Prejšnji teden sem izvedel delavnico za ekipo zdravstvenih delavcev, ko so začeli novo proračunsko leto. Pred delavnico sem udeležence zaključil z anketo o njihovem delu: kaj gre dobro in kje so se srečali z izzivi.
Ni presenetljivo, da se je pojavilo nekaj zelo pogostih tem, ki smo jih obravnavali v skupnem času. Velika trojica je vključevala velikost njihovega obsega dela, slabo kakovost komunikacije in težave pri delu z drugimi, za razliko od njih.
Kdo se ne more soočiti s temi izzivi na delovnem mestu?
Med preučevanjem posameznih tem smo v razpravi zagotovo dobili orodja, s pomočjo katerih bodo rešili težave, ki smo jih opredelili.
Vendar sem tudi ugotovil, da bi lahko, če bi vsak dan sprejemali proaktivne ukrepe za preprečevanje teh težav, olajšali veliko vsakodnevnega stresa na delovnem mestu. Bonus: Prihodnja srečanja bi se lahko osredotočila na raziskovanje bolj inovativnih in kreativnih konceptov.
V ta namen so tukaj trije ukrepi, ki jih lahko uporabljate pri svojem delu vsak dan, da bi se znašli pred izzivi, s katerimi se soočajo številne ekipe. Ko berete, razmislite, kako bi se lahko, če bi vsak dan pogledali na tri ključne kazalnike uspešnosti, vaše delovno življenje spremenilo.
1. Odstotek časa, ki ga porabite za svoje tri ključne prioritete
Skoraj pri vsaki stranki vidim težave z veliko delovno obremenitvijo. Vendar, ko si vzamemo čas, da resnično razdelimo delo, običajno vključuje veliko zapravljenega časa in energije. Izogibanje delu, odlašanje z več zadolžitvami in odvračanje pozornosti vse bistveno delo na stranskem tiru, dodajo stres in se zdi, da je vsaka delovna obremenitev videti večja, kot je.
Če imate težave z delovno obremenitvijo, je naslednji dan vaja, ki jo morate dokončati: postavite dva stolpca na stran. Na levi zabeležite tri do pet največjih, najpomembnejših in najbolj pomembnih prednostnih nalog - saj veste, tiste, ki se bodo prikazale na vašem pregledu ob koncu leta, zaslužite za povišico in oddelek oddolžite. .
Na desni strani vsak dan spremljajte delo, ki ga dejansko opravljate, in koliko časa traja vsako opravilo. Nato sledite odstotku časa, ki ga porabite za svoje najpomembnejše prioritete, v primerjavi z vsem drugim.
Kaj opaziš?
Če obstaja vrzel med vašimi najpomembnejšimi prednostnimi nalogami in tem, na kar porabite čas, verjetno trpite zaradi inflacije delovne obremenitve. Delate na številnih nalogah in zamujate pozno, vendar najpomembnejših stvari ne dokončate.
Po drugi strani pa boste, če boste prednostnim nalogam namenili pravo pozornost in manj kritično delo pustili pozneje (ali razveljavili, če je to tisto, kar je potrebno), bo vaša obremenitev videti bolj realistična. Bonus: v procesu se boste počutili veliko bolj osredotočeni in doseženi.
Tukaj je še en nasvet: Če bi me upravitelj, če bi kdo prišel k meni, rekel, da je njegova ali njena delovna obremenitev prevelika, bi si želel to analizo pred nadaljnjim pogovorom. Preden svoje težave z delovno obremenitvijo prevzamete pri upravljavcu, se prepričajte, da imate dejstva o tem, kaj resnično vpliva na njegovo velikost.
2. Odstotek vaše komunikacije, ki je prilagojena slogu vašega poslušalca
Ah, komunikacija. Všeč mi je citat Georgea Bernarda Shawaja: "Največji problem komunikacije je iluzija, da se je zgodila." Kako pravilno je to?
Slaba komunikacija med člani ekipe (in šefi) in med njimi še dodatno otežuje delo in otežuje vse.
Čeprav je veliko razlogov za to, se je na delavnici pojavil en glavni vzrok, ki ga pogosto vidim: Ko komunicirate, pogosto več razmišljate o tem, kaj morate povedati, namesto o tem, kako mora druga oseba slišati to.
Naj navedem primer. Vsi imamo različne prednosti, sloge dela in osebnosti. Navadno sem voznik, kar pomeni, da imam zelo neposreden, neposreden komunikacijski slog. Včasih v moji karieri so mi govorili, da sem "zastrašujoč" ali "nedostopen". Vem, težko vem - tudi sam se nisem nikoli smatral za to. Ampak moja publika je to storila in to je vse pomembno.
Kot odgovor sem se naučil, da svoj komunikacijski slog in vsebino prilagodim svojemu občinstvu. Torej, če je moja tarča nekdo, ki je v družbi usmerjen v družbo in se ukvarja s socialnimi vidiki vzpostavljanja rapporta, se lahko moj neposredni slog na mestu počuti zastrašujoč ali premočen.
Če prilagodim svoj pristop - pošiljem isto sporočilo, vendar počasneje, z večjo socialno milostjo in osredotočenostjo na navezovanje odnosov s to osebo - me ta oseba bolje sliši. Potem pa dejansko poslušajo, namesto da bi se počutili ustrahovane in vedno bolj obrambne.
Učinkoviteje boste komunicirali, ko boste upoštevali potrebe svoje publike. Poglejte različne stile komunikacije na svojem delovnem mestu in si oglejte, kako lahko preusmerite sporočila, da bodo drugi bolje sprejeli, kar govorite.
Ne pozabite, da vaša naloga ni razlagati vašega sporočila. Vaša naloga je, da komunicirate na način, ki ga bo razumela vaša publika.
3. Dejanja, ki ste jih sprejeli za negovanje odnosov na svojem delovnem mestu
Sprijaznimo se s tem: Način dela danes poteka skozi odnose, ki jih imaš s tistimi okoli sebe. Ko nimate močnih odnosov, bo vaše delo trpelo.
Slabi odnosi na delovnem mestu ustvarjajo negativno okolje. Pomislite: Ali se boste verjetno kopali za nekoga, ki ga pravzaprav ne zanimate? Kakšna bo morala, če bodo v pisarni šibki ali ravnodušni odnosi? Boste uživali v tem, da boste veliko delali?
Udeleženci naše delavnice so se izzivali iz različnih oddelkov, različnih kultur in različnih generacij. Na delovnem mestu se lahko preprosto odločite, da vas bodo te lastnosti razdelile. Lahko pa si prizadevate za premagovanje teh ločnic tako, da namerno ustvarite in negujete odnose s tistimi, ki niste takšni, kot ste vi. Obstaja veliko načinov za vzpostavitev stika z drugimi - in to ne mora biti težko ali dolgotrajno.
Na primer, da je smiselno, da se vsak teden srečamo z eno osebo na kavi ali pa se na kosilu usedemo z drugo skupino. Drugim (avtentično) čestitajte za opravljeno delo; pošljite sporočila zahvale, če je to upravičeno.
In če čutite konflikt med seboj in drugim sodelavcem, se mu tega ne izogibajte (in zaradi tega poudarite stres) - povabite njega ali njo v pogovor, da bi razpravljali in odpravili svoje razlike. Ukrepanje za nego odnosov krepi vaše vezi z ekipo in poveča tudi vašo samozavest.
Zdaj ste opremljeni za oceno delovnega dne po zelo novem objektivu. Če se lahko osredotočite na prednostne naloge, učinkovitost komunikacije in kakovost svojih odnosov, boste imeli neverjetne rezultate.
