Nasveti za pisanje kratkih e-poštnih sporočil, ne da bi bili nesramni - muza

Na moji zadnji službi je bil eden izmed starejših članov ekipe razvpit za pošiljanje e-poštnih sporočil ob vseh urah dneva ali noči. Ni mi bilo nenavadno, da grem spat ob 23. uri in se zbudim s prazno mapo »Prejeto«, razen njenega, izjemno kratkega in e-poštnega sporočila. Kljub temu, da me nikoli ni nagovorila po imenu in v resnici le redko vključi kakšen pozdrav pred svojim neposrednim vprašanjem, nekako nikoli ni uspela zveneti nesramno ali zahtevno.

Skupaj z "hvala!", Ki ji je sledila, kar ji je bilo treba odgovoriti, je svoje ime vedno podpisala z x. Zdaj x, kot nedvomno veste iz ljubezenskega pisma, ki zapira "xoxo", ponavadi predstavlja poljub; v scenariju na delovnem mestu pa gre preprosto za prijazno gesto, veliko manj formalno kot zapiranje z "Najboljše" ali "Lep pozdrav."

Bodite prepričani, da ta trenutno priljubljeni podpis ni edini način, da shranite kratka sporočila pred zvenečimi; v resnici obstaja vsaj pet preprostih načinov, kako e-poštna sporočila ohraniti vljudno, ne glede na to, koliko besed ali nekaj besed napišete. Vseh teh idej ne boste želeli uporabljati vsakič, in ki jih boste uporabili, bo veliko odvisno od vaše publike in vašega razmerja in ravni udobja s to publiko, vendar so dobre smernice. In upali bodo, da vam prihranijo čas in energijo, da se boste lahko osredotočili na pomembnejše stvari.

1. Uporabite klicaje

A ne preveč. Precej sem izklopljen, ko se vsaka posamezna vrstica konča z klicajem. Nimate enako močnih občutkov glede vsega, kar rečete. Sploh me ne začnite vključevati dva ali tri, da zaprete en stavek ali idejo (tiste, ki jih pošljete za pošiljanje sporočil s prijatelji, shranim tudi vi.) Izberite svoje visoke vtičnice preudarno in bodite zadržani.

Poskusite to:

Poslano iz mojega zunanjega spomina.

Preden karkoli pošljete, razmislite, s kom komunicirate, in razmislite o načinih, kako naj bo to kratko, glede na to, kje ste v razpravi. Upoštevajte: Ko greste naprej in nazaj, lahko pozdrav in podpis ponavadi izpustite.

Ena stvar, ki jo je vredno omeniti, je tudi pomembnost pozornosti na to, na kar odgovarjate. Kratek odziv je lahko nesramen, če preprosto odgovorite z »Zveni dobro!« Če bi si zaslužil odgovor na vprašanje ali kakšno povratno informacijo, bo sprejemnik težko prebavil ti dve besedi, z ali brez klicaja.

Bottom line: Spoznajte svoje občinstvo in vsekakor pošljite podrobne odstavke, če razmere to zahtevajo, vendar se osredotočite na številne primere, ko je kratek lahko tudi sladek.