Se vaše delovno mesto v zadnjem času malo sliši kot kongres? Ali vsakdo dela za svojo ekipo in ne za kolektivno izboljšanje podjetja? Ali imate težave pri prehodu čez hodnik, da pridobite informacije, ki jih potrebujete za svoje dobro delo - ali sploh?
Čeprav so neprofitni zaposleni združeni s poslanstvom njihovih organizacij, sem ugotovil, da te težave prizadenejo neprofitne organizacije toliko, kot to počnejo druge družbe. Čeprav imamo morda v mislih en končni rezultat, nas zlahka delijo naše funkcije in način, kako izpolnimo to poslanstvo.
Najpogostejši spopad v neprofitnem svetu je med programskim osebjem in osebjem za zbiranje sredstev. Zaposleni v programu pogosto obtožujejo zbiranje sredstev, da se osredotočajo na denar nad poslanstvom, napačno predstavljajo delo organizacije ali izkoriščajo stranke. Po drugi strani se zbiranje sredstev zmede, ko jih programski uslužbenci ne vpišejo v pomemben razvoj dogodkov, zato težko zberejo denar, potreben za delovanje programov. Dodajte dejstvo, da so neprofitne organizacije nenehno premajhne in imate veliko stresa in prenapolnjenega osebja, kar lahko privede do nenadnega vedenja in neučinkovitega zbiranja sredstev ter razvoja programov.
Ne glede na to, ali ste tudi vi neprofitna organizacija ali je vaše podjetje preprosto razdeljeno na nevidne silose, ki se ne morejo igrati lepo, tu je nekaj mojih najboljših nasvetov, kako s sodelavci zakopati valilnico in ugotoviti, kako komunicirati boljše.
1. Pojasnite svojo vlogo
To se zdi osnovno, vendar je verjetno koren številnih vaših težav. V moji situaciji kot zbiralec sredstev pričakujem, da bo celotno osebje - ne glede na določeno vlogo - sodelovalo pri zbiranju sredstev na neki ravni. Če pa jim v prejšnji vlogi ni bilo treba storiti tega ali pa v celoti ne razumejo, zakaj vložim prošnjo, bom pogosto naletel na odpor. Da bom stvari zgladil, razložim, kaj potrebujem in zakaj ga potrebujem. V nasprotnem primeru za ljudi, ki nimajo veliko izkušenj z mojo funkcijo, je videti, kot da jih prosim, naj opravijo svoje delo zame.
Prav tako je pogosto koristno jasno navesti, kako jim lahko vaša vloga pomaga v zameno. Na primer, kot nekdo, ki redno komunicira s financerji, razlagam, kaj počne moja organizacija in kako to počnemo vsak dan. Srečam se tudi s fundacijami, ki podpirajo več drugih neprofitnih organizacij na našem področju in imajo občutek za najboljše prakse. Zaradi tega sem popoln udeleženec katerega koli srečanja o načrtovanju programa, še posebej, če vodjo skrbi, ali se lahko nov program financira ali ne.
Ko vaši sodelavci natančno vedo, kaj od njih potrebujete, da izpolnijo svojo vlogo in kako jim lahko pomagate v zameno, boste ugotovili, da komunikacija in sodelovanje postaneta veliko lažja.
2. Udeležite se sestankov druge strani
Iskreno, največja težava pri komunikaciji v mnogih organizacijah je pogosto ta, da med seboj dejansko ne komuniciramo! Zdaj vem, da v koledarju nihče ne potrebuje drugega dogodka, toda če ste opazili prekinitev sodelovanja ali komunikacije med oddelki, je morda čas, da se udeležite rednih sestankov druge strani. Na ta način jim ni treba zapisovati, jih tipkati in vam jih pošiljati (ki jih tako ali tako verjetno nikoli ne boste prebrali). Namesto tega lahko s svojo prisotnostjo informacije takoj razložite.
Všeč mi je, da kolegi sedijo na sestankih za zbiranje sredstev - pogosto imajo odlične ideje ali povratne informacije o vprašanjih, s katerimi se srečuje moj oddelek. Včasih je dnevni red preprost kot posodobitev programa, včasih pa bo kdo iz drugega oddelka predlagal popolnoma nov način razmišljanja o projektu - kar pomeni tudi nov način zbiranja sredstev za ta projekt.
Ta srečanja vam omogočajo tudi boljše razumevanje izzivov vaših kolegov. Če se vam zdi, da so smešni, če vas lovijo za določene informacije ali leni, če ne naslavljate tistega, kar mislite, da je zvezdna ideja, se bo to lahko spremenilo, ko začnete razumeti njihovo celotno strategijo ali ko odkrijete, koliko dela gre v eno od njihovih projekti.
3. Načrtovanje je moč
V moji organizaciji največ trenja med osebjem nastane zaradi urnikov in pričakovanj. Zaposleni pri zbiranju sredstev so zadolženi za upravljanje predlogov in prijavljanje rokov fundacijam, včasih pa ti roki zahtevajo precej smešne čase preobrata.
Če se zaposleni v programu umaknejo v roke teh rokov za zbiranje in analizo potrebnih podatkov, se lahko - razumljivo - razočarajo in stresajo. In včasih jih je zaradi zapletenosti potrebnih podatkov in informacij v tem časovnem okviru morda nemogoče obrniti. V tem primeru se lahko uslužbenci, ki zbirajo sredstva, dogovarjajo in postavljajo različna pričakovanja s financerji, vendar tudi oni potrebujejo čas za to - kar pomeni, da programsko osebje ne more počakati do zadnjega trenutka, da zahteva podaljšanje.
Glede na vašo organizacijo vam lahko nekaj preprostega kot nastavitev skupnega koledarja pomaga sporočiti notranje in zunanje roke. Prav tako ni slabo rešiti vseh pomislekov takoj, ko se pojavijo, na primer, ko prispe pismo o potrditvi nepovratnih sredstev, tako da ima osebje za zbiranje sredstev več časa za pogajanja ali celotna ekipa lahko sodeluje pri ustvarjanju načrta B.
Tako kot e-pošta, mobilni telefoni in internet so nam pomagali ostati v stiku, učinkovita komunikacija ostaja izziv za vsako delovno mesto. Na koncu dneva si zapomnite, da ste vsi skupaj v tem in da je vaš uspeh odvisen od tega, da vsi dobro opravljajo svoje delo. (In če vse drugo odpove, poslušaj Otisa in poskusi z malo nežnosti.)
