Obstaja posebna vrsta ogorčenja, če sestanek pusti občutek, da je še manj prepričan, kakšen smisel je bil, kot ko ste hodili (v tem primeru morda kdo potrebuje ta vodnik za vodenje učinkovitih sej, predlogo dnevnega reda sestankov ali ta članek opis, kdaj bi morali res sestavo prestaviti).
Tudi če zadeve niso tako skrajne - morda ste imeli spodbuden in zavzeten pogovor - je še vedno razočaranje, če se iz tega nič ne zdi. Obstaja pa preprosta rešitev: e-poštno sporočilo po sestanku.
"Splošni namen je, da so vsi odgovorni za enaka pričakovanja. Torej imate na isti strani ekipo, ki deluje na istih ciljih, kar ohranja stvari učinkovite in produktivne, prav tako pa zaničuje frustracije, "pravi Heather Yurovsky, karierna trenerka Muse in ustanoviteljica podjetja Shatter & Shine. "Nihče ne mara občutka, kot da bi sedel na sestanku, ki je imel dober zagon in se potem nič ne zgodi."
Preberite si vse, kar morate vedeti o pošiljanju popolnega e-poštnega sporočila po sestanku, tako da nikoli niste odgovorni za preprečevanje napredka pri nečem, s čim ste se srečevali.
Kdo naj pošlje e-poštno sporočilo po sestanku?
V redu, morda že vsi razmišljate o nadaljnjem e-poštnem sporočilu. Kako pa veste, ali ste vi tisti, ki bi ga moral pošiljati?
Pogosto je očitno. Če ste organizirali sestanek, oblikovali dnevni red in vodili stvar, obstaja velika verjetnost, da bi morali biti vi tisti, ki boste zaprli zanko z misijonarjem po sestanku.
"Običajno je na koncu sestanka jasno, kdo je odgovoren, včasih pa ne, še posebej, če gre morda za nov projekt, ki ga še nihče tehnično nima v lasti, " pravi Yurovsky. "Preprosto želite zagotoviti, da se ne odpravite, kot da lajate naročila drugim ljudem, in da resnično izvira iz prave osebe, ki jo bodo ljudje poslušali in spoštovali lastništvo in rok."
Če gre za bolj dvoumno situacijo, razmislite, ali je smiselno, da stopite k tej nalogi. "Če na koncu sestanka ni povsem jasno, kdo je odgovoren za to, in se počutite pripravljeni, da po tem pošljete to e-pošto, nato dvignite roko in recite:" Hej, vesel, da pošljem e-poštno sporočilo po sestanku, razen če nikogar drugi, ki meni, da je bolj primerno, da prihaja od njih, "pravi Yurovsky. „Torej, prostovoljno se ukvarjate. Nikogar ne kličete, da bi jim to dodal, ampak dajete tudi drugim ljudem možnost, da rečejo: "O ne, mislim, da to dejansko mora priti od Joea."
Kdo bi moral biti vključen?
Ko je polje "od" poravnano, je čas, da razmislimo o poljih "do" in "cc". Poskrbite, da boste sporočilo poslali vsem udeležencem srečanja, tudi vsem, ki so bili na seznamu povabil, vendar se jih morda niso mogli udeležiti. Potem razmislite, ali je na sestanku kdo, za katerega ste ugotovili, da bi bil prisoten, pa tudi kakšne druge zainteresirane strani, ki bi morale ukrepati ali imeti vidno temo. In končno, če imate opravka s starejšimi kolegi, razmislite o kopiranju njihovih pomočnikov.
Kdaj naj gre ven?
"Najbolje je, da povzetek pošljete čim bližje, da pridejo na sejo, " pravi Yurovsky. "Če je sestanek konec dneva in želite počakati na prvo jutro naslednje jutro, je to v redu, toda ko se bližate sestanku, več je zagona in ne začne padati na dno gomile ljudi. "
Z drugimi besedami, razmislite o povzetku podaljšanja sestanka in ga pošljite, medtem ko je razprava še vedno sveža v vaših mislih in vseh ostalih. Če že vnaprej veste, da se boste tega lotili, se lahko celo lotite načrtovanja, tako da v koledarju takoj po sestanku zaprete čas, da ga opravite.
Kaj naj vključuje?
"Namen e-poštnega sporočila je, da se vsi postavijo na isto stran, " pravi karierna trenerka Muse Kristina Leonardi. Toda kaj natančno spada v to, da se to zgodi, "je odvisno od narave sestanka in kakšen namen je, kakšen je cilj?" Pravi Leonardi.
"Če je bilo vprašanje ali izziv, ki ga je bilo obravnavano, in je sestanek rešil to vprašanje ali izziv, je to lahko kot zahvala in samo čestitanje, " pojasnjuje. Ali "lahko je razjasniti vloge in smer v določenem projektu ali nadaljnje ukrepe, ki jih je treba sprejeti, in kdo naj bi jih sprejel."
Kot splošno vodilo si omislite nekaj ali vse naslednje:
- Zahvala ljudem za njihov čas in trud
- Povzemanje vseh ključnih točk, zajetih ali razpravljanih med srečanjem
- V nadaljevanju so opisani akcijski predmeti in lastniki ter roki za naslednje korake
- Pripenjanje ali povezovanje z ustreznimi viri in dokumenti
- Povabi ljudi, da postavijo vprašanja ali se znova sestanejo
Leonardi vas poziva, naj bodo kratki in sladki. Toda tudi obseg e-pošte je odvisen od sestanka. Če prihajate iz običajnega mesečnega sestanka skupine ali relativno hitrega in rutinskega sestanka za posodobitev projekta, lahko to sporočilo odraža v dolžini. Če boste po dvournem sestanku odbora ali strategiji poglobljenega potovanja poslali nadaljnjo opombo, bo videti nekoliko drugače. Enako velja za vaš ton.
"Vedno želite biti vljudni, četudi pošiljate hiter e-poštni naslov, " pravi Yurovsky. "Prav tako želite pisati ne samo v tonu organizacije, temveč tudi o samem sestanku." Skratka, ne povzemajte priložnostnega sestanka s soigralci v preveč formalnem tonu in ne pošiljajte povzetka na vodje, ki zveni, kot da se pogovarjate s prijatelji ob srečni uri.
Kot pravi Yurovsky, je "poznavanje občinstva tam zelo pomembno."
Ali obstaja predloga, ki jo lahko uporabim?
Vse zveni do zdaj? Kul, zdaj ste verjetno pripravljeni na to. Tu je predloga, ki jo lahko delno ali v celoti uporabite, odvisno od posamezne situacije.
- - dokončal do
- - dokončal do
- - dokončal do
- - dokončal do
Kaj pa primer?
Tukaj lahko izgleda to v praksi:
- Za prodajo novega izdelka potrebujemo jasnost in dodatno usposabljanje, da bomo v tretjem četrtletju uspešni, pa tudi nekaj novih zavarovalnih materialov za notranjo in zunanjo uporabo.
- Ker se je taktikom skupne rabe na tem srečanju zdelo tako koristno, bomo preizkusili, ali imamo dva tedna kramljanje, da bi pogosteje prenašali trike in nasvete
- Vzpostavite in izvedite vadbo - Jackie se bo zaključila do 20. junija
- Ustvarite en list za notranjo uporabo - Rob bo dokončan do 25. junija
- Posodobite predstavitveno gradivo za zunanjo uporabo - Jorge bo dokončan do 30. junija
- Nastavite ponavljajoče se kramljaje - Quinn se bo končal do 1. julija
