Prostovoljci dobijo veliko pozornosti za svoje dobro delo po vsem svetu, a da bi ustvarili to optimalno prostovoljno izkušnjo, se veliko dogaja za zakulisjem. Ne glede na to, ali ste plačani uslužbenec, ki je zadolžen za vodenje prostovoljcev ali vodja projektov za organizacijo na terenu, morate opraviti različne osebnosti, veščine in pričakovanja, da opravite delo.
Upravljanje s prostovoljci se ne razlikuje toliko kot upravljanje osebja v pisarni, razen ene velike razlike - prostovoljci so na splošno neplačani in včasih celo plačajo za izkušnjo. In v mnogih situacijah so pričakovanja velika in ni vedno jasnih rezultatov. Kako torej zagotoviti, da prostovoljci kar najbolje izkoristijo svoje izkušnje in opravijo delo? Tu je nekaj strategij, s katerimi sem se prepričal, da imajo vodje in prostovoljci veliko izkušenj.
Bodite realni glede časa
Še vedno poteka razprava o najučinkovitejšem in najbolj uspešnem času, s katerim se prostovoljci lotijo projekta. Nekateri menijo, da je 3-6 tednov primerno, drugi pa trdijo, da je od 6 mesecev do leta najprimernejši čas za zagotavljanje rasti prostovoljcev in vpliv na terenu. Torej, razmislite, kaj je najbolje za vašo organizacijo in sporočite, koliko realnega je časa za vašo organizacijo, preden svoje prostovoljce vkrcate na krov.
Resno pretehtajte stroške in koristi prostovoljcev, ki se vrtijo na dan ali dva. Razen če resnično potrebujete delovno silo ali finančna sredstva ali če resnično prinesejo sredstva za vašo organizacijo, "način in vožnja" prostovoljstva pomeni, da vaša organizacija pogosto daje več, kot bi morala za prostovoljce. Ni vedno dobro za dolgoročne cilje organizacije, vsekakor pa spodbuja skepticizem v lokalnih skupnostih.
Usmerite se v novo okolje
Ko pridejo prostovoljci, morate najprej poskrbeti za orientacijo tako glede vaše organizacije kot tudi kulture, v kateri boste delali. (Bili bi presenečeni nad tem, koliko ljudi pride brez osnovnega znanja v državi.) Mnoge organizacije preskočijo ta korak, vendar so usmeritve kritične - služijo kot temelj prostovoljcem in jim pomagajo razumeti vsakodnevno delovanje, cilje tima in kaj je pričakovati od njih.
Kot del tega procesa je lahko dobro opraviti vpisni intervju z vsakim prostovoljcem, ki meri na ravni njegove spretnosti in na to, kako so lahko najučinkovitejši. To je tudi čas, da pojasnite svoje politike kot organizacijo in ključne podrobnosti, kot je vaša politika o zaupnosti in odgovorni uporabi družbenih medijev. (Za prostovoljce je dobro, da za povečanje ozaveščenosti uporabljajo socialne medije, vendar je pomembno, da se prepričate, da informacije, ki jih prostovoljci razkrijejo v spletu, ne ogrožajo vaše organizacije ali lokalnih skupnosti.)
Celovita usmeritev vam pomaga tudi, da ustvarite kulturo odprte komunikacije od trenutka prihoda, tako da svojim prostovoljcem sporočite, da ste tam, da poslušajo, če imajo težave ali če potrebujejo razjasnitev. Če želite ohraniti to kulturo, poskusite pripraviti tedenska srečanja prostovoljcev, da se pogovorite o pričakovanjih in težavah, ali pa uporabite čas pred obroki, da preverite temperaturo tam, kjer so vsi.
Obvladujte njihova pričakovanja
Med delom v Kambodži sem vodil skupino prostovoljcev, ki so mi sredi raziskovalnega potovanja rekli: "Želimo zgraditi knjižnico." To je bila nenavadna zahteva, saj je vas zahtevala orodje za kmetovanje, ne pa branja gradiva. Bil je dobronamerni predlog, toda kdo bi dejansko skrbel za to knjižnico, ko bomo odšli - in z nizko stopnjo pismenosti kdo bo knjige dejansko prebral? Da ne omenjam, da to ni bil naš namen na terenu, niti skupnost ni hotela knjižnice.
