Dogodki za zbiranje sredstev so odlični načini za zbiranje denarja in ozaveščenosti vaše organizacije. Če pa delate v majhni neprofitni organizaciji, je težko najti osebje (in čas!), Ki bi dejansko načrtovali take dogodke.
Tam pride gostiteljski odbor.
Preprosto povedano, gostiteljska komisija je skupina prostovoljcev, ki prevzamejo odgovornost za načrtovanje dogodka. Dejanski obseg odgovornosti se lahko spremeni od organizacije do organizacije (ali celo dogodka na dogodek), na splošno pa lahko pričakujete, da bodo povabili goste, promocijo dogodka in kupili vstopnico za udeležbo.
Kot pri vseh prostovoljcih je tudi odbor gostiteljic običajno potreben nekaj napotkov, ki najbolje ustrezajo vašim organizacijskim ciljem. Tu je nekaj nasvetov za vodenje gostiteljskega odbora, da se vaš naslednji udarec zruši.
1. Izberite Wisely
Dobri člani odbora gostiteljic bi morali imeti dve ključni lastnosti: imeti morata velik vpliven krog stikov in se ne bi smeli bati, da bi ga dosegli.
Vendar pa bi morali ti člani odbora že imeti nekaj izkušenj z vašo organizacijo in biti seznanjeni z delom, ki ga opravljate. To jim bo omogočilo, da se z večjo avtoriteto pogovarjajo s potencialnimi donatorji in govorijo iz lastnih izkušenj, kar je vedno bolj učinkovito. Upoštevajte to, preglejte sezname darovalcev in sezname prostovoljcev, da vidite, kdo lahko ustreza.
Če potrebujete pomoč poleg tega, na primer pri načrtovanju logistike dogodka, izberite člane odborov, ki se bodo predstavili in učinkovito opravljali delo na drugih dogodkih, ki jih je organizirala vaša organizacija.
Ker sem edini namenski zbiralec sredstev za osebje v svoji sedanji organizaciji, samo člane odbora gostiteljev potegnem s svojega glavnega seznama donatorjev in možnosti. S tem lahko načrtujem dogodek in hkrati gojim donatorje.
Ko sem bil pri večji organizaciji, ki je več informacij o naših dogodkih, smo v gostiteljskem odboru poskušali pridobiti slavna imena. Ponavadi si niso mogli pomagati (včasih pa se jih sploh niso udeležili!), Vendar so dobili pozornost družbe in pisateljev za zabavo, ki bi dogodek spremljali.
2. Bodite jasni glede dolžnosti
Izziv pri številnih prostovoljnih delovnih mestih je, da je malo konkretnih pričakovanj ali načinov, kako ljudi odgovoriti.
Medtem ko se vsekakor morate spomniti, da prostovoljci svoje naloge opravljajo iz dobrote svojega srca, je večina prostovoljcev, ki jih poznam, raje jasna navodila in smernice o tem, kaj bo najbolj koristno pri izvedbi prireditve. Všeč mi je, da za vsak dogodek pripravim "opis delovnega mesta", v katerem so opisane odgovornosti članov odbora gostiteljske komisije - tako da vedo, kaj lahko pričakujejo, lahko jih spremljam in vsi ostanemo na isti strani.
Kar zadeva te odgovornosti, lahko odbori gostitelji storijo vse, od nabiranja hrane in zalog do oblikovanja vabil do velikih donacij. Preprosto ugotovite, kaj potrebujete, in to povprašajte v opisu prostovoljcev.
Najboljši opis, ki sem ga do zdaj videl, je iz Havajev za enakost, ki ne določa samo dolžnosti odbora gostiteljice, ampak vključuje tudi donacijski obrazec, ki prostovoljcem olajša prispevanje darila, ki je potrebno za članstvo v odborih gostiteljskih odborih. Ta vrsta sporazuma ni primerna za vsako organizacijo, vendar je velik navdih za vse večje neprofitne organizacije.
3. Reci hvala
Prva oseba, ki jo pokličete, pošljete po e-pošti ali pišete na dan po dogodku, mora biti vaš gostiteljski odbor. Pravzaprav takoj, ko potrdim svoj gostiteljski odbor, naslovim zahvalne kartice, tako da imam eno stvar manj narediti zjutraj po soju.
Prav tako boste želeli pogledati, kako je potekal dogodek - če boste naslednjič lahko naredili kaj boljšega, če je kdo od njihovih gostov bil zainteresiran za boljše sodelovanje z organizacijo in če so uživali v celoti. Te dragocene informacije lahko zagotovijo, da bodo vaši dogodki v prihodnosti učinkovitejši in da bo vaša organizacija lahko izkoristila nove priložnosti.
Najpomembneje je, da želite svojim prostovoljcem zagotoviti, da vas, ko se tako zelo dolgo in finančno zavežejo, iskreno cenite.
Veseli prostovoljci - predvsem dobro povezani in potencialno bogati srečni prostovoljci - so morda najboljši vir, ki ga imate kot majhna neprofitna organizacija. Če z njimi ravnate pametno in dobro, ne boste imeli le pomoči, ki jo potrebujete za načrtovanje in izvedbo odličnega dogodka, ampak boste lahko tudi zbirali sredstva na naslednjo raven.
