Tudi če ne delate v IT, skoraj zagotovo na tak ali drugačen način delujete s tehnologijo - ustvarjate preglednice, posodabljate spletne strani, preverjate podatke o strankah iz baz podatkov ali samo berete e-poštna sporočila. In kot ste verjetno opazili, tehnologija ne deluje vedno tako, kot bi želeli, ali še huje, kot bi morala. To pomeni, da morate včasih reševati težave s svojim tehnološkim timom.
Vendar kot ve vsak, ki je bil na katerem koli od teh interakcij, ne gre vedno gladko. Če želite zagotoviti, da potrebujete potrebno pomoč in da vam bodo tehnični strokovnjaki vedno z veseljem pomagali, so tu praktični nasveti za komunikacijo z ekipo na način, ki bo deloval dobro za obe strani.
1. Nujna situacija
Primer: »Spletno mesto ni več!«
Vaš digitalni svet se zruši ali pa se morda zruši samo strežnik vašega podjetja. Ne glede na to, kakšna je kriza, morate takoj stopiti v stik s svojim tehnološkim timom, vendar brez panike, razburjenja in prestavljanja miz. Ne, to morate storiti pravilno, ker je tako kritično. To pomeni, da morate tehnično ekipo čim hitreje in nazorneje predstaviti dejstva.
Toda besedo opozorila, preden pošljete to e-poštno sporočilo z velikimi črkami ali pokličete razvijalca v nedeljo zjutraj: Prepričajte se, da je situacija res "življenje ali smrt." Za večino podjetij "življenje in smrt" vključuje spodnjo vrstico . Z drugimi besedami, ali gre za težavo, ki ustavi ali resno ovira vas, vaše sodelavce ali vaše podjetje, da bi lahko pravilno služili strankam? Ja? Nadaljuj. Ne? Globoko vdihni.
Niste prepričani, kaj se šteje za nujno? Vprašajte svojega šefa, če obstaja politika, in če je tako, po uveljavljenem postopku, če se zgodi najhujše. Če nobena od teh stvari ne obstaja, načrtujte hiter klepet s svojim tehničnim direktorjem ali glavnim razvijalcem o možnosti nastavitve sistema. Kvote so, da IT ekipa ne bo samo cenila vašega zanimanja, ampak bo tudi vesela, da bo v prihodnosti prišlo do manj lažnih alarmov. (Tudi tehnični navdušenci se bojijo strežnika v strežniku ob 11.00.)
2. Notranje napake
Primer: "Ko kliknem gumb" Naprej ", se ne preusmerim na naslednjo stran."
Tokrat težava ne ogroža posla, ampak je dražljiv problem, zaradi katerega so opravila opravljena zahtevna. S svojim dnevom se boste morda lahko lotili tako, da se boste lotili hrošča, vendar ga ne smete samo prezreti.
Ponovno morate upoštevati kateri koli nastavljeni protokol za poročanje. (Če se vrnete na prvo številko, lahko pomagate vzpostaviti sistem poročanja, če trenutno še ne obstaja.) Ko vložite poročilo, ne pozabite vključiti čim več ustreznih informacij.
Poročilo o sanjah bi vsebovalo naslednje:
- Kar ste poskušali narediti
- Kaj se je zgodilo, ko ste to storili
- Naprava in operacijski sistem, ki ste ga uporabljali
- Vsaka vpletena programska oprema
- Posnetek zaslona težave
Čeprav se bodo te informacije morda zdele dolgočasne, bodo tehnični skupini pomagali hitreje diagnosticirati težavo. Želite bonus točke (in vaše težave se rešujejo hitreje)? Odpravite se s tehničnimi pogoji in se pogovorite o napaki. Vsem vpletenim bo prihranilo veliko ugibanja.
3. Nujna posodobitev
Primer: »Stranka potrebuje njegovo posodobljeno EOD.«
Vrnitev v krizno središče. Ampak tokrat ste vi tisti, ki sproži hitenje. To pomeni, da morate biti še posebej občutljivi za svoje osebje v IT. Bodite zelo jasni, kaj je treba storiti. Če potrebujete pomoč pri več postavkah, obvestite ekipo o prednostni nalogi vsakega posameznika, samo v primeru, da vsega ni mogoče storiti hkrati.
