Nekaj stvari je bolj moteče kot porabiti ure za pisanje (in brisanje in ponovno pisanje) popolnega pet-stavčnega e-poštnega sporočila - in potem ne dobite želenega odgovora. Mislili ste, da bo vaš menedžer navdušen, ampak namesto tega zveni, dobro, nadležno.
Kaj se je zgodilo? Ste sporočilo poslali ob napačnem času? Ali niste dovolj jasno predstavili svoje zahteve? Je bil vaš pozdrav preveč prijazen? Ste oddali napačno vibracijo?
Presenetljivo je, da se lahko vprašanje spusti na nekaj veliko preprostejšega: nekaj besed. Besede, ki so zelo verjetno v e-poštnem sporočilu, ki ste ga že poslali danes.
Pred kratkim sem napisal članek o besedah, ki v e-poštnih sporočilih vzbujajo napačen vtis, in bil sem šokiran nad tem, koliko strokovnjakov (predvsem delodajalcev in vodstvenih delavcev) me je tvitnil z več predlogi za dodajanje na ta seznam.
Katere so bile nekatere najpogostejše besede, ki so jih izpostavili? Preberite jih in jokajte.
1. Tudi
Priznam: zasvojen sem z besedo "tudi". Dosegla sem točko, ko moram opraviti posebno lektoriranje e-poštnih sporočil, da se prepričam, da ga nisem več kot enkrat vključila v nobeno sporočilo. Če prepogosto uporabljate »tudi«, se vam zdi, da pretirano zahtevate, in če ste na koncu vseh teh akcijskih elementov, lahko odločite, kaj se lotiti najprej.
Besede prehoda so potrebne za e-poštna sporočila, torej kaj storiti pošiljatelj e-pošte? Nekaj mojih najljubših alternativ vključuje "poleg", "nadalje", "nadgradi na tem" in "na drugem zapisu."
2. Verjetno
Tako kot "upam" (o čemer sem govoril v drugem članku), ta beseda doda določeno negotovost tistemu, kar govorite, kadar tega ni treba.
Na primer, namesto da bi poslali e-poštno sporočilo z besedami: "Verjetno bi lahko to opravil danes do 17. ure, " bodite konkretnejši glede vašega roka. V celoti vzemite "verjetno". Ali pa, če res niste prepričani, ali boste končali do roka, si privoščite nov rok ali vsaj malo več prilagodljivosti. Tudi če povem, da vas bo konec do konca ali danes do jutri, ko pridete v pisarno, se sliši veliko bolj enostavno kot "verjetno." Najhujši scenarij: Preceniš potreben čas in blago dostaviš predčasno. V zgodovini dela se ni nihče pritoževal nad tem.
3. Poskusite ali poskusite
Yoda je nekoč rekel: "Ne ali ne, poskusi ni, " in imel je dobro poanto.
"Poskusi" ali "poskusi" pade pod isto ozemlje kot "verjetno", ker ne kaže na to, da se počutiš samozavestno v tem, kar delaš. Dejansko je več delodajalcev, ki so tvitnili na mene, opozorilo, da kadar zaposleni uporablja katero koli besedno zvezo, samo domnevajo, da ne more narediti obdobja, kar je bilo zahtevano.
Ali res želite, da vaš šef dvomi o vami zaradi ene same besede? Dovolite mi, da odgovorim za vas: Ne. Ko se boste naslednjič v e-poštnem sporočilu znašli z »poskusi«, jo odnesite. Če res niste prepričani, ali lahko to storite ali ne, se vprašajte, zakaj - če je to zato, ker nimate pomembnih informacij ali posebnih znanj, se obrnite na ustrezne stranke in ugotovite, kaj morate pridobiti ali doseči, če želite spremeniti svoje "Poskusite" v "naredi". Če to ni mogoče, bo vaš vodja želel vedeti takoj. Dokler razlagate, zakaj (na primer: "Nimam dovoljenja za dostop do skupnega pogona"), bo razumel in vam pomagal odstraniti oviro ali samo dodeliti nalogo.
4. Iskreno
Če bi katera beseda konkurirala besedi "dobesedno" za najpogosteje zlorabljen izraz, bi bila "pošteno" zgoraj. Ljudje ga ves čas škropijo po e-poštnih sporočilih kot polnilo, čez nekaj časa pa se prizadevanje za izpovednost začne pošteno počutiti - kot da nekoga spustiš v veliko skrivnost, to sploh ni skrivnost.
Iskreno, izrezati.
5. Razmislite
Ljudje se ves čas pogovarjajo o kvalificiranih stavkih ("nisem prepričan, ali je to dobra ideja, toda …"), toda ta, ki se zdi, da se pojavlja pogosto, je "mislim …" dokler me vodja najema ni tvitnil, zato sem šel po elektronski pošti svojih zaposlenih, da sem videl, ali je res.
Seveda dovolj. "Mislim, da bi se morali premakniti naprej." "Mislim, da bi morali sedeti in se pogovarjati o tem." "Mislim, da se približujemo." Bilo je več e-poštnih sporočil, v katerih so ljudje v enem odstavku trikrat uporabili to besedno zvezo. In medtem ko sem oba spola opazovala njegovo uporabo, so ženske pogosto pogosteje pisale "mislim".
Ko naslednjič pošljete sporočilo, samo spustite "Mislim …" in delite svoje poglede. Konec koncev, če e-poštno sporočilo prihaja od vas, kdorkoli mu pošljete, bo vse misli v njem takoj pripisal!
Pravijo, da je manj več, in iskreno mislim, da je verjetno najboljši poizkus tudi skrajševanje e-poštnih sporočil. Poglejte, kaj sem tam storil?
