"Znebite se vseh papirjev."
Bil sem vodja projektov, ki sem delal v uradu župana New Yorka, in to je bila naloga, ki sem ji bila dodeljena. V birokraciji s sto tisoč zaposlenimi, tisoči procesov na papirju in omejenim proračunom za novo tehnologijo so me prosili, da pripravim načrt za digitalizacijo skoraj vsega.
To je bil zastrašujoč projekt, če sem ga kdaj videl. V resnici je bilo poleg nemogočih glede na omejitve, v katerih sem delal. Nisem pa mogel dvigniti rok in reči ne. Moral sem opraviti delo in nekje sem moral začeti.
Odprava projektnega dokumenta ni bila brezpogojno uspešna. V bistvu je bil bližje nekvalificiranemu neuspehu. Če se danes sprehodite v katero koli pisarno New Yorka, boste zagotovo našli papir, nabran na mizah, v nabiralnikih in nabiralnikih ter recikliral koše.
Kljub temu me je projekt naučil več o tem, kako začeti bolj nadrejeno nalogo kot katerikoli uspeh, ki sem ga kdajkoli doživel. Takole sem se naučil jemati nekaj na videz nepremagljivega in ga reševati v koščkih velikosti.
1. Pregled velike slike
New York City ima na desetine oddelkov, od katerih ima vsak na desetine oddelkov, od katerih ima vsak svoje notranje procese. Obstaja papir, ki že obstaja v omaricah in škatlah, in papir še vedno nastaja, ko stranke in zaposleni izpolnjujejo obrazce in vloge. Nemogoče mi je bilo vedeti, kje začeti, preden sem pregledal vse procese ustvarjanja papirja tam. Kateri so ustvarili največ papirja? Kateri so se podvrgli digitalizaciji in kateri so imeli zapletene dejavnike, kot je potreba po sprejetju denarja? Kateri bi ustvaril največji zalogaj za najnižji dolar?
Kar nekaj tednov sem porabil vsakega oddelka, da sem dojel občutek obsega. Izvedba te prvotne ocene lahko pomaga opredeliti vaš obseg in tudi, kaj spada znotraj in zunaj njega. Pomaga vam lahko, da svojim višjim odraslim sporočite širino naloge in pridobite njihove povratne informacije o tem, kaj jih najbolj zanima. In pomaga vam usmeriti svojo pot do logičnega izhodišča.
2. Poiščite primer uspeha na manjši lestvici
V primeru odprave projektnega dokumenta je zdravstveni oddelek pred kratkim začel projekt zmanjševanja papirja, ki ga je spodbudila selitev v pisarni. Niso hoteli vzeti vseh svojih zapisov s papirja, če jim ni bilo treba, vendar niso vedeli, katere bi vzeli in katere za seboj. Tako so izvedli večfazni projekt: Določite, kaj je treba zakonito obdržati, uničiti, česar ni, in skenirati vse, za kar ni potrebna papirnata kopija. Uvedli so tehnologijo in osebje, da bi se to zgodilo, in rezultate so pokazali.
Ena velikost ne ustreza vedno vsem, pri povečanju obsega določenega projekta pa se pojavijo novi premisleki. Toda primer uspeha ne ponuja le preizkušenih metod za dosego istega cilja, ki ga želite doseči, ampak vam omogoča tudi, da se učite iz neuspehov drugih. Ponuja model, ki ga lahko uporabite kot izhodišče. Morda ga boste morali spremeniti, razširiti ali prilagoditi tako, da ustreza vašim lastnim ciljem, vendar je lažje reagirati na nekaj, kot pa začeti s povsem praznega platna.
3. Prepoznajte nizko visi plod
Da, "nizko viseče sadje" je zagotovo nekje na seznamu pretiranega pisarniškega žargona, zato naj ga poimenujemo kar je: enostavne stvari. Stvari, ki stanejo najmanj in vam vzamejo najmanj časa. V primeru odprave projektnega papirja je to pomenilo, da se znebite zastarele dokumentacije, ustvarite preproste spletne obrazce in odložite zapise, ki so že pred roki njihove veljavnosti.
Obstaja nekaj razlogov, da začnete s preprostimi stvarmi. Najprej vam daje nekaj zarez na pasu. Ta občutek gibanja naprej, minimalni, kot je morda, je pomembna psihološka zmaga. Daje vam zagon, gorivo za zahtevnejša dela pred vami. Drugič, omogoča, da pokažete napredek zainteresiranim stranem v projektu in ustvarite vero v svojo sposobnost, da dosežete nadaljnje faze dela.
4. Navedite svoje največje ovire
Tudi ko odkljukate majhne uspehe, je pomembno, da vzamete občutek nemogočega izziva in ga razbijete v konkretne ovire. Ne da bi jih poimenovali, je toliko težje razviti strategije za njihovo premagovanje. V svetu odprave papirja je bila ena ovira zapletenost zajemanja podatkov, vnesenih v spletni obrazec, druga pa je bila prilagoditev zakonskih zahtev za elektronski podpis.
Postavitev teh ovir lahko privede do odkritja, da zaznana ovira ni tako velik izziv, kot ste sprva domnevali. Lahko pa pride do velikega zapore cestnega prometa, za katerega ste prej mislili, da je nepomemben. Če veste, kakšne ovire so že zgodaj, boste preprečili, da bi se slekli, ko ste že v kolenu. Prav tako vam lahko pomaga, da razporedite vire, ki jih boste potrebovali za spopadanje z njimi, pa naj gre za politično podporo, financiranje ali strokovno vodenje.
5. Postopno opustite delo
Kitajski filozof Lao Tzu je slavno rekel, "pot v tisoč kilometrih se začne z enim korakom." Prav tako je, da pot v tisoč miljah obsega štiri manjša potovanja v 250 miljah ali 10 prevozov v 100 miljah. Če zaradi svojega zastrašujočega projekta v obvladljive faze naredite precej manj zastrašujoče. In vam omogoča realne vmesne mejnike, katerih cilj je doseči med prvim korakom in korakom.
Pri poskusu digitalizacije procesov na papirju v vladi New Yorka je bilo več možnosti za postopno odpravo dela. En pristop je bil obravnavati določeno število oddelkov hkrati. Za začetek je bilo treba določiti, kateri papir je mogoče odstraniti, nadaljevati z uporabo tehnologije za njegovo digitalizacijo in zaključiti z usposabljanjem osebja in oglaševanjem nove tehnologije strankam. Najbolj logičen način za postopno odpravo velike količine dela bo odvisen od narave samega dela, vendar se ga je vedno treba lotiti, preden se poglobite v globino.
6. Nastavite pričakovanja
Karkoli naredite, ne obljubljajte pretiranega, česar niste prepričani, da boste lahko dosegli. Vprašajte, kaj potrebujete, da se to zgodi. In če tega ne morete dobiti - naj gre za ljudi, denar ali tehnologijo -, pojasnite načine, ki bi lahko vplivali na vašo časovnico. Včasih bo vodja nekaj zahteval, če ne razumete dela, potrebnega za njegovo dosego, vendar ko enkrat sestavite svojo oceno in ugotovite ovire, lahko to odtenek pošljete.
Tresenje glave in tek v drugi smeri je pogosta in včasih upravičena reakcija na najbolj odmevne projekte. Zagotovo pa vas ne bo nikamor pripeljalo. Tudi najbolj zastrašujoče naloge je mogoče rešiti s pravimi obeti, dobrim razumevanjem dela, ki ga čaka, in naborom realističnih in dosegljivih mejnikov, s katerimi se lahko odpravite na pot.