Namesto da bi zahtevali, da tehnična ekipa odloži vse, kar vam bo v pomoč, vprašajte, koliko časa se jim zdi potrebno za spremembo. Če tega ne morete opraviti tako hitro, kot želite, morate poudariti, zakaj je naloga tako nujna (se spomnite te spodnje vrstice?) In jasno povedati, da ste tu, da jo čim prej opravite.
Ključno je tudi, da se spomnite, da to, ker nekaj potrebujete, vedno ne omogoča. Vedno predpostavljajte, da je tehnična ekipa pred rokom, ki je bila opravljena z vašo nujno nalogo, delala drug projekt (ali dva ali tri) z rokom.
Da, verjetno legitimno potrebujete, da takoj storite nekaj, vendar obstaja začasen ali hiter popravek (na primer samo popravljanje tipk in prelomljenih povezav), ki bi deloval za zdaj? Če je tako, pojdite s tem. Nato postavite časovnico za preostali del projekta, ki deluje vsem.
4. (majhen) predlog
Primer: "Bralci bi morali ustvariti način, da komentirajo naš blog z uporabo svojih Facebook profilov."
Imate pametno idejo, za katero menite, da bi izboljšala aplikacijo ali spletno mesto vašega podjetja? Morda ste na nečem. Ampak to ne pomeni, da bi se morali pohiteti s tehnološko ekipo in pričakovati pohvale za vašo idejo. Namesto tega morate biti pametni in spoštljivi s tem, kako pristopite k temu.
Razvijalcem ali oblikovalcem sporočite, zakaj menite, da je vaša ideja vredna implementacije ("Naša marketinška ekipa je ravnokar objavila nekaj statističnih podatkov o tem, kako aktivni so naši kupci na Facebooku. Mislim, da bi nam to lahko pomagalo izboljšati sodelovanje na spletnem mestu"). Vendar hkrati upoštevajte časovne in denarne omejitve, s katerimi se soočajo vsi. In ne pozabite spoštovati znanja in mnenja IT strokovnjakov. Razmislite o uporabi "lahko" namesto "bi", da ne bi zveneli, kot da že poznate vse prave odgovore.
Če so takšne ideje redni del vaše službe, poskusite spoznati razvoj ali oblikovanje. Tudi nekaj osnovnega znanja vam bo pomagalo narediti bolj uporabne in realne predloge.
5. Velika ideja
Primer: "Kako je s preoblikovanjem celotne domače strani?"
Včasih želite stvari pretresati. In vaši vpogledi kot zunanji sodelavci so lahko (včasih) ravno tisto, kar je potrebno za osvežitev strategije ali blagovne znamke vašega podjetja.
Ampak, ne zamudite svojih revolucionarnih pozivov. Spet morate povedati svojemu oblikovalcu ali razvojnemu timu, zakaj menite, da je sprememba potrebna. Ker gre za večji remont, o katerem govorite, bi morali biti pripravljeni upravičiti stroške in čas, potreben za njegovo izvedbo.
Ideja lahko postane bolj privlačna, če najdete način, kako pomagati. Mogoče si lahko beta tester. Lahko pa napišete kopijo. Morda pa lahko tehnološkemu timu posodite svojega pripravnika, da pomaga raziskati nekaj (enostavnejših) vidikov postopka. Kakršenkoli način, na katerega boste lahko stopili, bo olajšal obremenitev, kar pomeni, da lahko vaša velika ideja hitreje postane resničnost.
Ne glede na to, ali potrebujete časovno občutljivo opravilo ali pa samo ustvarjalni predlog za izboljšave, če se boste približali svojemu tehnološkemu timu, ko boste potrebovali njihovo pomoč, boste olajšali obe svoji službi in pomagali vsem skupaj bolje sodelovati - v najboljšem primeru bo manjše zmede e-poštnih sporočil, stres vsi ven.
