste bolj učinkoviti.
4. Vsakemu dnevu dajte temo
Ali vas moteče motnje osredotočajo na pomembne stvari? Uporabljajte Jacka Dorseyja - soustanovitelja Twitterja in izvršnega direktorja Square's-a - skrivaj in poskusite vsak dan dati temo. Ko se odvrnejo motnje, veste, da jih bodisi pobegnete na drug dan ali, če morate, se hitro spopadite z njimi in se vrnete na sled.
5. Začnite z najtežjo nalogo
Če boste zjutraj najhitreje odstranili svoj krožnik, se bo preostanek dneva v primerjavi s tem počutil lažje. Poleg tega potem ne boste zapravljali duševne energije ves dan, ko boste razmišljali o tej zahtevni stvari.
6. Sledite svoji energiji
Vsakdo ima določene dneve, ko je bolj ali manj produktiven. Če načrtujete velike projekte med energijskimi izpadi, si otežujete svoje delo. Namesto tega poskusite preslikati svoj idealen dan glede na raven energije.
7. Ne boj se, ko se počutiš nekoristno
Verjetno je ena najtežjih stvari v službi ta, da se prisilite v trdo delo, ko se v svoji igri resnično ne počutite. Torej, če nimate čakajočega roka in absolutno ne morete, odložite to posebno nalogo in naredite nekaj bolj primernega za vaše duševne sposobnosti. Pisateljica Katie Douthwaite predlaga, da je pravi čas, da se izčrpajo te dolgočasne, monotone naloge.
8. Uporabite predloge, kadar koli lahko
Zakaj bi izumili kolo vsakič, ko morate nekaj storiti? Imate e-poštno sporočilo, ki ga morate pogosto pisati? Uporabite predlogo. Morate ustvariti predstavitev? Uporabite predlogo. Preoblikovanje življenjepisa? Uporabite predlogo. Dobiš sliko.
9. Nastavite konzervirane odzive
Še bolje, če uporabljate Gmail, nastavite te predloge kot konzervirane odgovore, tako da vam ni treba zapustiti mape »Prejeto«, da jih boste spustili in poslali.
10. Nastavite samodejno besedilo
Če se pogosto odzivate na sporočila iz svojega telefona, si olajšajte tako, da nastavite samodejno besedilo. Na primer, "pitch" se lahko razširi, da napolnite svoj dvižni naklon - kar pomeni, da vam ni treba vsake toliko tipkati na drobni tipkovnici. Preberite tukaj za več o tem, kako ga nastaviti.
11. Ali sploh ne vtipkajte
Za lažji in hitrejši odziv na sporočila lahko uporabite tudi funkcijo pogovora v besedilu telefona. Strokovnjak za produktivnost Alex Cavoulacos pojasnjuje, kako jo tukaj uporablja v svojo korist.
12. Skrajšajte svoja e-poštna sporočila
Nekoliko bomo ugibali, da odgovarjanje na e-poštna sporočila odvzame veliko vašega časa in energije. Kaj pa, če bi si vse olajšali tako, da smo postavili mejo, kako dolgo lahko traja vsak odgovor? Očitno je, da morajo biti nekatera sporočila daljša od drugih, vendar izzivajte, da jih držite pod pet stavki (ali celo krajši!) Čim pogosteje.
13. Imejte samo pogovor
Dolge verige e-pošte so vas podrle? Ko se začne pogovor preveč zapletati, razmislite, ali bi bilo lažje samo skočiti po telefonu ali nastaviti sestanek, da bi se pogovorili o njem. Včasih lahko 10-minutni pogovor odpravi ure e-poštnih sporočil.
14. Odpravite nadaljnja e-poštna sporočila
Nič ne otežuje odgovarjanja na e-poštna sporočila, kot se v mapi »Prejeto« nenehno polnijo nadaljnja e-poštna sporočila ljudi, na katere še niste dobili možnosti odgovora. Zato nastavite samodejni odzivnik, ki bo ljudem sporočil, da ste prejeli sporočilo, in se bodo pravočasno odzvali - upam, da nestrpne bobre odvračajo, da vam nenehno pošiljajo e-pošto. Lahko bi vključili celo odgovore na pogosto zastavljena vprašanja, da bi sel lahko potencialno pomagal sam sebi (in preprečil, da bi sploh morali odgovarjati).
