Kot večina vas se tudi jaz ne spomnim poklicnega življenja (še manj osebnega), kjer se nisem dopisoval po e-pošti. Večinoma je učinkovit in preprost način komuniciranja, ob pravilni uporabi pa prihrani čas, odgovori na vprašanja in vzpostavi povezave. Dovolj je reči, da ne verjamem, da bi lahko živel brez tega.
Žal z lahkoto e-poštnih sporočil in hitrostjo, ki smo jo mnogi od nas navajeni na pošiljanje, posredovanje ali odgovarjanje, nastane nekaj premetavanj, če hočete. Imam malo strpnosti do neprevidnih napak, kot so napačno napisane besede (večina programov vas opozori na te vrste napačnih tipk s tiho rdečo črto) in reče, da greš nekoga v CC in potem pozabiš, da bi ga dejansko storili. To je ljubiteljsko ozemlje. (Čeprav je moji materi odpuščeno, da mi občasno pošilja sporočila v velikih kapicah.)
Resno pa, ker je forum pogosto eden od načinov komunikacije s stranko, šefom ali mrežno osebo, je nujno, da to izveste pravilno. In to ne samo za nalepke tam, ampak tudi zase - sovražilo bi, da bi prejemnik zgrešil poanto sporočila, ker se je osredotočil na (mogoče) napako. Danes vas tipka izgubi malo spoštovanja do sodelavca, jutri bi lahko zelo izgubila priložnost za zaposlitev z osebo, ki jo srečate na konferenci.
Pred tem tri neverjetno osnovne napake, ki jih lahko delate, ne da bi se zavedali, kako zelo neprofesionalno delajo gledalca.
1. Pozabiš na pritrditev
Karierni trener Rajiv Nathan je zelo hvaležen za pozive v Outlooku in Gmailu, ki vam sporočajo, da boste poslali sporočilo brez priloge, če izrecno navedete, da v resnici nekaj pripisujete. Zakaj? Ker je, preden so obstajali, redno storil hudo napako, da se ni pripisal - ne enkrat, ne dvakrat, ampak trikrat!
Nathan priznava, da je imel že zgodaj v karieri strašno navado, da je hitel skozi delo. Posledica tega je bil, da je pogosto pošiljal e-poštna sporočila z besedami: "Prosim, glej priloženo datoteko", ne da bi jo pripisal. Nathan se spomni, da je poslal potrebno spremljanje: "Oprosti zaradi tega! Tukaj! "Na žalost se ni vedno končalo. "Končno sem ob tretjem spremljanju (in četrtem skupno e-poštnem sporočilu) priložil prekleto stvar, " se spominja Nathan.
"Definitivno ni dober videz, " prizna Nathan. V resnici je šlo za tako redne težave, da so ga med enim od pregledov uspešnosti označili za izboljšanje na tem področju. Od tega trenutka naprej je Nathan na vrh zaslona zalepil trak papirja, na katerem je pisalo: "Ste priložili datoteko?"
Bodite še posebej pozorni pri omembi "priloženega", tako da se prikažejo priročni pozivi ("Saj ste rekli, da ste priloženi? Vseeno pošljite?"), Preden se pošlje vaše e-poštno sporočilo. Tu ali tam je vsem dovoljeno spodrsljaje, vendar se navadi na to neprevidno vedenje in začeli si boste pridobiti sloves, da ne morejo opraviti te osnovne naloge.
2. Greš naprej in naprej
Eden izmed mojih najbližjih prijateljev je odvetnik, ki poravnava uro. Kot taka je navajena pisati zmerno in se ne utaplja. Od nje bi lahko vzel lekcijo.
Jenny Foss, poklicna trenerka Muse, poudarja, kako pomembno je povedati to, kar morate povedati, in nič več. Pojasnila je: "Nesposobnost povedati, kar morate povedati - sočasno in z upoštevanjem prejemnikovega časa - zlahka razjezi nekoga, ki bi vas bil morda pripravljen slišati ali celo vesel, da vas posluša."
To še posebej velja, če "pošiljate e-poštno sporočilo, ki išče uslugo ali vnese ali podpira - ali pa se samo dotaknete baze ali postavite vprašanje." Kljub temu, kako koristna so lahko sporočila za snemanje naprej in nazaj, je to pridobljeno da je za nekatere ljudi resnična teža, Foss pa vas opozarja, da "ne pozabite, da bo oseba na koncu prejemnika zelo dobro našla e-pošto (na splošno) v njenem obstoju. Ta oseba bi lahko bila do polnoči večino noči in se samo trudila, da bi se izkopala iz kopice e-poštnih sporočil. "Zato pravi, da moraš svoje ideje predstaviti lepo ali tvegati, da boš" nestrokovno ali naravnost nesmiselna ". In v skladu z Nathanova nesreča, ki je povzročila pošiljanje več zaporednih zapisov brez prilog, "ne, za nebesa, ne pošiljajte treh e-poštnih sporočil nazaj do nazaj. Zberite misli in jih pošljite, «zaključi Foss.
Če želite takoj povedati samo tisto, kar potrebujete, boste morda potrebovali, vendar je na dolgi rok vredno truda. Preberite, kaj napišete, preden pošljete in izrežete kar koli nepotrebnega, kot so besede, vrstice ali celo celi odstavki, ki samo ponavljajo ali ponavljajo tisto, kar ste že povedali. Pretirano razloženje je lahko mamljivo, vendar se bodo vaši poskusi pogosto ponavljali. Učenje pisanja z namenom in občutkom za smer vam bo dobro služilo pri številnih strokovnih e-poštnih korespondencah. Vaš bralec se vam bo zahvalil za strmost in bo toliko bolj verjetno, da bo odgovoril prijazno - namesto da bi predolgo sporočilo pustil neprebrano v konkurenčni nabiralnici.
3. Napisati ime osebe napačno
Ne, samo ne. Za pisanje nekomu in napačno črkovanje njegovega imena ni nobenega opravičila. Vsi imamo svoje ljubljenčke in to je moje, vendar sem prepričan, da nisem sam. Tu je stvar, moje ime - in pravilen črkovanje - je v mojem podpisu in v mojem e-poštnem naslovu, kar je v redu tam na prostem, da ga pošiljatelj vidi. Pri tej zadevi sem tako občutljiv, da redno dvakrat preverjam črkovanje imen, ki imajo običajno več možnosti (Kristin, Stephen, Mark, Carrie in tako, še veliko več), preden pritisnem »send«.
Ali traja dve dodatni sekundi? Seveda. Toda očitno v veliki shemi stvari to sploh ni čas. Veliko raje bi to sprejel prvi kot se opravičil za svojo neprevidno napako. Če ste tako zasedeni, da ne morete dobiti niti imena osebe, na katero naslavljate pravico, kaj potem morate še na hitro storiti? Tako se bo spraševal vaš bralec. Ta majhna in nedvomno preprosta napaka govori o vaših drugih zmožnostih. Torej, še enkrat preverite svoje delo in osebo pravilno nagovorite.
Verjetno boste v katerem koli dnevu poslali in prejeli veliko e-poštnih sporočil. Izogibajte se majhnim, neprevidnim napakam, ki pošiljajo predvsem sporočilo, da niste tako profesionalni, kot v resnici ste. Ne žrtvujte kakovosti v imenu hitrosti in zaradi Peteja (ali je to Peter?) Ne izgubljajte točk spoštovanja zaradi e-poštne napake, ki jo je mogoče izogniti.
