Delo v veliki podjetniški pisarni je lahko blagoslov in prekletstvo.
Na eni strani imate na razpolago na tone virov - tehnično pomoč, ustvarjalne ekipe, mentorje, dobro založeno sobo za oskrbo in vse drugo, kar potrebujete samo za naročilo.
Toda po drugi strani birokracija korporativnega okolja lahko zlahka zavira nove ideje in upočasni delo, ki ga morate opraviti. Med nepotrebnimi politikami, neskončno dokumentacijo in pomanjkanjem odločanja se lahko začnete spraševati, ali se nosilci korporativnih pravil aktivno trudijo, da bi vaše delo otežili.
Resnica je, da verjetno kmalu ne boste mogli samostojno znebiti svoje družbe takšnih smeha - ne birokracije. Toda če se z njo soočite in pravilno ravnate z njo, lahko naredite veliko manj frustracij zase in za svojo ekipo.
Potem ko sem nekaj let preživel v podjetniškem svetu, se mi zdijo stvari, ki so me najbolj motile - in kako sem se naučil proaktivno ravnati z njimi.
Vprašanje: Pomanjkanje preglednosti
Če niste v paketu C, obstaja velika verjetnost, da ne boste dobili veliko informacij o poslovnih odločitvah vašega podjetja. Tudi če ste v nadzorni vlogi, vas bodo verjetno zaslepile nepričakovane objave, nove pobude in spremembe politike.
Vzemite svojo pisarno: Pred približno mesecem dni so bili štirje zaposleni v mojem oddelku poklicani na sestanek, kjer so bili odpuščeni - vsi brez mojega predhodnega vedenja. Kot njihov nadzornik sem pohitel k svojemu menedžerju, da bi vprašal, kaj ve o situaciji. Izkazalo se je, da ni imela pojma, da se odpuščanja dogajajo, na katerih informacijah temeljijo in če bo prišlo več.
Enako se je zgodilo, ko je bilo naše podjetje kupljeno in združeno z drugim podjetjem. Spremembe v strukturi in vodenju so bile posredovane samo nekaterim oddelkom, preostali zaposleni pa so bili odvisni od govoric, dokler informacije niso strateško filtrirane.
Kako ravnati
Resnično ni zajamčenega načina za vpogled v notranje delovanje vašega podjetja - če generalni direktor ne želi, da to veste, verjetno ne boste mogli izvedeti. Vendar ne boli, da redno komunicirate s svojim nadzornikom in sprašujete, kaj ve o določenih situacijah. Ugotovil sem, da tudi če mi vodja ne more povedati veliko podrobnosti, lahko občasno naberem informacije (ki mi vsaj dajo velik del slike, čeprav ne vidim celotne stvari).
Druga stran, ki se spopada s pomanjkljivim znanjem (in frustracijami, ki prihaja zraven), je, da se osredotočite na to, da ste v svoji vlogi gibčni. Težko je, če se boste lahko naučili sprejemati spremembe na milostljiv in miren način (namesto da bi se pritoževali ali nenehno spraševali, zakaj se stvari ne morejo vrniti na način, kot so bile prej), boste imeli veliko lažje prilagajanje in sprejeti spremembe v koraku.
Težava: Na videz neuporabne politike
Oglejte si priročnik vsakega podjetja in našli boste politiko po pravilniku glede vsega od pričakovanega vedenja do oblačenja do odvzema prostih dni. In večinoma se verjetno ne sprašujete, zakaj so te politike potrebne.
Se pravi, dokler ne naletite na pravilo, ki določa nekaj absurdnega: Na primer, da se PTO lahko zahteva le v korakih po pol ali čez dan, namesto po uri (in pol ure? Pozabite!) - torej imate izkoristiti štiri ure tega dragocenega počitniškega časa za zdravniški pregled, namesto samo ene. Ali pa velja pravilo, da zaposleni na uro ne morejo uporabljati svojih mobilnih telefonov za pisanje besedila ali brskanje po internetu, tudi ko so med kosilom in odmori.
Za pisarno, polno odraslih, ki vedo, kako opraviti delo? Te politike se zdijo nepotrebne in nepoštene.
Kako ravnati
Frustrirajoče so lahko pravila, zato verjetno obstajajo utemeljeni razlogi. Ugotovil sem, da mi pomaga, da jih sprejmem (in uveljavim), če lahko dobim več informacij o teh razlogih. Če na primer ugotovim, da naš sistem PTO preprosto ne more obdelati ničesar drugega kot štiri- ali osemurne zahteve, se počutim bolj zadovoljno, kot če prevzamemo, da nas kadrovski oddelek preprosto sili, da tako hitro porabimo svoje ure mogoče. (Vem tudi, da je to edini razlog za pravilo, da ga je mogoče preobleči - kot bi zaposlenemu omogočil, da preskoči uro za kosilo, da nadomešča zdravnikov sestanek, zaradi katerega je bil pozen.)
