Ste že kdaj občutili strah pred poznim popoldnevom, ko pogledate delo, ki ste ga do zdaj opravili, in pomislite: »Zakaj mi to traja toliko dlje, kot bi moralo?« Potem, ko je dan mimo uro ali dve pozneje, ste kreten, da niste porabili bolj produktivno. Bil sem tam. Nekaj dni sem se počutila, kot da tako težko delam, a sem se zelo malo končala.
Potem pa me je nekega dne zadelo: obstaja velika razlika med zasedenostjo in produktivnostjo. Da, da, to smo že slišali. Toda ali ste res premislili in razmišljali o tistih časih, ko ves dan sedite za računalnikom, a ne bi na koncu kaj pokazali?
Ja? Tu so najpogostejši razlogi, da se to zgodi (vedno znova):
1. težava: nastavite si preveč prioritet
Kdo ni odgovoril na vprašanje "Kako si?" Z "Zaseden!" Ne gre toliko za pomanjkanje prioritet (ki pogosteje vodijo v brezdržljivost), ampak preveč tega. Ko daš enak poudarek na delu, družinskem življenju, kosilu, telovadbah, druženju s prijatelji, prostovoljstvu, posodabljanju svojih profilov na družbenih medijih, branju treh časopisov vsako jutro - na koncu začneš veliko projektov in končaš zelo malo.
Rešitev: Izrežite seznam
Že beseda „prednost“ pomeni, da ste se odločili za nekaj pomembnejšega od vsega drugega. Prevod: Ne morete imeti 20 »prednostnih nalog«. Če imate na seznamu samo tri ali štiri pomembne postavke, boste lažje dosegli veliko več. Začeli boste videti, da se produktivnost meri s tem, koliko resničnega dela opravite v parih projektih in ne s tem, koliko površnega napredka pri mnogih. Imate težave z identifikacijo, kaj morate postaviti na prvo mesto? Ta članek je odlično izhodišče.
Problem 2: Poskušate se vključiti v vse sestanke
Ali vedno zamujate in spreminjate čas srečanj (ali jih v celoti prekličete!) V zadnjem trenutku? Verjetno zato, ker se preveč zavezujete in poskušate to uravnovesiti, tako da angažmaje stisnete v realne časovne režije. Veste, kaj mislim: Rezervirajte tri statusne sestanke, ki imajo med seboj le pet minut, čeprav se pogovori lahko končajo in greste z enega konca pisarne na drugega. Zdi se, kot da največ izkoristite svoj čas, a na koncu ste tako zaposleni, da zamujate dragocene priložnosti, da bi dejansko premaknili projekt naprej.
Rešitev: Povejte več "Ne"
Prvi korak tukaj je prepoznati, da "ne" ni najslabše, kar lahko rečeš. Dejstvo je, "da, tam bom" in nato "Oprostite, zamujam 20 minut!" Pravzaprav naredi slabši vtis. Če boste ves dan premeščali od enega do drugega sestanka in nato izgubljali čas, da bi se opravičevali in razlagali, boste popoldne končali izčrpani in počutili se boste, kot da niste dosegli vsega, kar ste si zadali.
Bodite iskreni do sebe glede rokov, potrebnih časovnih zavez, kako se ujema vaš spretnost in podobnih podrobnostih, da boste lahko določili, čemur bi morali nameniti svoj čas. Naučili se boste strateško reči da, namesto da bi vsem rekli da.
3. problem: Internet vas nenehno moti
Kako dolgo je minilo, odkar ste preverili svoj e-poštni naslov ali Facebook? Bodite iskreni: Ali so ta spletna mesta odprta na drugem zavihku že to sekundo? V resnici ima povprečen človek pet računov v družabnih medijih in vsak dan preživi skoraj dve uri v teh omrežjih. Glede na to, da večina ljudi dela osemurne dni, je to skoraj četrtina vašega dne!
