Dvignite roko, če ste se v službi znašli v eni od naslednjih situacij:
- Sestanek, ki se konča, vas prisili, da se pozno prikažete na naslednji sestanek, ne morete pravočasno dokončati projekta ali zamudite dogodka po opravkih.
- Srečanje, ki je tako neorganizirano, da iz njega pridete razmišljati, kaj se je pravkar zgodilo?
- Srečanje, ki se konča, je popolna izguba časa.
Ali v očeh vidim roke vseh? Tako mislil. Vsak od teh težav bi bilo mogoče rešiti z eno preprosto stvarjo: dnevni red sestanka .
Kaj je ta čarobni koncept, vprašate? Dokument, ki zajema naslednje postavke:
- Kaj morate predhodno pripraviti ali prinesti na sestanek
- Kdo se udeležuje
- Zakaj se srečujete in katere cilje želite doseči
- O čem boste govorili, kdo bo govoril o tem in koliko časa bo vsaka tema vzela za razpravo
- Vsi naslednji koraki, ki jih želite storiti po sestanku
Verjetno ste že prej uporabljali kaj takega, vendar na manj formalni način. Mogoče ste na primer izpolnili razdelek z opombami v koledarju in povabili ljudi, na katere dokumente naj se sklicujejo. Ali pa ste na kratko poslali e-poštno sporočilo s točko torkega srečanja, na katerega ste pravkar povabili celotno podjetje.
Toda bolj poglobljena in konkretna postavitev za natančno to, kako naj bi potekalo vaše srečanje, je lahko tako zelo koristna. Kot prvo, je ključna dokumentacija - če pisno zapišete, o čem ste govorili, in odločitve, ki ste jih sprejeli, imate nekaj, na kar se lahko sklicujete, če bi kdo (vključno s šefom) vprašal vaše prihodnje odločitve.
Še nekaj pa pomaga tudi najbolj skupnim skupinam ljudi, da ostajajo organizirane in osredotočene, hkrati pa tudi odgovarjajo. Ljudje lahko pridejo na pogovor pripravljeni, kar pomeni, da lahko svoj omejeni čas učinkovito izkoristite, lahko se počutite prepričani, da je bilo srečanje produktivno, in lažje določite naslednje, kar je mogoče.
In k sreči za vas, smo ustvarili predlogo dnevnega reda, ki jo lahko takoj izpolnite, kar vam bo prihranilo čas, da napišete svojo. Samo odprite dokument, naredite kopijo in ga vodja vaše ekipe izpolni.