Vprašanje: pomanjkanje sposobnosti odločanja
Dokler niste na položaju direktorja, v resnici nimate veliko prostora za odločanje v imenu svoje ekipe, strank ali celo v resnici sami.
Na primer, glavna naloga moje ekipe je pripraviti programsko opremo strank za elektronsko pošiljanje zavarovalnih zahtevkov, vendar smo bili pred kratkim odgovorni tudi za reševanje sporov na računih. Torej bi stranke poklicale, če bi jim zaračunali dvakrat večji znesek. Te težave bomo lahko do neke mere raziskali, saj bi se lahko na daljavo prijavili v njihov sistem.
Toda ulov je bil, četudi smo ugotovili, da je račun napačen, nismo imeli dostopa do naročnikove pogodbe, v kateri je bilo določeno, kakšne so in niso bili odgovorni za plačilo. Tudi če je bilo očitno, da si je stranka zaslužila dobroimetje za preplačilo, ga nismo mogli pooblastiti. Stranko smo morali prestaviti na drug oddelek, nato pa smo morali iti po vrstah, da smo dobili dovoljenje. Za vse vpletene je bilo naporno in vneto.
Ne glede na položaj, v katerem delate, verjetno to tudi doživite. Morda niste pooblaščeni za sprejemanje odločitev, spreminjanje procesov ali odhod stranke na okončino brez ustrezne odobritve, kar lahko povzroči nekatere neprijetne situacije.
Kako ravnati
Če že pred časom vem, da nisem pravi človek, ki bi spremenil ali odobril nekaj, bi rad to razkril v celoti. Ko bom s stranko govoril o računu, bom pogovor predgovoril z obrazložitvijo: "Pomagal bom raziskati to težavo, toda če bo vaš račun dejansko popravljen, vas bom moral prenesti v našo stranko oddelek, v redu? "
Če postavite pravilna pričakovanja s strani vsakega, ki sodeluje, boste odpravili frustracije, ki bi nastale, če bi počakali do konca pogovora in razložili pomanjkanje avtoritete.
Izdaja: Neskončna dokumentacija in rdeči trak
Čeprav imate morda neskončen seznam opravkov in poln niz projektov, se dejansko izkaže, da je napredek pri teh stvareh pogosto lažji kot narediti. Namesto da se potapljate takoj, morate najprej izdelati načrt projekta, v katerem so natančno določeni, koga boste morali vključiti, stroški, ki jih boste imeli, in pričakovani časovni razpored.
Če želite dobiti povratne informacije o njem, ga pošljete svojemu šefu - in ko se po enem tednu ne oglasite, boste poslali nekaj nadaljnjih sporočil. Počakali boste, da dobi dovoljenje z vrha in šele nato, nekaj tednov po tem, ko ste "začeli" projekt, boste dejansko lahko začeli.
Zveni znano? V takšnih okoljih je težko - in neverjetno frustrirajoče - dejansko narediti karkoli.
Kako ravnati
Na žalost bo upiranje obstoječemu postopku odobritve, dolgotrajen in mučen, le trajalo dlje. Na primer, moji zaposleni pogosto pridejo k meni, da bi se pritožili nad določenim načinom početja, in vsakič bom vprašala: "Ali lahko dokumentirate nekaj primerov?" Konec koncev, samo tako lahko ugotovim, ali se lahko spremenijo - in če je tako, jih predstavite višjim. Če moji uslužbenci niso pripravljeni na te primere, to doda postopek ali dan ali dva - če pa bodo pripravljeni, lahko začnemo takoj.
Enako velja za izdelavo projektnih načrtov, izpolnjevanje dokumentov in izdelavo načrtov projektov. Ja, bolečina je, toda če lahko predvidete, da bo to potrebno, in začnete pred časom, boste začeli (in izognili se boste frustraciji, ko bi šef ponovil: "Ste to dokumentirali? ”). Nasvet za strokovnjake: Poskusite ustvariti predloge za večkratno uporabo, ki jih lahko uporabite, ko prosite za odobritev, predlagate spremembo ali predstavite idejo.
Na koncu dneva obstajajo pravila in pravilniki, ker omogočajo nemoteno poslovanje podjetij. Morda bodo frustrirajoči, vendar ne gredo nikamor. Če pa prilagodite način, kako ravnate z birokracijo, boste lažje krmarili po vodah - in v vsakodnevnem delovnem življenju boste močno spremenili.