15. Uporabite strategijo OHIO
Kolikokrat odprete e-poštno sporočilo, ga preberete in nato pustite v nabiralniku, da se pozneje lotite? Ne delaj tega! Pravzaprav zavzamete več vašega časa in energije za večkratno obdelavo. Namesto tega sledite strategiji OHIO (rešite jo samo enkrat) in jo takoj obravnavajte, pa naj bo to tako, da jo izbrišete, odgovorite nanjo, streljate na pravo osebo ali pa za večja sporočila, ki bodo potrebovala več časa, razdelajte v naloge, ki jih želite uvrstiti na seznam opravkov.
16. Znebite se čim več odločb
Utrujenost pri odločanju je resnična - in to bi lahko polepšalo vaše dneve. Da preprečite, da bi vplivalo na vaše delo, odpravite čim več odločitev. To bi lahko pomenilo, da nosite delovno uniformo, zato vam ni treba vsak dan izbrati obleke, eno teden priti na kosilo ali določiti stalnega sestanka s šefom, tako da vam ni treba vedno priti v stik za enega. Karkoli je potrebno, da veliko odločitev postavite na avtopilot.
17. Ustavite večopravilnost
Zaradi te navade se lahko počutite, kot da bi dobili več opravka, vendar vas dejansko upočasni in otežuje vaše delo, kot mora biti. Zato se potrudite, da se osredotočite na eno nalogo, dokler je ne opravite, in nato nadaljujte z naslednjo stvarjo. Ugotovili boste, da je vaš um jasen, vaše delo pa boljše (in lažje).
18. Pustite samega sebe
Včasih je najtežji del dela na nečem. Torej, olajšajte skok v nalogo, tako da se pustite kliferjem. To pomeni, da če vlečete noge, ko začnete s projektom, samo začnite, malo ga naredite (tudi če to ni vaše najboljše delo), nato pa ga pustite nedokončanega, da se vrnete naslednji dan. Ko boš že nekam skočil, bo pot lažja.
19. Odstranite nekaj s seznama opravil
Resno razmislite o vsaki stvari na seznamu opravkov in preverite, ali obstaja nekaj, kar dejansko ni pomembno. To še posebej velja za stvari, ki se vedno postavljajo na zadnji gorilnik. Vredno si je vprašati se: "Če sem že odlašal s tem, ali je res to potrebno?"
20. Nekaj reci "ne"
Poleg tega, da nekaj odstranite s svojega krožnika, razmislite, da "novim" malo pogosteje postavljate nova vprašanja. Očitno tega ne morete početi ves čas, da bi preprosto izstopili iz službe, če pa se počutite preobremenjeni ali se vam zdi zahtevo za nekaj, kar ni povezano z delom (na primer informativni intervju s prijateljevim otrokom), ga zanič in reci "ne." Tu je nekaj predlogov, kako lepo povedati svojemu šefu in prijateljem.
21. Nenehna vprašanja
Če še niste slišali, lahko srečanja zlahka postanejo velika izguba časa. Vsakič, ko načrtujete sestanek - tudi ponavljajoč se -, se morate resnično spraševati, ali se to sploh mora zgoditi, ali si zanj namenjate preveč časa ali se ga morate udeležiti. Če menite, da je odgovor na katero od teh vprašanj "ne", razmislite o prilagoditvi (ali se pogovarjajte s šefom in se prepričajte, da svoj čas uporabljate čim bolj učinkovito).
22. Imejte seznam "Ne smete"
Da si boste lažje rekli "ne" in se zmanjšali zaradi utrujenosti pri odločitvah, začnite seznam "da ne smete" - seznam stvari, za katere nikoli ne bi smeli zapravljati časa. Oglejte si te ideje, če želite začeti.
23. Delegirajte svoje delo
Ali obstaja kakšna naloga, ki jo resnično resnično bojite, ali za katero menite, da v resnici ni več del opisa vašega delovnega mesta? Razmislite, ali bi ga bilo vredno prenesti na mlajšega zaposlenega ali, če se resnično utapljate, ali je čas, da vložite pripravnika ali novo neposredno poročilo. Tu je nekaj smernic, kako ugotoviti, kdaj je delegiranje pravi način.
24. Ali Crowdsource It!
Pisateljica Jennifer Dziura predlaga množično ponudbo kot način, da "naredite manj truda zase, hkrati pa naredite stranke in uporabnike srečnejše." V bistvu sodeluje s stranko ali uporabnikom pri oblikovanju predlogov, predstavitev in podobno. Če želite izvedeti več o tem, kako se lahko igra v vašem vsakdanjem delovnem življenju, si oglejte njen članek.
