Sem profesionalec, ko dosežem nič. Če rečem, še nisem daleč na lestvici, zato prejmem le peščico e-pošte na uro.
Ko pa se začnete vzpenjati po vrstah, postane ta številka obvestil vedno večja. In kar je še pomembneje, enako je tudi število drugih odgovornosti, ki jih prevzamete. V bistvu se e-pošta premakne na dno seznama "stvari, ki jih morate storiti", ker se mora.
Vendar to ne preprečuje kopičenja sporočil. Medtem ko veliko ljudi uporablja aplikacije in kramp za upravljanje toka, generalni direktor Tom Patterson uporabi drug pristop. Glede na enega izmed najbolj ocenjenih člankov leta LinkedIn je to težavo rešil s sporočilom OOO, ko je v pisarni :
Precej pameten, kajne? Kot vodja mu je to omogočilo, da se je osredotočil na stvari, ki so bile pomembne, hkrati pa je svojo ekipo spodbudil k reševanju lastnih težav. Betty Liu, vrhunska influencerka LinkedIna in avtorica članka, povzema, zakaj ta pristop deluje tako dobro:
»Zadeve, ki so se zdele nujne, so se rešile same, ne da bi več kot 200 e-poštnih sporočil preletelo teren» Odgovori vsem «. Stvari, ki so bile resnično nujne, so bile upravičene telefonske klice. In če so Tomovi ljudje vedeli, da ga bo motil samo za res pomembne zadeve, so se sami odločili za sprejemanje lastnih odločitev. Nič od tega se ne bi zgodilo, če bi bil Tom ves čas na voljo po elektronski pošti, da bi poskrbel za vsako drobno podrobnost. "
Glede na to najbrž niste generalni direktor - kar pomeni, da ta tehnika morda ne bo delovala za vas in morda celo moti nekatere ljudi nad in pod vami. Toda to nakazuje, da obstajajo načini, s katerimi lahko uporabite tudi sporočila OOO, da vam pomagajo.
Ko se na primer odpravite na dopust, lahko na dan zgodaj nastavite sporočilo OOO, da zmanjšate nepotrebne povratne in povratne informacije. Lahko pa ustvarite samodejni odziv in se odpravite vsak konec tedna, da svojega šefa usposobite za pošiljanje manj sporočil po delovnih urah. Lahko pa ga uporabite nekega popoldneva za svojo notranjo ekipo, ko poskušate zaključiti ogromen projekt in ne boste imeli časa, da bi odgovoril na nujne zadeve.
Takole izgleda:
To popoldne porabim za izpolnjevanje četrtletnega poročila o podatkih. Da bi to izvedli pravočasno (in da bi bilo videti dobro za vse, ki ste dobri ljudje), se odzivam samo na nujna e-poštna sporočila danes med 13. in 18. uro. Po tem se bom vrnil vsem. Hvala za razumevanje!
Moja poanta? Ni vam treba biti direktor, če želite prevzeti nadzor nad prejeto pošto. Biti morate pripravljeni najti pristop, ki bi imel smisel za vas (in vašo ekipo).
