Kot vodja je eden najpomembnejših virov, ki ga imate, izvršni ali upravni asistent. On ali ona lahko ohranja vašo pisarno v redu, vaš urnik na tekočem traku in vam odvzame nekaj vsakodnevnih nalog s svojega krožnika.
Toda njena učinkovitost ima veliko opravka z vami - kako dobro jo trenirate, delite svoja pričakovanja z njo in ji dajte povratne informacije. Potrebno je razmišljati in načrtovati, da se ustvari okolje, v katerem lahko asistent dobro opravi svoje delo (zlasti za tiste od nas, ki smo navajeni, da vse počnemo sami!).
Ne glede na to, ali ste novi v upravljanju ali ne, tukaj je nekaj dobrih opomnikov, kako izkoristiti ta dragoceni vir.
1. Oborožite ga ali ji za uspeh
Vaš administrativni asistent je tam, da vam olajša življenje - vendar tega ne bo zmogla, če ne bo natančno vedela, kako lahko pomaga. Od začetka poskrbite, da ji boste namenili dovolj časa, usposabljanja in sredstev, da se bo odlično odrezala. Navedite navodila, kaj potrebujete in kdaj ga potrebujete, skupaj s konkretnimi primeri tega, kar iščete. To še posebej velja, če je vaša pomočnica nova - vendar priznajte, da boste morda želeli, da se stvari naredijo drugače, kot je to storil njen zadnji šef. Jasnost in zagotavljanje osnov obema zagotavljata učinkovitost in uspešnost.
2. Vzpostavite zaupanje odnos
Načrtujte, da se redno srečujete s svojim pomočnikom in se pogovarjate o trenutnih projektih in posodobitvah stanja. Če ji sporočite, kaj se dogaja na drugih ravneh podjetja, ji bo pomagal razumeti, kako se njeno delo prilega širši sliki. Ko bo lahko bolj cenila, kaj počnete, bo lahko prepoznala dodatne načine, kako vam pomaga pri doseganju ciljev.
3. Pošljite (in vzemite) povratne informacije
Če vaš asistent naredi nekaj, kar ne ustreza vašim pričakovanjem, ne bodite samo frustrirani - pokažite, kje ste bili nezadovoljni, in ponudite predloge, kako je treba drugače ravnati v prihodnosti.
Kar je enako pomembno, pa je, da odpiramo njene povratne informacije. Podjetje je z njenega zornega kota drugačen kraj, zato vam lahko dovolite, da odkrito deli svoje misli in predloge, dragocene vpoglede. Poleg tega imate morda slabe navade, ki se jih ne zavedate - na primer dajete nasprotujoča si ustna in pisna navodila ali ne dajete dovolj obvestila, ko želite rezervirati veliko konferenčno dvorano -, ki jih lahko spremenite, da bi oboje življenje olajšali.
4. Pokažite svojo hvaležnost
Odličen asistent vam olajša delovno obremenitev in vam omogoča, da ste videti dobro, zato bodite velikodušni s pohvalo, ko je treba. Srečanje osebja ali pisarniški dogodek je odličen kraj za javno izražanje hvaležnosti, hkrati pa tudi nikoli ne spreglejte priložnosti, da svojo hvaležnost izkažete s preprostim, ustnim "odličnim delom". Prav tako ga lahko privoščite občasnemu kapučinu ali paru vstopnice za film. Dober delodajalec ve, da srečni zaposleni svojim šefom olajšajo življenje veliko lažje!
5. Naj bo profesionalno
Razen če to ni zapisano med razgovorom za službo, mora biti vse, kar zahtevate od upravnega pomočnika, neposredno povezano s poslanstvom podjetja. Medtem ko ponuditi stranki ponudbo kave ali prevzeti pisarniške potrebščine na poti od kosila, ni netipična zahteva, vendar morate opraviti predmete, kot je rezervacija naslednjega zobozdravniškega termina ali naročanje prihajajočega branja za vaš knjižni klub, vaša odgovornost, ne njena . Najeto je bilo, da vam pomaga v poklicnem okolju - tako naj bo tako.
Ne pozabite, da bolj kot boste pomagali svojemu asistentu, da bo dobro opravil svoje delo, lažje ji bo pomagal pri svojem. Bodite najboljši menedžer, ki ste lahko, in oboje boste postavili za uspeh.