25. Naredi zamenjavo dela
Imate nalogo, ki jo plašite ali resnično niste prepričani, kako se spoprijeti? Vprašajte kolega na vašem oddelku, če želi zamenjati! V bistvu ji pošlješ eno od svojih najmanj priljubljenih opravkov, ona pa ti pošlje eno njeno. Ni treba, da se vlečete skozi nekaj, kar ste se bali, vendar bo delo opravljeno - potencialno še boljše, kot bi ga lahko naredili sami; nekdo, ki se ni dodobra otežil, bi lahko hitro videl nekaj, česar ne bi mogli.
26. Izogibajte se perfekcionizmu (razen tam, kjer je to resnično pomembno)
Če pritiskate na sebe, da vse svoje delo naredite popolno, vas ne samo stresi, temveč vas lahko upočasni in povzroči, da odložite zaključne stvari, ker vas skrbi, da niso ravno prav. V nekaterih primerih (veliko poročilo ob koncu leta svojemu šefu, kopija, ki se bo odpravila v svet) je tovrstna pozornost do podrobnosti kritična. Toda pri drugih (pošiljanje e-poštnega sporočila kolegu, pridobivanje prvega osnutka predstavitve svoji ekipi) vam osredotočanje na perfekcionizem otežuje življenje, kot bi moralo biti.
27. Poiščite načine za racionalizacijo procesov
Ali obstaja naloga, ki vas vedno za vedno vzame za dokončanje? Nekaj, kar se vam zdi, je težje, kot bi moralo biti, ali nekaj, kar vam zavzame veliko preveč časa? Namesto, da bi se vedno znova vozili po njem, poglejte, ali obstajajo načini, kako te procese racionalizirati. Mogoče se pogovarjate z drugimi podjetji in preverite, ali so našli lažji način. Mogoče je usklajevanje z drugimi oddelki videti, ali vam lahko prihranijo čas ali trud. (Ali na primer obstaja nekaj, kar bi vam lahko inženirska ekipa hitro izdelala, kar bi vam prihranilo na tone časa?)
28. Najemite virtualnega pomočnika za majhne stvari
Vsi imamo tiste malenkosti, ki nam vzamejo več ur časa, vendar bi jih zlahka storil nekdo drug. Če v podjetju nimate nekoga, na katerega bi ga pooblastili, razmislite o najemu virtualnega pomočnika, ki vam bo pomagal. Naredijo lahko vse, od načrtovanja potovalnih načrtov do dokazovanja poročil do dolgočasnega oblikovalskega dela na naslednji predstavitvi - skoraj vse, česar se bojite začeti in tega res ni treba početi sami. Oglejte si nasvete strokovnjake za učinkovitost Marisse Brassfield, če želite ugotoviti, ali je nekaj vredno oddajati v zunanje izvajanje.
29. Organizirajte vse super organizirano
Vaše datoteke. Mape vašega računalnika. Vrh vaše mize. Vaša pošta. Vzemite si čas, da se organizirate, tako da iskanje stvari, ki jih potrebujete, ni nikoli ovira za začetek naloge. In hej, vse je mogoče storiti v samo 30 minutah!
30. Ne dovolite, da vas vaši kolegi motijo
Vaši sodelavci verjetno pomenijo dobro, toda njihov stalen pretok posodobitev sporočil, hitra vprašanja o najnovejšem projektu ali klepetanje o njihovih vikendih lahko resno zmedejo vaš fokus, kar otežuje izvajanje težkih nalog. . Nastavite sisteme, ki bodo pisarne opozorili, ko ste v coni - naj bo to sporočilo, da ne smete motiti v klepetu ali ogromne slušalke, ki pomenijo, da vas ne bodo motili - in jim jasno sporočite.
31. Vzemi nap
Oglejte si, ali se lahko med popoldansko slinico prikradete v napajanje. Že 20-30 minut zapiranja oči vam lahko poveča energijo, kot bi lahko kava, izboljša razpoloženje, izboljša vaše analitične in učne sposobnosti ter odžene stres - tako da je preostanek dneva veliko lažji in prijetnejši. Zato zaprite vrata, se prikradite do avtomobila ali naredite vse, kar je potrebno, da se hitro spite.
