Težko si je predstavljati življenje brez e-pošte, zlasti na delovnem mestu. Uporabljamo ga za povpraševanje po mnenju sodelavcev, uporabljamo ga za povpraševanje po nasvetu našega vodje in ga občasno (ali ne tako občasno, odvisno od vaših navad) uporabljamo za spraševanje o podaljšanju roka.
Glede na to je nekaj zahtev, ki jih ne bi smeli vložiti na tak način. Kot kaj? Torej, povedal vam bom, da ne boste zmotili (toliko ljudi to počne), če mislite, da je e-poštno sporočilo prvo mesto, ko se morate obrniti.
1. Zahteve, za katere je potreben zelo hiter odziv
Že prej ste bili tam: sodelavcu pošljete e-poštno sporočilo, na katerega potrebuje odgovor čim prej, nato pa se sprašujete, zakaj na Zemlji niste prejeli odgovora pet, nato 10, nato 30 minut kasneje. Toda, ali je res kriv vaš sodelavec, ker ni bil prilepljen na mapo »Prejeto« vsako sekundo dneva? Mogoče je na sestanku. Mogoče je na kosilu. Mogoče dela na velikem projektu in je izklopila svojo e-pošto.
Pisateljica muze Muse Lily Herman, ki navaja programerja Cyrus Stoller, pojasnjuje, da bi nekoga morali poslati po e-pošti, "če morate nekaj narediti v naslednjih nekaj dneh." Potrebujete odgovor v eni uri ali se svet konča? Pojdite do mize osebe. Nisem tam? Vzemite telefon in pokličite. Ni odgovora? Pošljite besedilo. "E-pošta ne bi smela biti privzeto sredstvo komuniciranja za prenašanje vsega, kar je treba vedeti ali obravnavati v realnem času, " piše Herman.
2. Prošnja za povišico
V spletu poznamo veliko "vzorčnih e-poštnih sporočil, ki zahtevajo povišanje" - videli smo jih tudi mi. A samo zato, ker obstajajo, še ne pomeni, da bi jih morali uporabljati ali pa bi porabili ure, da bi izdelali bolj zgovorno različico predloge. To je zato, ker gre pri pogajanjih za plačo, je vaš ton prav tako pomemben kot to, kar govorite.
In pravi ton v e-pošti je težaven. Kako v sporočilu za povišico pokažeš, da upaš, a ne obupaš ali si samozavesten, a ne aroganten? (Namig: Če se odločite, da e-poštno sporočilo ne napolnite s čustvi, ne morete.)
Medtem ko lahko zagotovo zahtevate sestanek z upraviteljem, na katerem se boste pogovarjali o svoji karierni poti (aka, povišanje) po e-pošti, se morate osebno vprašati.
3. Zahteve za spremembo vaše rutine
Včasih imamo (super) možnost izbire, kdaj in kje delamo. Vendar pa s to prilagodljivostjo prihaja do določene stopnje odgovornosti. Če ste pred kratkim ugotovili, da bolje delate ponoči ali da vaša najljubša delovna lokacija ni v pisarni, ampak je dejansko na kavču v kavarni, ne nenadoma spremenite svojo rutino, ne da bi vprašali šefa.
Vprašanja pa tudi ne pošljite po e-pošti. Verjetno bi vaš šef želel temeljito razložiti spremembe, ki jih uvajate, in kako bi vaš novi urnik koristil ne samo vam, temveč tudi celotni ekipi. Z osebnim pogovorom vam lahko pomagate bolj iskreno in ga prepričate, da je to v najboljšem interesu vseh, in ne le izgovor, da pozneje prespite.
Ker postaja e-pošta eden najbolj (če ne najbolj) najbolj priljubljenih načinov stika z ljudmi, ne pomeni, da bi ga morali uporabljati za vse. Brez dvakratnega razmišljanja, preden kliknete gumb za pošiljanje, lahko potencialno pošljete svoj ugled skozi vrata.
