Veste, da se morate čim prej obrniti do nekoga, ko pošlje e-poštno sporočilo z oznako "nujno." končne številke, odobritev, nadaljnji korak, odgovor ali naslednji koraki.
Toda ali ste vedeli, da to ni edino, da morate prednostno pisati nazaj? Res je: če pustite, da sporočilo nekaj dni sede v katerem koli od naslednjih scenarijev, tvegate, da boste videti neobčutljivi ali nestrokovni.
Zagotovo je težko ravnotežje, saj v vsakem primeru želite tudi povedati pravo stvar. Pomembno pa si je vzeti čas za odgovor.
1. Ko ste že prej kaznovali
Ali ste seznanjeni s preganjanjem e-poštnega sporočila za upravljanje mape »Prejeto«? Kot pojasnjuje soustanovitelj Muse in strokovni direktor Alex Cavoulacos:
Pošljite kratek "Hvala za razmislek o meni - ta mesec sem že rezerviran, če pa se obrnete, bi rad pomagal, če lahko." Veliko ljudi se sploh ne bo nikoli pojavilo - bodisi zaradi tega, ker so pozabili ali ker ne potrebujejo več vašega časa in nasvetov - zato ste lahko prepričani, da bodo tisti, ki spremljajo, tisti, ki najbolj potrebujejo vašo pomoč.
Medtem ko vas bo ta strategija rešila, da ne boste odgovorili vsem ljudem, ki se nikoli ne obrnejo nazaj, je posel, če nekdo, kot ste vprašali - čaka še toliko časa in nato sledi - ji resnično dolgujete, da ji pošlje odgovor. S spoštovanjem se pozneje obrne na vas, zato ji želite pokazati enako vljudnost.
Seveda ste morda še vedno preveč zaposleni, da bi si pomagali (in to je v redu). Vendar ne bi smeli biti prezaposleni, če želite poslati koristen odgovor - četudi daje kratek odgovor, jo usmeri k komu drugemu ali zagotovi povezavo do vira - in v roku 24 ur. Poleg tega pa sestavljanje resničnega odgovora prihrani od začetka neskončne e-poštne verige »Vrnem se k vam kasneje«, za katero se bo videlo, da bo vodil drugo osebo naprej.
2. Ko si povedal nekaj osebnega
Mnogi ljudje težko delijo osebne podatke s sodelavci. Če si nekdo vzame čas, da z vami po e-pošti deli moteče novice, je vedno potrebno hitro pisanje nazaj.
Ni treba, da je dolg odgovor, in v redu je, če niste 100-odstotno prepričani v pravilno stvar. Skoraj vedno lahko vodite s "Žal mi je, da slišim …" Nato premišljeno nagovorite vse, kar je bilo v akciji, v e-poštnem sporočilu (ob predpostavki, da ga obstaja), z nekaj podobnega: "Prosim, vzemite si čas …" ali "Ko se vrnete, se lahko obrnete."
In če obstaja časovno občutljiva težava, ki zahteva, da vprašate za kaj oprijemljivega, si vzemite nekaj minut, da ugotovite najbolj minimalno vprašanje, preden odgovorite.
Tako se lahko na primer odzovete sodelavcu, ki vam pove, da ta teden zaradi smrti v družini ne bo mogel dokončati predstavitve odbora:
Tudi če nimate pravih besed - in jih nihče ne - hitro odgovori, kaže, da vas skrbi. Vaša skrb se počuti bolj pristno in vam jasno pove, da niste brskali mimo te novice ali je dodali na seznam, kot bi to storili s katerim koli drugim sporočilom.
Da, vsi se borimo za dobro borbo za dosego ničle; in popolnoma razumem željo, da bi želeli odložiti odgovor na to trdo e-poštno sporočilo, ker bi lahko v istem času odgovorili na 10 osnovnih. Toda ni vredno, da se nekdo drug počuti nepomembnega - ali tvegate svoj ugled obzirne osebe. Zato si vzemite čas za odgovor na sporočilo v kateri koli od teh kategorij: Niste edini, ki vas bodo razveselili.
