Ko boste pristopili k pisanju priporočilnega pisma, bi morali biti laskavi in upati navdušeni, da boste pomagali sodelavcu ali starem kolegu. Vendar pa je ta scenarij lahko tudi živčen - navsezadnje pomagate odločiti nekoga o prihodnosti! Kako lahko vse njene odlične lastnosti umestite na eno drobno stran? Kaj če ne rečete pravega?
Začasno ustavite in vdihnite. Pisanje pisma ni raketna znanost, še posebej, če se do osebe, ki jo priporočate, počutite pozitivno. V svojem dnevu sem napisal veliko pisem, celo jih napisal za direktorje številnih različnih podjetij (da, izvršilni direktorji to nalogo prenesejo), poleg tega pa sem se naučil nekaj stvari, ki poenostavljajo postopek. Sledite tem korakom in napišite pismo, s pomočjo katerega se boste sodelavci zaposlili.
1. Naredite svojo raziskovanje ozadja
Priporočilna pisma lahko zaprosite za celo vrsto razlogov - prošnjo za zaposlitev, nominacijo za priznanje, sprejem v šolo ali odbor in drugo. Tudi če veste, kaj vse je treba vedeti o kandidatovem trenutnem stanju, delovni etiki in preteklih uspehih, še vedno nimate vseh potrebnih informacij. Ugotovite, zakaj vas priporočevalec sprašuje po pismu in kaj bodo v njej iskali njeni bralci.
Preden začnete pisati, se pozanimajte o tem:
Ta vprašanja vam bodo pomagala usmerjati vsebino vašega pisma in zagotovili, da kandidata za delovno mesto ali nagrado postavite na najboljši možni način.
2. Sledite formuli
Priporočilna pisma bi morala obravnavati tri stvari: vaš odnos s kandidatko, oceno njenega dela in primerjavo z drugimi, s katerimi ste sodelovali na podobnih položajih (aka, zakaj izstopa). Tako, kot pišete, strukturirajte pismo po teh področjih:
Pojasnite svoj odnos
Najprej razložite naravo svojega dela s kandidatom proti začetku pisma. To je lahko preprosta izjava, ki podrobno določa, kdaj ste z njo sodelovali, kako dolgo in v kakšni vlogi. Na primer: „Jane je bila vodja računa v mojem podjetju od leta 2010 do 2013, kjer je bila odgovorna za načrtovanje, razvoj in izvajanje tržne strategije za pet naših največjih strank. Kot njen vodja sem bil priča … "
Ocenite kandidatko
Po razlagi vašega odnosa je naslednja prednostna naloga ocenjevanje dela sodelavca. To bi moralo biti meso vašega pisma, čeprav se bo natančna vsebina razlikovala glede na to, kaj ji priporočate. Na primer, če veste, da je položaj, na katerega se prijavlja, vodenje, se boste morda želeli osredotočiti na to, kako dobro je delala v vaši ekipi in na njeno naravno sposobnost, da je odličen vodja. Če je položaj, za katerega se prijavlja, bolj tehnični ali morda pisni položaj, se osredotočite na njeno sposobnost, da žonglira več projektov hkrati, hkrati pa prinaša rezultate.
Vsekakor boste želeli razložiti, kaj ste videli v njenem delu, in opozorili na oprijemljive rezultate, ki jih je ustvarila. Ne pozabite, da je vedno bolje pokazati, ne povedati. Če pravite, da je sposobna razviti in izvajati prefinjeno trženjsko strategijo, pokažite na stvari, kot sta skupni marketinški proračun, ki ga je upravljala, in odstotek povečanja prodajne ekipe, ki jo je videla v času svojega delovanja. Kakršne koli številke ali statistike, na katere se lahko sklicujete, bodo pomagale nazorno predstaviti, kaj točno je dosegla.
Naredite primerjavo za zapečatenje posla
Primerjava kandidata z drugimi ljudmi, s katerimi ste sodelovali, je močan način, da ponudite močno priporočilo. Lahko bi rekli, da je nekdo "najučinkovitejši vodja projektov, s katerim sem kdaj delal", ali "eden izmed prvih treh zaposlenih, ki sem jih kdaj upravljal." Seveda, uporabljajte le izjave, v katere resnično verjamete!
To je lahko tudi način za ublažitev pomislekov, ki jih ima vodja najema. Če na primer priporočate kandidata, ki je mlad ali nima veliko izkušenj, lahko rečemo, da kaže "zrelost in strateško razmišljanje, ki presega leta in izkušnje".
Če je mogoče, uporabite zgodbo ali anekdoto, da pokažete eno od zgornjih področij. Prebrati je mogoče pismo in videti, da ima kandidatka močne lastnosti, vendar na koncu to odvrne, ker se ni spominjalo kaj izjemnega ali oprijemljivega. Po drugi strani je težko pozabiti nekoga, ki je očitno vplival nanjo in resnično povezan s svojimi nekdanjimi sodelavci.
3. Vstavite zadnje dotike
Zdaj logistika: Prvič, oseba, ki zbira in bere priporočila, je verjetno zasedena in ima veliko drugih strani za branje. Da bi kar najbolje vplivali, naj bo vaše pismo kratko (ne več kot ena stran) in natančno. Glede tona želite biti formalni in profesionalni, pa tudi navdušeni. Lahka priporočila so lahko tudi slaba, zato se prepričajte, da sporočate, koliko vam je všeč kandidat.
Uporabite pisemsko pismo svojega podjetja in na dnu vključite svoj podpis in kontaktne podatke. Vključite datum, nagovorite prejemnika po imenu (če je mogoče) in zaključite z izjavo o svoji pripravljenosti za nadaljnjo razpravo o kandidatu, na primer: "Če imate dodatna vprašanja, me ne oklevajte."
Pisma so le začetek različnih vrst priporočil, za katera boste morda zaprošeni, vendar vam lahko ti koraki pomagajo v katerem koli obrazcu. Ne glede na to, ali služite kot referenca nekdanjega zaposlenega po telefonu ali priporočate sodelavca na LinkedInu, opravite raziskavo, sledite formatu in ostanite navdušeni. Vi (in vaš sodelavec) bi morali biti dobri!
Na koncu se spomnite, da če vas kolega vpraša za priporočilo, ste vplivali nanjo in ona vam bo večno hvaležna, če ji pomagate na poti do uspeha. Postopek pisanja pisma se morda zdi stresen, vendar je v resnici čast.
