Če ste bili v delovni sili nekaj časa, ste verjetno že prejemali katastrofalne izkušnje.
Zame je bilo sedeti na letališču v Chicagu, sredi noči na nočnem poletu v Evropo. Prej tega dne sem od svojega upravitelja dobil goreče elektronsko sporočilo o sestanku, v katerem se ni strinjal z mojo strategijo. Bil je eden tistih trenutkov, "da najdem drugo službo". In to je bila dobra lekcija o pomembnosti podajanja povratnih informacij, ki so sprejemljivemu pomembne in ki dosegajo vaš namen, da ga pošljete. (Njegova ni bila nobena.)
Ko ste na vrsti za povratne informacije, ne bodite ta oseba. Namesto tega upoštevajte te nasvete.
Pojasnite se namenu povratnih informacij
V svoji knjigi Hvala za povratne informacije: Znanost in umetnost prejemanja povratnih informacij No , raziskovalci Stone in Heen trdijo, da se povratne informacije običajno pojavijo, ko želite narediti eno od treh stvari: cenite delo, ki ga je nekdo opravil, in mu to priznajte; nekoga usposobiti za izboljšanje uspešnosti na določenem področju; ali ocenite nekoga, ga ocenite z diskretno oceno ali primerjajte njegov nastop z drugimi.
Ko posredujete povratne informacije, bodite jasni glede svoje namere. Ali poskušate priznati nekomu dobro delo? Opredelite vedenja, za katera želite, da se oseba spremeni? Ali delite, kako se je uvrstil v primerjavi s preostalim moštvom? Ko boste vedeli "zakaj" za svoje povratne informacije, boste lahko bolje organizirali svoje misli, sporočilo in pogovor.
Vprašajte, kako želi oseba prejeti povratne informacije
Stone in Heen pravita tudi, da mora biti povratna informacija učinkovita, tako da jo sprejemnik lahko sliši. Kako to ugotoviš? Zakaj, seveda, vprašaš osebo!
Natančneje lahko člane skupine ali sodelavce vprašate: "Ko dobim povratne informacije zate, kakšen je najboljši način za skupno rabo?" Za nekatere ljudi je to lahko neposreden pogovor iz oči v oči, ko se stvari zgodijo. Drugi bi morda raje razmislili o situaciji, preden bi se usedli in se o njej pogovorili. Drugim pa bo morda nekaj všeč v pisni obliki, ki jih lahko preberejo.
Z vprašanjem, kako nekdo rad prejema povratne informacije, potrjujete, da je pomemben njegov odnos z vami in da vam je mar za sporočanje povratnih informacij.
Opredelite konkretno dejanje, ki ga prepoznate
Nejasne povratne informacije niso koristne, tudi če so dobre. Ko mi na primer stranke rečejo, da jim je šef rekel, da so naredili "odlično delo", vprašam: "Kateri del dela se jim je zdel odličen?" Pogosto je odgovor molk. Čeprav je lepo pomisliti, da opravljate odlično delo, je to nejasen odziv. Kako veste, kaj konkretno ste naredili pravilno? Če ne veste, ne boste mogli nadaljevati z zaslužkom teh zlatih zvezd.
Predstavljajte si, kako grozno mora biti potem, ko dobivate nejasne negativne povratne informacije! "Jillian, to ni bil super sestanek." Ta komentar sprejemniku ne daje ničesar, kar bi konkretno lahko delalo. Namesto tega preizkusite svoje komentarje tako, da se vprašate: "Ali bo oseba natančno vedela, o kakšnem vedenju govorim?" Je bila Jillian nepripravljena na sestanek? Ali ni dobro obvladala časovnice? Ali pogovor ni ustrezno olajšal?
Če vaše povratne informacije niso dovolj jasne, jih sprejemnik zagotovo ne bo.
Pojasnite vpliv, ki ga je imel poseben ukrep na osebo, skupino ali organizacijo
Poleg določenega primerka, o katerem pošiljate povratne informacije, boste želeli pomagati prejemniku, da razume, zakaj ga pošiljate. Kakšen je vpliv na vedenje? Kakšen bo vpliv v prihodnosti, če se bo nadaljeval? Dobro, to ni strašljivo ali ostro, ampak daje pomemben kontekst, ki lahko spodbudi sprejemnika k spremembi.
Na primer, Jillian morda ne bo mislila, da bi bilo veliko dovoliti, da bi sestanek potekel po predvidenem času. Toda v resnici so jo tisti, ki so bili v sobi, dojemali kot slabega moderatorja, kar bi lahko vplivalo na njene priložnosti v prihodnosti.
Izjava o vplivu se lahko sliši takole: "Jillian, v današnji predstavitvi sem opazila, da si premagala svoj čas. Čeprav se 10 minut morda ne zdi veliko, smo v sobi imeli direktorje, ki se ne morejo odložiti na sestanke. Če ne boste pozorni na take stvari, to lahko vpliva na to, ali ste povabljeni, da se ponovno predstavite izvršnemu timu.
Navedite posebne korake za izboljšanje ukrepov v prihodnosti
Zdaj, ko ste jasni glede konkretnih ukrepov in vpliva, dajte konkretne korake, kaj lahko oseba naslednjič stori za izboljšanje uspešnosti. V primeru Jillian: "Naslednjič naredimo nekaj suhih voženj, tako da smo prepričani, da imate pravo vsebino, da ustreza časovni premici, in jaz vas bom poučil o določenih tehnikah za vodenje pogovora, tako da bomo voditelje spustili naprej čas. "
Zdaj ima vaš sprejemnik določeno dejanje, vpliv tega dejanja in konkretne korake, ki jih lahko sprejme, da bo naslednji izlet boljši. In vse to ste storili, ne da bi bili žaljivi ali dajali povratne informacije o presojanju druge osebe.
S pomočjo povezovanja ukrepov in učinka, skupaj s predlogi za izboljšanje, ste ustvarili učno okolje, ki ljudem omogoča, da rastejo v svoji karieri. In morda bodo naslednjič celo proaktivno prosili za povratne informacije, ker ste jim dali tako dobro izkušnjo!
