Včasih moramo slediti informacijam in dobro mesto za to je v datoteki zbirke podatkov Excel. Ne glede na to, ali je osebni seznam telefonskih številk, seznam stikov za člane organizacije ali skupine ali zbirka kovancev, kartic ali knjig, datoteka datoteke Excel olajša vnos, shranjevanje in iskanje določenih informacij.
Microsoft Excel ima vgrajena orodja, s katerimi lahko spremljate podatke in poiščete določene informacije, ko jih želite. Tudi z več sto stolpci in tisočimi vrsticami lahko Excelova preglednica vsebuje ogromno količino podatkov.
Vnos podatkov
Osnovna oblika shranjevanja podatkov v podatkovni bazi Excel je tabela.
Ko je tabela ustvarjena, lahko orodja za podatke Excela uporabite za iskanje, razvrščanje in filtriranje zapisov v bazo podatkov, da bi našli določene informacije.
Če želite slediti tej vadnici, vnesite podatke, kot je prikazano na zgornji sliki.
Hitro vnesite ID-je študentov:
- Vnesite prva dva ID-ja - ST348-245 in ST348-246 v celice A5 in A6, .
- Označite dve ID-ji, da jih izberete.
- Kliknite na napolniti ročaj in ga povlecite v celico A13.
- Preostale ID-je Študentov pravilno vnesite v celice A6 do A13.
Vnašanje podatkov pravilno
Pri vnosu podatkov je pomembno zagotoviti, da je vpisana pravilno. Razen vrstice 2 med naslovom preglednice in naslovi stolpcev ne puščajte nobenih drugih praznih vrstic pri vnosu podatkov. Prav tako se prepričajte, da ne pustite praznih celic.
Napake podatkov, ki jih povzroča napačen vnos podatkov, so vir številnih težav, povezanih z upravljanjem podatkov. Če so podatki na začetku pravilno vneseni, je verjetneje, da vam bodo programi vrnili želene rezultate.
Vrstice so zapisi
Vsaka posamezna vrstica podatkov v podatkovni bazi je znana kot zapis. Pri vnosu evidenc upoštevajte ta navodila:
- V tabeli, ki jo ustvarite, ne puščajte praznih vrstic. To vključuje NE pri čemer pustite prazno vrstico med naslovi stolpcev in prvo vrstico podatkov.
- Zapis lahko vsebuje podatke o samo enem določenem elementu.
- Zapis mora vsebovati tudi VSE podatke v bazi podatkov o tem elementu. Informacije o elementu ne morejo biti v več vrsticah.
Stolpci so polja
Čeprav so vrstice v podatkovni bazi Excel označene kot zapisi, so stolpci znani kot polja. Vsak stolpec potrebuje naslov za identifikacijo podatkov, ki jih vsebuje. Ti naslovi se imenujejo poljska imena.
- Imena polj se uporabljajo za zagotovitev, da se podatki za vsak zapis vnesejo v isto zaporedje.
- Poskrbite, da bodo vsi podatki v stolpcu vneseni z istim formatom. Če začnete vnašati številke kot cifre (npr. 10 ali 20), nadaljujte. Ne spreminjajte se deloma in začnite vnašati številke kot besede (npr. Deset ali dvajset). Bodite dosledni.
- Ne puščajte praznih stolpcev v tabeli.
Ustvarjanje tabele
Ko so podatki vneseni, ga lahko pretvorite v mizo. Narediti tako:
- Označite celice A3 do E13 v delovnem listu.
- Kliknite na Domov tab.
- Kliknite na Oblika kot tabela možnost na traku, da odprete spustni meni.
- Izberite modro Tabela Style Medium 9 možnost, da odprete Oblika kot tabela pogovorno okno.
- Medtem ko je pogovorno okno odprto, je treba celice A3 do E13 na delovnem listu obkrožati z mrtvimi mravljicami.
- Če mrtve mravlje obkrožajo pravilen obseg celic, kliknite V redu v Oblika kot tabela pogovorno okno.
- Če maratonske mravlje ne obkrožajo pravilnega razpona celic, označite pravilen obseg v delovnem listu in kliknite V redu v Oblika kot tabela pogovorno okno.
- V tabeli morajo biti dodane puščice navzdol poleg imena vsakega polja in vrstice tabele morajo biti oblikovane v izmenični svetlobi in temno modri barvi.
Uporaba orodij za baze podatkov
Ko ustvarite bazo podatkov, lahko z orodji, ki se nahajajo pod puščicami spustnega seznama, poleg imena polj, da razvrstite ali filtrirate podatke.
Sortiranje podatkov
- Kliknite puščico spustnega menija poleg možnosti Polje priimka ime.
- Kliknite na Razvrsti A do Z možnost da razvrstite bazo podatkov po abecedi.
- Ko je bil razvrščen, Graham J. mora biti prvi zapis v tabeli in Wilson R mora biti zadnji.
Filtriranje podatkov
- Kliknite puščico spustnega menija poleg možnosti Programsko polje ime.
