Tukaj je ne povsem nerealno stanje: Predstavljajte si, da vam za upravljanje mape »Prejeto« v zadnjem času vzame toliko časa in energije, da se začnete počutiti, kot da bi moralo biti tako. Tisti triki z e-pošto, ki jih vidite na spletu, se v resnici ne nanašajo na vašo situacijo, saj pisci nikakor ne morejo razumeti zapletenih podrobnosti o vašem določenem delovnem mestu ali odgovornosti, ki izhajajo iz njega.
Če se vam to zveni znano, obstaja možnost, da morda pretirate, kako je vaš e-poštni naslov izven nadzora. Pravzaprav je možno, da je vaša mapa »Prejeto« v polnem načinu tantruma in sami krivite svojo neresnost, ko bi se težavi lahko povsem izognili. Preberite si nekaj znakov, da niste sami v svojih bojih, in načine, kako jih odpraviti!
Ne pozabite: lahko prevzamete nadzor.
1. Dobite več e-poštnih sporočil, na katere se lahko odzovete
Zakaj se vsakič, ko odgovorite na eno sporočilo, pojavi še 10? V preteklosti ste več ur preiskovali in odgovarjali, samo da ste zaostajali za dejanskimi akcijskimi predmeti na svojem seznamu opravkov in čakali na vašo pozornost. Ni zdravega ravnovesja med tem, da ste na tekočem in se ne nagibate k vsem drugim v svojem življenju. Morda vaš odnos z nabiralnikom preprosto ni takšen, kot je bil nekoč.
Zakaj se to dogaja?
Svojo e-pošto obravnavate, kot da imata enako težo. Mogoče imate načelo prvega, prvega, ko se odzovete na vse, kar je na vaš odgovor dolgo čakalo, in si prizadevajte za svojo pot do danes. Ali pa imate morda zadnjo politiko, ko začnete z vrha in delate svojo pot navzdol.
Kako popraviti
Čas je, da začnete prioritetno sporočiti sporočila. Zastavite si ta vprašanja vsakič, ko prejmete novo:
- Je to nujno?
- Ali obstajajo drugi ljudje, ki so bolje opremljeni za to?
- Ali zahteva odziv?
- Je to odgovor, ki ga pogosto dajete?
Če ni nujno, ga shranite za pozneje. Kasneje ne TBD, ampak dejanski čas, ki ga določite vsak dan, da grete skozi mapo »Prejeto«. Če je nujno, vendar je veliko ljudi, ki so bolje pripravljeni odgovoriti - dajte jim nekaj minut in preverite, ali kdo od njih to stori. Če ni potreben odgovor: Ne odzivajte. In končno, če gre za odziv, ki ga pogosto dajete, razmislite o uporabi funkcije, kot so Canned Responses v Gmailu, ali ustvarjanju dokumenta, ki ima vse vaše predloge na enem mestu.
2. Postajate preveč glasil
Vsako jutro se zbudite s množico neprebranih sporočil, vključno z manj kot 30 različnimi glasili (prelomi naslove! Prodaja! Najboljše restavracije v okolici! Novice industrije!). Ležiš v posteljo, oči so se komaj odprle in vsakega posebej potegni neposredno v koš za smeti. To je nujen del izkušnje, si povejte sami. Za te sem se prijavila in zdaj je to cena, ki jo moram plačati.
Zakaj se to dogaja
Razumem: Glasila so privlačna. S toliko odličnimi zunaj si prizadevate izbrati tisto, kar je pravzaprav dragoceno, od tistega, kar je preprosto zanimivo . Vsakič, ko najdete novo dnevno pisanje ali tedensko pismo, ki se vam zdi resnično koristno, se vprašate, ali ste res prepričani, preden boste predali zlate ključe v mapo »Prejeto« in ali ste. Torej se naročite. Toda preden veste, in čeprav to ne mislite, vam naročnina hitro postane še ena v dolgi vrstici zgodnjih jutranjih izbrisov.
Kako popraviti
Preprečite, da bi se to zgodilo tako, da se bolj namerno odjavite. Vsakič, ko se naročite na novo glasilo, si privoščite poskusni teden. Če ob koncu tedna niste navdušeni nad tem, da ga odprete (ali tega še niste storili), se odjavite. Brez vprašanj. Vem, kaj si misliš: Kdo ima čas za vse to? Z aplikacijami, kot sta Unroll.Me (za novice) in BoxBe (za ljudi).
3. Pogosto izgubite e-poštne niti ali jih v celoti pozabite
Sodelujete s petimi drugimi sodelavci pri prihajajočem projektu in nekdo je začel nit, da bi določil čas sestankov za naslednji teden. Glede na vse druge naloge, ki jih imate na krožniku, menite, da je v redu, če to majhno podrobnost o razporedu potisnete do pozneje - še bolje, ko je pogovor bolj razvit in imate več dela. Nekaj ur pozneje greš iskat sporočila in jih ni več. Ne glede na to, katere iskalne izraze preizkusite.
Zakaj se to dogaja
Dve možnosti: vaša pošta je pretesna ali preveč organizirana. Govorim o ljudeh, ki se bodisi takoj znebijo vsega pod soncem ali pa odložijo na tisoče in tisoče neprebranih sporočil. Vsako e-poštno sporočilo, ki ga dobite - od šefa, soseda, partnerja in babice - so vsi izgnani v arhiv ali za vedno sedejo v nabiralniku.
Kako popraviti
Čas je, da očistite mapo »Prejeto«. Nekega dne odložite eno uro in jo posvetite drugemu, razen razvrščanju sporočil. Lahko: premikate teme v mape, uporabljate oznake, označite zvezdico, na kar se boste pozneje vrnili, si oglejte Boomerang ali preizkusite katero od teh odličnih orodij. Ne izbirajte metode samo zaradi izbire, temveč izberite takšno, za katero veste, da je smiselna za vas. Morda boste morali preizkusiti nekaj sistemov, preden boste našli popolno možnost, vendar verjemite mi, da boste z nekaj urami, ki jih boste porabili, dolgoročno prihranili tono.
Če se vam kateri od teh scenarijev zveni dobro, je to v redu. Normalno je, da se počutite tako, kot da vaša pošta prejema vaše življenje. Toda to ne pomeni, da se morate odpovedati. Namesto tega začnite reševati težavo, e-poštno pošljite po e-pošti, dokler ne boste ponovno imeli nadzora.
Ali imate kakšne trike za upravljanje e-pošte, ki bi jih moral poskusiti, da niso bili vključeni? Tweet @caroqliu in mi sporočite!
