Pokličite ga kot zasedene urnike, povečano tehnično povezljivost ali ocvrto obdobje pozornosti, toda iz kakršnega koli razloga, ko zberete skupino na sestanek, ima skoraj vsakdo, ki se težko moti in se drži prave naloge. V resnici 47% zaposlenih navaja motene sodelavce kot največjo oviro za produktivne sestanke.
Če službo jemljete resno, verjetno že dajete vse od sebe, da pokažete angažiranost: aktivno poslušanje, zvonjenje, kadar je to primerno, in držanje telefona z mize. Toda tudi ko je dober srečevalni etiket vrhunec vašega razmišljanja, je enostavno zdrsniti v slabe navade.
Če želite ostati na milosti vaših sodelavcev in pridobiti nekaj dragocenega na vsakem sestanku, morate preveriti naslednje.
1. Ne vzpostavite stika z očmi
Na tej točki je pomen navezovanja stikov z očmi med sestankom skoraj postal kliše - vendar z dobrim razlogom. Vzdrževanje izkazuje angažiranost, zanimanje in spoštovanje. Dokazano je celo, da povečujete svojo samozavedanje. Na začetku se morda zdi neprijetno, vendar obstajajo na tone lahkih kramp, s katerimi lahko izboljšate očesni stik, ne da bi se plazil ljudje z jelki v glavi.
Eden izmed mojih najboljših nasvetov je, da se prepričate, ali je sestanek na srečanju naklonjen stiku z očmi med začetkom: poskusite svojo skupino razporediti v krog ali polkrog, da se lahko vsi vidijo, ne da bi se obremenjevali. Tudi če nekdo ni v istem fizičnem prostoru kot vi, pomen očesnega stika še vedno velja.
Če želite prek video klica sprejeti udeležence, ki kličejo, postavite svoj fotoaparat na način, ki je znotraj vaše naravne vidne linije, tako da se zdi, da med govorjenjem gledate drug v drugega.
2. Uporaba prenosnega računalnika
Uporaba prenosnega računalnika se pogosto začne z najboljšimi nameni: beleženjem, pridobivanjem ustreznih informacij v spletu in tako naprej. A od prepisovanja sestanka je preveč enostavno, če poskušate ugotoviti ime pesmi, ki ste se ji sinoči zataknili v glavo, ne da bi se sploh zavedali. Zato priporočam, da se prenosnikov v celoti izogibajte. Veliko stvari, ki jih ponavadi naredimo na enem, je enostavno narediti ročno, na primer beleženje na blazinici papirja ali deljenje podatkov na natisnjeni preglednici. Če pa je računalnik nujno potreben, lahko še vedno zmanjšate njegovo uporabo. Na primer, ko predstavite predstavitev, govorca spodbudite, naj svoj televizor deli na zaslonu, tako da lahko vsi spremljajo.
Tudi če vaš organizator srečanj ni natančno določil prepovedi prenosnih računalnikov, ga pustite za mizo ali ga držite zaprtega, medtem ko se osredotočate na dnevni red, vam pomaga, da se brezskrbno motijo (da ne omenjam obvestil o e-pošti in klepetu). Poleg tega bo odkritje brez naporov zagotovo pustilo pozitiven vtis na vaše sodelavce in jih morda spodbudilo, da storijo enako.
3 Udeležba nepomembnega srečanja
V življenju ste lahko prepričani o treh stvareh: smrt, davki in nepotrebno vabilo na srečanje. In čeprav je tako preprosto, da na povabilo kliknete "Da" in se prikažete samo zato, ker ste bili vprašani, pravzaprav počnete škodo svojim soigralcem. Kadar na sestanku nimate nobenega deleža, je naključje nezainteresiranega praktično neizogibno. Veliko bolje je ostati za mizo in biti produktiven, kot se pokazati in videti dolgčas.
Če se želite boriti proti temu, se prepričajte o tem, kakšen je sestanek, zakaj vas organizator želi tam, kaj (če sploh kaj) morate pripraviti vnaprej in kaj si upate doseči do konca. Če imate ta kontekst, se lažje odločite, ali bo srečanje resnično koristilo vaši prisotnosti ali ali bi bilo bolje preživeti svoj čas drugje. Te informacije so pogosto vključene v dnevni red ali v vabilo na sestanek, če pa ni, se pred tem na kratko prijavite pri organizatorju srečanja. Če se odločite, da vaša prisotnost ni potrebna, organizatorju vljudno pojasnite svojo izbiro. Če pravilno ravnate, bo verjetno cenil vašo poštenost.
Do določene mere je odvračanje pozornosti le del človeka. Nihče ne more slediti 100% časa in to bo očitno na sestankih vsake toliko časa. Če pa se kdaj srečate, da vsako srečanje nenamerno zapuščate, brez ideje, zakaj ste bili tam, je vredno v svojo rutino vnesti nekaj preobratov.