Rešitev: Vadite samokontrolo (ali, bolj realistično namestite aplikacije za omejitev uporabe)
Končni način, da se zaščitite pred spletnimi motnjami, je vadba samokontrole. Če vaša služba ne zahteva, da ste stalno dostopni po e-pošti, določite določen čas, da jih preverite, po možnosti ne med vašimi "zlatimi urami". Zame je to popoldne, ko se bom začel utrujati od pisanja in se boriti ostanite motivirani Takrat porabim približno 30 minut, da odgovarjam na nepomembna e-poštna sporočila, ki sem jih prezrl prej, se sporočim z objavami svojih socialnih novic in preberem nekaj objav na blogu.
Seveda si nekaj dni želim, da sedim na e-pošti in preverim Facebook in ne počnem ničesar drugega. Na tem mestu bom uporabil blokirni sistem, ki mi preprečuje dostop do določenih spletnih mest v določenem času dneva. Všeč mi je vtičnik za brskalnik Focus, vendar je nešteto drugih blokirnih sistemov, tako brezplačnih kot plačljivih, ki bodo naredili trik.
Problem 4: Imate več nalog
Skoki med nalogami, strmljanje v dolge sezname opravkov in poskušanje hkrati opraviti več opravil vodijo v naporno življenje. Težko je narediti karkoli, ko poskušaš narediti vse naenkrat. Ko se toliko dogaja okoli sebe, ni čudno, da se počutiš, kot da se utapljaš.
Rešitev: poskusite z drugo strategijo
Čeprav na sprednjem delu traja nekaj dodatnih minut, pa bo k vsaki nalogi s poudarkom in jasnostjo pristopil k boljšemu končnemu izdelku. Kadar koli se vam zdi, da bi se lotili druge naloge, se vprašajte: Ali je dobro, da takoj preklopite načine? Ali moram vzeti odmor? Ali pa sem trenutno v coni in se prepuščam mojemu vedno večjemu seznamu opravkov?
Glede na to, kaj vemo o večopravilni izgubi časa, je verjetno bolje preizkusiti metodo produktivnosti, kot sta Pomodoro tehnika ali metoda ukrepanja, če se vam zdi, da morate v nekaj urah opraviti veliko različnih stvari.
Problem 5: Produktivnost pričakujete samo, da se zgodi
Oprosti, vendar ni tako preprosto. Delo in produktivnost se zdi napačno opredeljena kot sopomenka. Ljudje domnevajo, da se bodo, ko bodo šli skozi vrata, počutili čarobno motivirane, da bi stvari dokončali.
Rešitev: Poiščite sistem, ki deluje za vas
Obstaja več kot en način organiziranja seznama opravil. Tudi različni programi za razporejanje imajo različne namene (aka tudi to, da uporaba Wunderlisa za zapisovanje vsake stvari na pamet ni najučinkovitejši način za reševanje vseh projektov).
Če želite ugotoviti, ali deluje nov sistem, vodite dnevnik produktivnosti, v katerem spremljate, kateri dan v dnevu ste delali najbolje, kaj vam je pomagalo, da ste opravili različna opravila in kako ste se počutili, ko ste zapustili pisarno. Ko čas mineva, lahko pogledate nazaj, poiščete vzorce in ugotovite, kje so potrebne izboljšave. Obstaja toliko sistemov in aplikacij, da mora biti samo eden za vas. Naj bo to tako osnovno kot igranje zvoka iz okolice v slušalkah, ki preprečuje hrup, ali tako zapleteno kot več dodatkov v brskalniku.
Produktivnost je le tako dobra kot trud, ki ste ga pripravljeni vložiti vanj. Toda kot pravi košarkarski trener John Wooden: "Ne zamenjujte dejavnosti za dosežek." Ko boste postali bolj produktivni posameznik, upoštevajte končni cilj: vložiti morate čas in trud, da boste dosegli vse nasveti in triki, ki jih slišite, delujejo za vas.
