Ko sem prvič vodil druge, se spomnim, da sem potrpežljivo stal, ko je analitik moje ekipe poskušal najti dokument, ki sem ga potreboval, v njenem računalniku. Ko je - pet minut kasneje - rekla, da je ne more najti, in mi jo bo poslala po e-pošti takoj, ko bo našla datoteko, je na mene pustila res slab vtis (in spraševala sem se, katere druge kroglice bi ji lahko odvrgla ).
Torej, vzemite to od mene: čeprav poimenovanje in urejanje datotek in map morda ni najbolj seksi tema, o kateri sem govoril (pravi ženska, ki vam je prinesla proračun in nasvete Excel), obljubim, pomembna je. Ker vam bo poenostavljen sistem za shranjevanje v spletu olajšal vaše življenje in vam prihranil veliko časa, bo tudi šef in sodelavci videti bolj organizirano in poleg stvari. Tu so vaša navodila za življenje.
1. Vaše namizje je vaša virtualna miza
Veste, kako vam ljudje rečejo, naj bo vaša miza dovolj jasna, da šef ne misli, da ste slepi? To velja tudi za namizje vašega računalnika. Datoteke, s katerimi delate ta teden, je mesto, kjer morate povleči vse priloge, ki ste jih kdaj prejeli.
Priporočam razvrstitev namizja na čim manj map. Imejte ga za vsak velik projekt, ki ga trenutno delate, in svojo mapo z glavnim delom, v kateri lahko preprosto dostopate do vsega drugega. Če še niste, nastavite namizje na omrežje (tako da se vaše ikone nikoli ne prekrivajo) in odkrijte veliko veselje do bližnjic.
Če potrebujete nekaj dodatne pomoči za pripravo strukture na začetni zaslon, poskusite organizirati aplikacije za namizje, kot sta Clean ali DragThing na računalnikih Mac ali Fences na osebnih računalnikih.
2. Mape bi morale imeti strategijo
Opazil sem, da večina ljudi pretirano ali podmapo, le malo jih razume. Kako vedeti, kam padeš? Oglejte si nekatere najpogostejše ali nedavno uporabljene mape in preštejte dokumente v njih. Če je na desetine in desetine datotek, bi verjetno lahko uporabili malo več strukture; ker če imate samo en dokument pod delovnimi datotekami> odjemalec A> 2012> november> poročilo o prodaji , ste zagotovo kronični preklopnik.
Tu je nekaj pravil, ki se jih skušam držati:
3. Imena datotek imajo namen
Ko poimenujete datoteko, izberite frazo, ki nekaj pomeni. Če dobim prilogo z imenom DSC1045.jpg ali Osnutek Idea.doc , nimam preprostega načina, da bi vedel, kaj je - ali še pomembneje - pozneje ga poiščem . Dober test: Predstavljajte si, da po nekaj mesecih najdete datoteko na namizju. Bi z lahkoto povedali, kaj je to? Če ne, preimenujte.
Za dokumente, ki jih redno ustvarjate, na primer beležke za mesečne seje upravnega odbora, je lažje razlikovati dokumente po datumu seje in ne po temi. Nikoli ne uporabljajte mesec-dan-leto, saj se bo najprej razvrščal po mesecih, nato po dnevih, nato pa po letu. Namesto tega uporabite leto-mesec-datum (z mesecem v številkah), da boste lahko preprosto razvrstili kronološko. Na primer: Uporabite 2012-10-27 Board Presentation.pdf namesto Oct27-12 Board Presentation.pdf ali 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Prihranili boste prihranili tone časa pri poznejšem brskanju in iskanju.
4. Nadzor različice, Nadzor različice, Nadzor različice
Če se spomnite karkoli o poimenovanju datotek, naj bo to nadzor nad različicami. Ta je enostaven. Ko prvič ustvarite dokument, se mora končati z v1. Na primer, bi imenoval predlog: ClientA Predlog_v1.ppt . Vsakič, ko spremembe shranite in jih pošljete strankam ali sodelavcem, jih posodobite na različice 2, 3, 4 in tako naprej. Ko je dokument končan, boste pozneje želeli shraniti ClientA Predlog_vf.ppt ali ClientA Predlog_final.ppt za enostaven dostop. Ker se ni nič hujšega kot spraševati, ali je obstajala različica 14 ali je bila različica 13 res končna.
