Kot nekdo, ki vodi veliko organizacijo z desetinami virtualnih zaposlenih, sem videl svoj pravičen delež e-poštnih sporočil. In tako kot vse druge stvari v življenju, so tudi nekatera sporočila boljša od drugih.
V svetu e-poštne korespondence je "ugh" verjetno zadnja stvar, ki jo želite povedati vaš šef ob branju vašega sporočila. Torej, katere vrste sporočil se morate izogibati pošiljanju in kako jih lahko izboljšate? Spodaj so trije glavni primeri.
1. Nepotrebna nadaljnja e-poštna sporočila
Nadaljnja e-poštna sporočila so v vseh oblikah in oblikah, kaj torej naredi eno nepotrebno? Če vse vaše sporočilo zahteva, da vas šef pošlje po e-pošti, postane bolj nadloga kot pomembna korespondenca.
Veliko ljudi pošlje ta e-poštna sporočila iz paranoje, da so storili nekaj narobe ali kaj zamudili, vendar vam lahko z vidika šefa povem, da je težko sprejeti več e-poštnih sporočil, ko mi nekdo ni dal priložnosti dihati.
En primer: Pred časom sem imel zaposleno osebo, ki bi prestrašila, če se v eni uri ne bom odzvala na njena e-poštna sporočila in mislila, da to pomeni, da je storila nekaj narobe (ko v resnici preprosto nisem dobila na njen e-poštni naslov). Lahko pomislim na en primer, ko sem prišel domov od dolgega dne, da sem od nje našel šest (da, šest !) E-poštnih sporočil, ki sprašujejo, ali sem prejel njeno sporočilo.
Yikes.
Kaj namesto tega poslati
Medtem ko večina ljudi ne bi bila tako paranoična, da bi pošiljala šest e-poštnih sporočil na dan, lahko celo samo eno neustrezno spremno e-poštno sporočilo pusti šefa nadležno.
Če se danes ne bo treba ukvarjati z vsebino vašega e-poštnega sporočila (v tem primeru bi se najbrž osebno pogovorili s šefom namesto po e-pošti), predlagam, da počakate vsaj 24 ur, nato pa pošljete, kar mi je všeč, da pokličem "faux follow -up "sporočilo.
To vključuje pošiljanje nadaljnjih ukrepov ("Samo preverjanje, da se prepričate, da ste prejeli četrtletna poročila, ki sem vam jih poslal pred dvema dnevoma"), vendar boste vključili tudi nekatere druge podrobnosti, ne glede na to, ali gre za vprašanje prihajajoče predstavitve ali posodobitev trenutnega projekta ("Oh, pravkar smo na X računu dobili zadnje številke, prodaja pa se je povečala za 30%!"). To vam omogoča, da zahrbtno zaprosite svojega šefa za posodobitev, hkrati pa mu dajete nekaj informacij, ki bodo dodale nekaj vrednosti, zaradi česar se boste počutili manj, kot da ga hujete vi ali ona.
2. E-poštna sporočila z novimi idejami
Absolutno imam rad navdušene člane ekipe, toda nekaj, kar me nekoliko prevzame, je, ko mi zaposleni pošljejo vse svoje nove ideje - v ločenih e-poštnih sporočilih. Nekoč sem prejel 10 različnih e-poštnih sporočil v razponu 24 ur, ker je nekdo iz marketinške ekipe navdušil z navdihom in mi stalno pošiljal nove ideje.
Čeprav je bilo toliko novih stvari, ki jih je treba preizkusiti, nadvse zmedeno, ker je bilo poskušati katalogizirati vse in spremljati vsak posamezen e-poštni naslov in idejo, ki je prihajala. Tudi ko pride samo eno e-poštno sporočilo z novimi idejami ali koncepti, je tako enostavno da ga izgubim v črni luknji, ki je moja pošta.
Kaj namesto tega poslati
Najprej bi priporočal, da počakate na primernejši čas za predstavitev idej. V primeru zaposlenega v marketinški skupini bi počakal, da se na sestanku v Googlovem pogovoru Hangout, ki smo ga predvidli za naslednji teden, razpravljamo.
Če niste prepričani, kdaj je pravi čas - ali je e-pošta iz nekega razloga edina možnost - priporočam, da pošljete e-pošto svojemu šefu, da pove, da imate nekaj novih idej in bi radi vedeli, kaj je najboljši način za skupno rabo bi jih bili. Če bi me to vprašala moja uslužbenka, bi ji rekel, naj mi pošlje eno e-pošto z Wordovim dokumentom, napolnjenim z vsem, kar želi. Bilo bi veliko bolj poenostavljeno in enostavno shraniti za pozneje. Vaš šef lahko predlaga hiter klic, da se pogovorite z njimi ali zahteva, da ideje shranite in jih nato pošljete množično po elektronski pošti na določen dan v tednu.
3. E-poštna sporočila, kjer je vaš šef brez razloga razviden
Vsak strokovnjak bi se motil, če so CCed v e-poštnih nitkah, ki jih v resnici niso del: le dodaja se na naraščajoči kup e-poštnih sporočil in zapravite čas, ko berete nekaj, za kar verjetno ne bi smeli biti.
Z vidika zaposlenega razumem: želite zagotoviti, da vaš šef ve, da opravljate svoje delo in da poskušate ohraniti linijo komunikacije odprto. Toda večinoma vse to resnično zamaši predal svojega šefa.
Kaj namesto tega poslati
Če vaš šef absolutno ni v zanki, ga vzemite iz vrstice CC in po končani interakciji pošljite zelo kratek povzetek ustreznih informacij, ki so se pojavile med pogovorom ("FYI, Company Y bo predstavljen v tej zgodbi na Z datum ". Vodje vas obvešča o tem, kaj se dogaja, ne da bi ga nenehno zadrževal v zanki, ko razkrivate podrobnosti. En email zagotovo trpi 42!
Na splošno je ime igre z e-poštnim sporočilom vašemu šefu racionaliziranje vaših sporočil in bolj selektivno glede pošiljanja. Morda se sliši kontratuktivno, toda če prejemam manj e-poštnih sporočil od zaposlenega, vendar so vsi smiselni, verjetno mislim, da ta oseba opravlja boljše delo kot nekdo, ki ga ves čas slišim.
