Leslie, izvršna direktorica neprofitne organizacije, je želela obnoviti brošuro za program organizacije, ki pomaga ogroženim mladinskim bivanjem v šoli, in postavila Emmo, vodjo pisarne.
Emma je preživela ure in posodabljala slike, barve in pisave. Bila je ponosna na svojo drznejšo in svetlejšo ponovno iznajdbo, navdušena, da je to pokazala svojemu šefu.
Ko pa je to storila, je bila očitno težava. "O, " je Leslie opazila novo brošuro, "izgleda super. Toda zakaj je kopija še vedno enaka? "
Omamljena, Emma ni mogla verjeti svojim ušesom. Nikoli ne bi razmišljala o pregledu kopije. In Leslie tega ni nikoli predlagal. Kako bi lahko dve osebi, ki govorita o eni preprosti stvari, imeli tako različne interpretacije?
Leslie in Emma sta doživela klasično problematiko, ki jo je ovekovečil George Bernard Shaw, "največji problem v komunikaciji je iluzija, da se je zgodila."
Na delovnem mestu bodo ljudje, ki podobno kot Leslie, ki premalo prenašajo svoje ideje na vas. In če tega ne storijo, lahko to ustvari ovire. Lahko vas pošlje v predvajanje v napačno komunikacijo. Zapravljeni čas, grozna prenova in popolne napake se lahko pojavijo, ko vaš kolega ali šef ne sporočita, kaj želita učinkovito ali uspešno.
Vsak dan si lahko zaželite, da bi ti ljudje jasneje komunicirali. Toda to najbrž ne bi smelo biti vaša strategija. Namesto, da bi želeli, poskusite z naslednjimi tremi tehnikami, da si zagotovite jasnejšo in učinkovitejšo komunikacijo od drugih.
1. Ko sprejemate dodelitev
Emma je mislila, da sliši, kaj hoče njen šef. Konec koncev sta stala v isti sobi in se pogovarjala drug z drugim. V resnici pa so bila Leslieva navodila za "preoblikovanje brošure" nejasna in nepopolna.
Odlična strategija za bolj jedrnat in poseben način je postavljanje vprašanj, ki zagotavljajo jasnost.
Takole bi bilo slišati Emma: "Leslie, ko rečeš" preoblikovanje brošure ", lahko kaj več poveš o meni, kaj misliš pod tem in kakšna so tvoja pričakovanja?"
Emma bi precej hitro ugotovila, da imata ona in njen šef edinstvene ideje o končnem izdelku. Potem bi se lahko podrobneje vprašala še o več vprašanjih in poizvedovala o vsem, od grafike in barvne sheme do roka za prvi osnutek.
Vprašanja so vaše skrivno orožje na delovnem mestu. V dvomih prosite druge, naj pojasnijo svoja pričakovanja. Vprašajte, dokler niste prepričani, da razumete. Presenečeni boste nad načinom, kako vse skupaj racionalizira.
2. Ko ste na sestanku
Ste bili kdaj na sestanku, ki je sestankom namenil slabo ime? Videla sem menedžerje, ki se nagibajo na videz brez jasnega namena ali želenega izida. Poleg tega vodja zveni, kot da glasno obdela svoje misli, bolj kot to omogoča skupinski pogovor. Nihče ni prepričan, kaj je treba jemati resno kot idejo in kaj prezreti. In vsi razmišljajo o kupu dela na svojih mizah. Čez nekaj časa ekipa pozabi, kakšen smisel je bilo celo govoriti, in duševno sprosti prostore, odpove se preverjanju e-pošte na svojih telefonih.
Neuspeh v sestanku je težko zahtevati od šefa ali kolega, da bi bili bolj učinkoviti v svojem govoru. Ampak lahko, in ni treba biti zloben. Preprosto prekinite, ko je premor, in prosite za pojasnilo.
"Bob, v sobi opažam nekaj nabranih obrvi. Zdi se, kot da nas nekateri na to temo ne spremljajo. Ali nas lahko sprehodite nekaj korakov nazaj in na visoki ravni pregledate ključne točke? Želim biti prepričan, da vemo, kaj potrebuješ od nas. "
Verjetno boste prišli do strinjanja, drugi pa bodo izrazili zmedo. Dobili boste potrebne podatke in tudi svoje sodelavce, ki se vam bodo brez dvoma pozneje zahvalili za govor.
3. Ko delate po e-pošti
Večina komunikacije na delovnem mestu, kar ni presenetljivo, se zgodi prek e-pošte. Torej, ko od Angele, prijateljice iz projekta, dobite dolg, razburkan, neokusen lik, želite jokati.
Vzelo vam bo 30 minut časa, da se sprehodite po odstavkih, ugotovite, kaj govori, ugotovite, ali morate nekaj storiti, in nato ugotovite, kako se odzvati. En pogled in zapomniš si, zakaj sovražiš odpiranje e-pošte te ženske. V frustraciji se lahko z glavo udarite ob steno.
Namesto tega vadite, da sprašujete, kaj potrebujete, na prijazen, nekonfliktni način. Vprašajte Angelo, če bi bila odprta za prenovo svojih e-poštnih sporočil, da boste lahko hitreje odgovorili. In zapomnite si, če boste nekoga prosili, naj naredi nekaj drugače, ji povejte, zakaj je to dobro tudi zanjo.
„Hej Angela, opažam, da so pogosto vaša e-poštna sporočila dolga in podrobna. Super je, da posredujete toliko informacij, toda ko hitro pogledam, ne morem vedno razločiti, kaj točno potrebujete od mene in kdaj - in sovražim manjkajoče roke ali napačno razlago navodil. Bi lahko postavili glavno točko na vrh, da bi se lahko hitreje odzval na vas ali celo podrobneje opisal zadevo? Na primer: „Potrebna akcija do petka ob 9. uri | Projekt ACME "me bo spomnil, da ga takoj postavim v svoj urnik."
Verjetno boste takoj začeli prejemati visoko kakovostno e-pošto od Angele, kolegici pa boste naredili uslugo tako, da ji boste pomagali bolj profesionalno komunicirati. Pomagajte si po hrbtu.
Super bi bilo, če bi vsi komunicirali na način, ki ne bi pustil nič domišljije. Resničnost je, da komuniciramo na zapletenih, hrupnih delovnih mestih, polnih motenj in stresa. Kadar se odvijajo pomembni pogovori, je dobra praksa, da ljudem, ki vas obkrožajo, pomagate strnjeno komunicirati, tako da iz njih pridobite potrebne informacije. Morda vam bo malce neprijetno, ko prvič poskusite, a na dolgi rok boste s tem postali boljši in bolj udobni. Bonus, prihranil vam bo ure stresa in napačne energije v procesu.
