Medtem ko izguba podatkov vpliva na vsakogar, ki uporablja računalnik, je še posebej težavno za tiste, ki uporabljajo programsko opremo za obdelavo besedil. Izgubiti pomembne dokumente, ki ste jih ustvarili toliko časa, da ustvarjate, je frustrirajuće - še posebej, če ste kot večina uporabnikov, ki ustvarijo dokumente neposredno na računalniku in nimajo koristi ročno napisane kopije. Vprašanja in pripovedi o gori o izterjavi izgubljenih datotek obilo na spletnih forumih in bombardirajo oddelke tehnične podpore. Edini varen način za obnovitev izgubljenih datotek je obnoviti iz varnostne kopije. Zato je sistem za preprečevanje izgube podatkov na prvem mestu tako zelo pomemben. Tukaj je pet načinov za varno obdelavo vaših besedilnih dokumentov.
Nikoli ne shranjujte svojih dokumentov na isti pogon kot vaš operacijski sistem
Večina urejevalnikov besedil bo shranila datoteke v datoteko Moje dokumente mapo, to je najslabši kraj za njih. Ali gre za odpoved virusov ali programske opreme, večina računalniških problemov vpliva na operacijski sistem, pogosto pa je edina rešitev preoblikovanje pogona in ponovna namestitev operacijskega sistema. V takem primeru bo vse na disku izgubljeno.
Nameščanje drugega trdega diska v računalniku je razmeroma poceni način za skrb za ta problem. Drugi notranji trdi disk ne bo prizadel, če je operacijski sistem poškodovan in ga je mogoče namestiti tudi v drug računalnik, če morate kupiti novo; Poleg tega boste presenečeni nad tem, kako enostavno jih je treba nastaviti. Če ste skeptični pri namestitvi drugega notranjega pogona, je zunanji trdi disk odlična možnost. Zunanji pogon lahko kadar koli pritrdite na kateri koli računalnik, tako da ga priključite v vrata USB ali Firewire. Veliko zunanjih pogonov ima dodatno prednost tudi z enim dotikom in / ali načrtovanimi varnostnimi kopijami; preprosto določite mape in razpored, programska oprema pa poskrbi za ostalo.
Varnostno kopirajte datoteke redno, brez skrbi, če jih hranijo
Samo shranjevanje datotek na drugačni lokaciji kot vaš operacijski sistem ni dovolj; morate ustvariti redno varnostne kopije datotek. In sprijaznimo se s tem: celo vašo varnostno kopiranje je podvrženo neuspehu: DVD-ji so opraskani in trdi diski se zlomijo. Smiselno je, da povečate verjetnost, da boste lahko pridobili datoteko z drugo varnostno kopijo; če so podatki resnično pomembni, morda celo razmišljate o shranjevanju varnostne kopije v ognjevarnem trezorju.
Bodite pozorni na e-poštne priloge
Tudi če ste prepričani, da ne vsebujejo virusov, lahko e-poštne priloge povzročijo izgubo podatkov. Razmislite o tem: če prejmete dokument z enakim imenom, kot ga imate na vašem pogonu, in da je vaša e-poštna programska oprema nastavljena tako, da shranjuje priloge na isti lokaciji, tvegate, da prepišete datoteko, ki je že tam. To se pogosto zgodi, ko sodelujete pri dokumentu, kolegi pa pošiljajo posodobitve prek e-pošte. Torej, poskrbite, da nastavite svoj e-poštni program, če želite shraniti priloge na edinstveni lokaciji ali, če to preprečite, pomislite dvakrat, preden shranite prilogo e-pošte na trdi disk.
Bodite pozorni na uporabniško napako
Ne vemo, da bi to priznali, vendar pogosto inženirjamo lastne probleme. Izkoristite zaščitne ukrepe, ki so vključeni v urejevalnik besedil, kot so različice in spremljajoče spremembe. Pogosto uporabniki izgubijo podatke, ko urejajo dokument in naključno izbrišejo dele. Ko je dokument shranjen, so deli, ki so spremenjeni ali izbrisani, izgubljeni, razen če ste omogočili funkcije, ki bodo shranjevale spremembe za vas.
Če se ne želite zmešavati z naprednimi funkcijami, uporabite F12 preden začnete delati, da shranite datoteko pod drugačnim imenom. To ni tako organizirano kot nekatere druge metode, vendar je kljub temu koristen trik.
Pojdite v Cloud
Shranjevanje datotek in njihovih varnostnih kopij v oblaku, ki je oddaljeni strežnik, postaja vse bolj pogost. Ponuja številne prednosti, kot so velikodušne dodelitve prostorov, enostavnost uporabe, dostop od kjerkoli in katere koli naprave, ki jo uporabljate, in zanesljivost. Storitve za shranjevanje v oblaku rezervno kopirajo lastne strežnike, tako da obstaja dvojna zaščita za datoteke, shranjene na ta način. Zaradi teh razlogov je shranjevanje v oblaku vedno večja izbira za večino ljudi.
Obstaja več glavnih brezplačnih možnosti:
- Google Drive ponuja 15GB z vsakim Googlovim računom.
- Uporabniki Mac dobijo 5GB z iCloud, ki je vgrajena v vsako napravo Apple.
- Microsoft ponuja 5BG prostora z OneDrive, ki ima račune Office 365 in XBox.
Če imate več kot shranjevanje, zgoraj navedene storitve ponujajo plačljive možnosti, kot tudi številne druge družbe za shranjevanje v oblaku
Ohranite trde kopije dokumentov
To ni elegantno in vam ne bo preprečilo, da boste ponovno morali natipkati in oblikovati dokument, vendar bo obdržanje natisnjene kopije pomembnega dokumenta zagotovilo vsaj vsebino datoteke - in to je boljše od tega, da sploh ni nič.
