Ali ne obožujete samo orodij, bližnjic ali kramp, ki vam pomagajo hitreje ali učinkoviteje narediti stvari? Konec koncev, kdo hoče porabiti več časa za kaj, kot bi ga nujno morali?
V zvezi s tem so tri super akronimi na delovnem mestu, ki bi jih morali vedeti - vsi ponujajo okvire, ki vam bodo pomagali ostati osredotočeni in natančno, ne glede na to, na čem delate.
1. OHIO: Ravnajte samo enkrat
Kolikokrat odprete e-poštno sporočilo samo zato, da se vrnete in ga preberete? Mogoče tri ali štirikrat?
To je zelo neproduktivno delo, razen če o tem globoko razmišljate. Glede na to, da strokovnjaki pravijo, da je le 20% naše e-pošte dejansko bistvenega pomena za naša delovna mesta, se dotik večkrat le še poslabša.
Namesto tega OHIO! Odprite ga enkrat in naredite nekaj z njim. (Mimogrede to velja tudi za papirologijo, dohodno pošto ali kar koli drugega.) Poskusite te priročne nasvete Getting Things Gone za učinkovitejše ravnanje z e-pošto ali papirno pošto.
- Ne potrebujete? Zbriši!
- Če ga želite obdržati, vendar vam ni treba takoj ukrepati, ga vložite.
- Če lahko ukrepate takoj - pomislite, da sporočila trajajo manj kot dve minuti.
- Pri sporočilih z resnično delovno vsebino morate določiti prednost in jih porabiti za čas, vložiti jih v mapo z dejanji in se vrniti, ko boste pripravljeni na to področje usmeriti svoje delo.
2. FIOSP: Dejstva, vprašanje, cilj, strategija, načrt
Pred mnogimi leti je mentor ta postopek delil z mano in ves čas ga uporabljam za reševanje težav ali odpravljanje težav. To je v veliko pomoč pri organiziranju mojih misli in skupnem načrtu delovanja, ne glede na to, ali delam na svojem projektu ali z ekipo.
Ko se boste naslednjič srečali z delovno krizo, morate rešiti ASAP: poskusite to:
Dejstvo
Začnite tako, da natančno ugotovite dejstva. Morda bi vas mikalo, da bi se lotili predpostavk, opažanj ali mnenj, da bi skočili v rešitve ali celo krivili koren problema. Ko pa odpravljate težave, je treba vaše rešitve vključiti v zadeve.
Recimo, da poskušate rešiti težavo stranke, ki ni zadovoljna s storitvijo klicnega centra, ki jo ponuja vaše podjetje. Tu so dejstva:
Odzivni časi v klicnem centru tečejo pri 60% klicev, odgovorjenih v dveh minutah. V naši pogodbi piše, da se moramo v dveh minutah odzvati na 80% klicev.
Težava
Ko dejstva ugotovite, navedite vprašanje, ki ga poganjajo dejstva. Ponovno se izogibajte krivde in poglejte na dejstva:
Stranko preplavijo pritožbe zaposlenih glede naše storitve, ki ogrožajo naše prihodnje pogodbe z njimi. Poleg tega neupoštevanje pogodbe stane naše podjetje 1000 dolarjev na dan z globo.
Cilj
Tukaj vam je jasno, kaj točno je vaš cilj v tej situaciji. Pomagal bo ugotoviti vrzeli med dejstvi in cilji.
Naš cilj je, da v dveh minutah po pogodbi odgovorimo na 80% vseh klicev, odpravimo trenutne zaostanke in ustavimo globe.
Strategija
Zdaj stopite korak nazaj in si ogledate širšo sliko: kako se zadeve ujemajo z dejstvi - in kakšni morajo biti ustrezni popravni ukrepi.
Naša strategija je odpraviti slabe rezultate z vključitvijo usposobljenega rezervnega osebja, podaljšati ure klicnega centra za dve uri vsak dan in po potrebi voditi klice v dobro usposobljen prelivni center.
Načrt
Ko ugotovite svojo strategijo, so to taktični koraki, ki jih boste izvedli. Tu lahko po potrebi dodelite naloge in časovnice.
Vodenje računa
- Danes zaključite korektivni akcijski načrt s stranko do konca poslovanja.
- Poskrbite za posodobitve strank vsakih 24 ur, dokler se ravni storitev ne nadaljujejo s stopnjo skladnosti.
Operacije
- Prilagodite sisteme, ki bodo danes omogočili dve dodatni uri delovanja COB.
- Do torka pokličite tri dodatne uslužbence za polni delovni čas.
Pravni
- Preglejte posledice neskladne pogodbe in ocenite do zdaj škodo.
S tem okvirom lahko hitro in enostavno preidete od glavobola do rešitve in svojo ekipo usmerite k bolj produktivnemu pogovoru o reševanju dilem na delovnem mestu.
3. BRAN: Prednosti, tveganja, alternative, nič
Ne, tukaj ne govorimo o žitih! Hiter akronim vam pomaga oceniti prednosti, slabosti in posledice odločitve.
Recimo, recimo, da se vaš oddelek trudi odločiti, ali bo najel novega zaposlenega, ki bo pomagal pri kampanjah v družbenih medijih.
Poglejmo BRAN.
Prednosti
- Povečajte vtise in prepoznavnost blagovne znamke z ustvarjanjem dosledne prisotnosti na prvih petih prizoriščih družbenih medijev, ki jih naše občinstvo uporablja.
- Razvijte naš poštni seznam.
- Povečajte poglede spletnih strani
- Držite nas na vodilnih robu trgov socialnih medijev.
Tveganja
- Težko je izmeriti ROI v kampanjah družbenih medijev. Kako bomo vedeli, ali deluje?
- Doda število glav in stroške, povezane z novim najemom.
- Ne veste, ali bo ozaveščenost o blagovnih znamkah pripomogla k rasti kupcev ali prihodkov.
Alternativa
- Društvenim medijem dodelite manjši obseg in merite rezultate.
- Poiščite poceni stažistko, ki bo koncept dokazal čez poletje.
- Stroške upravitelja družbenih medijev delite z drugimi oddelki v organizaciji.
Nič
- Nadaljujte s statusom quo s sedanjimi marketinškimi napori, ne dodajajte števila glasov ali obsega in ne spreminjajte se, če želite razširiti delček družbenih medijev.
Ne pozabite, da imate vedno možnost, da ne storite ničesar. Včasih je »še ni« dovolj dober odgovor, dokler ne zberete več informacij, več sredstev ali jasnejše izjave o ugodnostih.
Delovno mesto je pogosto lahko zapleteno, vendar lahko z okviri in orodji pomagate prebroditi nekaj te zapletenosti - in priti do rešitev in odločitev, ki bolje služijo vam in vašemu delu!
