Naj začnem s priznanjem nečesa neprijetnega. Ko sem pred dvema letoma zaslišal "vitkost" in "standup" med starejšim mojim podjetjem, sem mislil, da bomo začeli novo kadrovsko iniciativo o zdravju in postavi zaposlenih.
Glede tega sem bil zelo napačen. (Ko bodo videli ta članek, me bodo sodelavci neskončno preganjali o tem.)
Moje podjetje je dejansko izvedlo novo rutino vsakodnevnih 15-minutnih sestankov, imenovanih "standups", kjer člani skupine kratko obveščajo o naslednjih vprašanjih:
- Kaj ste končali včeraj?
- Kaj danes poteka?
- Vas kaj preprečuje, da bi nekaj dokončali?
Vsak član ekipe stoji med tem srečanjem, ker se zdi, da ta drža zagotavlja boljši fokus kot sedenje. Teoretično so postave kot nalašč za produktivnost, saj režejo maščobo na dolgih srečanjih, kjer nihče ne posveča pozornosti in so vsi odvzeti resnično delo. In ne gre samo za dajanje poročil o stanju. Skupine na začetku dneva opredelijo prednostne naloge in izzive, tako da lahko načrtujejo odstranjevanje zaviralcev in poskrbijo, da bo pot do preostalega dela dneva jasna.
Smiselno je, da mala podjetja, na katera vpliva „Lean Startup“ razmišljanje (tl; dr: delajo več z manj), eksperimentirajo s stališči. Ko si majhen in spreten, preprosto nimaš časa za veliko režijskih stroškov. V mojem podjetju, Bureau Blank, imamo šest temeljnih skupin - strategijo, oblikovanje, splet, storitve za stranke, poslovanje in razvoj poslovanja - in v vsakem trenutku delamo do 20 projektov za 10 ali več strank. V naši ekipi je tudi le 10 ljudi, tako da vsak občasno nosimo več klobukov. Podjetje, kot je naše, potrebuje nekaj, da bodo vsi organizirani in informirani.
Ko delajo
Torej, delujejo? Videla sem, da so postave resnično v pomoč, ko …
Roki se bližajo
Ste že kdaj slišali to besedo: "Ko načrtujete, se Bog smeji?" No, Bog se mora pognati med vodje projektov, ki poskušajo nadzorovati čas z ocenami in roki. Ko neizogibno pridejo tisti trenutki, ko se v istem dnevu spopadeta dva kritična roka, so koristne sestave, saj ekipe koledar gledajo skupaj, ko posodabljajo svoje podatke. Lahko vidite mejnike, ki prihajajo, preden prispejo, in lahko načrtujete, da ustrezno prilagodite prioritete ali obremenitve.
Obožujete sezname opravil
Ker smo že pripravljeni, smo uporabljali tudi sisteme za upravljanje projektov, kot sta Basecamp in JIRA. Ti sistemi omogočajo vsem, da vidijo vsako škatlo (dobesedno), ki jo je treba preveriti, preden lahko stran ali logotip dostavijo stranki. Med čakanjem na člane lahko člani skupine hitro opozorijo na naloge, ki jih delajo, in sestanek je končan v hipu.
Želite izvedeti več o tem, kaj počne druga ekipa
Ena od prednosti biti v majhnem podjetju je, da so priložnosti za učenje vedno prisotne. Vsak sestav ekipe se beleži v našem sistemu vodenja projektov, tako da lahko vedno vidim, kako člani drugega oddelka prispevajo k projektu, na katerem delam.
Tu je možen scenarij: Pri razvoju spletnega mesta bo moja strateška skupina raziskala industrijo naše stranke, da bi iskala trende in opazila bomo na primer, da več neprofitnih organizacij vključuje odzivna spletna mesta. Ko naši razvijalci začnejo graditi spletno mesto, si lahko ogledam njihovo postavitev, da vidim korake, ki jih izvajajo za prikazovanje spletnega mesta na zaslonih več velikosti, in jih prosim, naj delijo vpogled z mano. To je dobitna korist, ker se naučim česa novega in tudi pokažem zanimanje za svoje sodelavce (kar je zelo dolgo za individualno in podjetniško moralo).
Na kaj paziti
Sestave lahko razkrijejo tudi izzive, ki bi morali spodbuditi ukrepanje skupin in managerjev. Tukaj je treba paziti:
Delo, ki ni enakomerno razporejeno ali izvedeno
Standupi bodo hitro razkrili, koliko dela imajo vsi. Ko vsi poročajo o tem, kaj delajo, lahko občasno imate člane skupine z nalogami, za katere se zdi, da so »v teku«. Ne pozabite, da "zasedenost" ni cilj standupa, komunikacija je. Ne glede na to, ali ste njegov menedžer ali sodelavec, sodelujte z njim, da boste razumeli globino naloge. Oglejte si, če je preveč, da se ena oseba sama spopade ali če lahko pomagate razbiti nalogo na manjše korake.
Nekdo se zdi, da je na drugi strani
Stavki so znani tudi kot "scrums", izraz, ki izvira iz ragbi sestave moštev, ki se povezujejo skupaj, da dobijo nadzor nad žogo. V službi, tako kot v športu, če katerikoli član ekipe ni usklajen s cilji ali vleče svojo težo, za to trpi preostala ekipa. Če eksperimentirate s stajlingi, pazite na člane skupine, za katere se zdi, da niso pozorni, ko drugi govorijo ali dajejo nejasne posodobitve o tem, kaj delajo. Mogoče ne gre, da so se odklopili. Enostavno ne razumejo konteksta, ciljev ali odgovornosti tega, kar delajo. Vzemite si čas za sestanek ena na ena, ki bo neposredno reševal izzive.
Dela sploh ni dovolj
Skupine, kot so seznami opravil, so narejene za takojšnje zadovoljstvo. Ko se trudiš skozi naloge in napreduješ pri svojem delu, se počutiš super! Če pa za vaše podjetje ali vašo ekipo ni dovolj dela, se lahko počuti, kot da bi v telovadnici vsak dan dvigovali iste lahke palčke. Seveda, držite se rutine, vendar se ne krepite. Da ne omenjam, dolgčas ti je dolgčas. Če je obremenitev vaše ekipe majhna, lahko postava postane moteča in člani skupine izgubijo zanimanje. Ko ne bo več zanimanja za člana ekipe, lahko tudi produktivnost in zavzetost za podjetje zbledijo.
Če vas čaka počasno delo, razmislite o tem, ali bi morali zaustaviti zaustavitev in v mešanico dodati druge vrste dejavnosti team buildinga.
Sestavitve, kot so programska oprema ali stroji, so orodje. Težav ne rešujejo sami. Vendar potrebujejo previdno uvajanje in natančno pozornost do človeškega elementa, da zagotovite, da ustvarite odprto in glasno okolje, v katerem ekipe sodelujejo, da bi to opravili.