- Kliknite potrditveno polje poleg polja Izberi vse možnost, da počistite vsa potrditvena polja.
- Kliknite potrditveno polje ob možnosti Poslovanje možnost dodati kljukico v polje.
- Kliknite v redu.
- Le dva študenta - G. Thompson in F. Smith morajo biti vidni, saj so le dva vpisana v poslovni program.
- Če želite prikazati vse zapise, kliknite puščico spustnega menija poleg možnosti Program ime polja.
- Kliknite na Počisti filter iz programa "Program" možnost.
Razširitev baze podatkov
Če želite v bazo podatkov dodati dodatne zapise:
- Postavite miškin kazalec nad majhno piko v spodnjem desnem kotu tabele.
- Kazalec miške se bo spremenil v dvovalno puščico.
- Ko se to zgodi, kliknite in držite desni gumb miške in povlecite kazalec navzdol, da dodate prazno vrstico na dno baze podatkov.
- V to novo vrstico dodajte naslednje podatke:Celica - PodatkiA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Znanost
Dokončanje oblikovanja baz podatkov
- Označite celice A1 do E1 v delovnem listu.
- Kliknite na Domov tab.
- Kliknite na Merge in Center možnost traku, da se osredotoči naslov.
- Kliknite na Izpolnite barvo (izgleda kot barva) na traku, da odprete seznam padajočih barv.
- Izberite Modra, Accent 1 s seznama spremenite barvo ozadja v celicah A1 - E1 do temno modre barve.
- Kliknite na Barva pisave ikona na Oblikovanje orodna vrstica (velika črka »A«), da odprete spustni seznam barv.
- Izberite Bela s seznama spremenite barvo besedila v celice A1 - E1 na belo.
- Označite celice A2 - E2 v delovnem listu.
- Kliknite na Izpolnite barvo na traku, da odprete seznam padajočih barv.
- Izberite Modra, Accent 1, Lighter 80 s seznama spremenite barvo ozadja v celicah A2 - E2 do svetlo modre barve.
- Označite celice A4 - E14 v delovnem listu.
- Kliknite na spustni trak, da središče poravnate besedilo v celicah od A14 do E14.
- Na tej točki, če ste pravilno ravnali po vseh korakih tega vadnice, mora biti preglednica podobna preglednici, ki je prikazana v 1. koraku te vaje.
Funkcije baze podatkov
Sintaksa: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Kje D funkcijo je eno od naslednjih:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tip: Baza podatkov
Funkcije zbirke podatkov so še posebej priročne, kadar se Google Sheets uporablja za vzdrževanje strukturiranih podatkov, na primer podatkovne baze. Vsaka funkcija zbirke podatkov, Dfunction , izračuna ustrezno funkcijo na podmnožici območja celic, ki se obravnava kot tabela zbirke podatkov. Funkcije zbirke podatkov so trije argumenti:
- Database_arr je obseg, vdelana matrika ali matrika, ustvarjena z izrazom matrike, ki je strukturiran tako, da je vsaka vrstica po vrstici 1 zapis v podatkovni bazi in vsak stolpec je polje baze podatkov. Vrstica 1 vsebuje oznake za vsako polje.
- Field_str | num označuje kateri stolpec (polje) vsebuje vrednosti, ki se povprečijo. To se lahko izrazi kot ime polja (besedilni niz) ali številka stolpca, kjer bi bil levi stolpec predstavljen kot 1.
- Criteria_arr je obseg, vdelana matrika ali matrika, ustvarjena z izrazom matrike, ki je strukturiran tako, da prva vrstica vsebuje imena polj, na katera se bo uporabil merilo (merila), in naslednje vrstice vsebujejo pogojne preskuse.
V prvi vrstici v Kriterija so navedena imena polj. Vsaka druga vrstica v Kriterija predstavlja filter, ki je niz omejitev na ustreznih poljih. Omejitve so opisane z uporabo zapisa po poizvedbi in lahko vključujejo vrednost za ujemanje ali operatorja za primerjavo, ki ji sledi primerjalna vrednost. Primeri omejitev so: "Čokolada", "42", "> = 42", "<> 42". Prazna celica ne pomeni nobene omejitve na ustreznem polju.
Filter se ujema z vrstico baze podatkov, če so izpolnjene vse omejitve filtrov (omejitve v vrstici filtra). Vrstica baze podatkov (zapis) izpolnjuje merila, če in le če se vsaj en filter ujema z njim. V polju Criteria se lahko v polju Criteria pojavijo imena polja, ki omogočajo več omejitev, ki veljajo istočasno (npr. Temperatura> 65 in temperatura <= 82).
DGET je edina funkcija zbirke podatkov, ki ne združuje vrednosti. DGET vrne vrednost polja, ki je naveden v drugem argumentu (podobno kot VLOOKUP) samo, če točno en zapis ustreza kriterijem; v nasprotnem primeru vrne napako, ki ne vsebuje nobenega ujemanja ali več zadetkov