Prostovoljci lahko pridejo z veliko pričakovanji: da mora vaša organizacija delovati brezhibno, da mora delovati kot zahodna organizacija ali da bi morala delati nekaj več ali drugače. Če želite preprečiti konflikte, ki lahko izhajajo iz teh pričakovanj, morate biti zelo jasni, kaj lahko in česa ne morete zagotoviti, kakšni so vaši cilji in ne ter do katerih virov in do katerih ne boste imeli dostopa. Bolj kot prostovoljci razumejo vašo organizacijo, bolj bodo na krovu s svojimi projekti in cilji.
Po podobnih poteh je ključnega pomena, da obvladate pričakovanja svojih prostovoljcev o izidu njihovega potovanja: delajo nekaj odličnega, vendar ne bodo čez noč spremenili sveta. Včasih se sveži prostovoljci odvrnejo in frustrirajo, ko ne vidijo takojšnjih sprememb, in lahko hitro krivijo gostiteljsko organizacijo ali vodjo prostovoljcev. Če postavite pričakovanja spredaj, jim lahko pomagate razumeti, da je za to delo potreben čas in da so del veliko večjega cilja ali gibanja, saj prispevajo svoj čas.
Ustvarite sistem evalvacije in odgovornosti
Medtem ko so prostovoljna delovna mesta neplačana, so pogosto odskočna deska pri neprofitnem delu, zato je pomembno zagotoviti, da se vaši prostovoljci med postopkom učijo in rastejo. Podobno, čeprav ne upravljate plačanih zaposlenih, morate opraviti delo, zato morate vzpostaviti sistem, s katerim boste prostovoljci končali projekt, ki so si ga zadali.
Tako kot v pisarni bi morali določiti ciljne cilje in roke, imeti nadaljnja srečanja in vmesne prijave. Morda boste želeli razmisliti tudi o tem, ali bi prostovoljci podpisali kodeks ravnanja ali dokument, v katerem je poudarjena njihova zavezanost (bolj simbolična kot pravna), tako da jih lahko opomnite, kaj so nameravali storiti ob prihodu.
Če imate težave s prostovoljci, se z njimi pogovarjajte neposredno kot z zaposlenim, in če ni nobene spremembe, se pogovorite z njihovo sponzorsko organizacijo (običajno je to šola ali podjetje za zaposlitev). Če to ne deluje in zapravljajo vaš čas in vire, so kršili pravilnik ali preprosto ne potegnejo teže, potem, ja, lahko jih odpustiš. Za veliko menedžerjev je to težko (ker celotna ideja prostovoljstva govori o tem, da smo nesebični), vendar obstajajo časi, ko prostovoljec naredi več škode kot koristi in nikomur ne koristi.
Bodite iskreni glede nadaljnjih ukrepov
Med solzami in objemi prostovoljci lokalni skupnosti in osebju pogosto rečejo: "Obljubim, da se bom vrnil, te nikoli ne bom pozabil". Toda kakor koli so izkušnje premaknjene, morda ne bodo imele sredstev ali časa, da se vrnejo, ko se vrnejo domov. V redu je, toda spodbujajte jih, naj bodo realni, kaj lahko storijo, ko se vrnejo domov - naj bo to majhen zbiranje sredstev, nekaj pogovorov za spodbujanje drugih prostovoljcev ali pa sploh nič. Pred odhodom je dobro razviti akcijski načrt z časovno premico, tako da veste, kaj lahko pričakujete, in lahko nadaljujete z njim. Glede na to lahko prostovoljce spodbudite, da ostanejo vpleteni in povezani, tako da vzdržujete listserv, Facebook skupino ali Twitter.
Kot stransko noto bodite prepričani, da ste pošteni glede nadaljnjih ukrepov, ki jih lahko izvedete v imenu svojih prostovoljcev. Super je biti referenca ali pisati priporočila za svoje prostovoljce, če lahko, če vaš čas ne omogoča priporočanja vsem (ali če vam ni všeč), bodite iskreni in jim sporočite.
Dati svojim prostovoljcem veliko izkušnjo, je potrebno veliko načrtovanja, spremljanja in komunikacije. Bodite praktični, pripravljeni in iskreni, tako da lahko vaša dobrovoljna baza in organizacija koristijo od dobrega.
