Nisem matematik, vendar bi ocenil, da dobim od 100 do štiri milijarde e-poštnih sporočil na dan. In kolikor bi se rad odzval na vsakega, to preprosto ni mogoče. Ne, če želim v življenju početi druge stvari, na primer prebiti svoj seznam opravkov in vzpostaviti stik z očmi s sočloveki.
Kako se torej odločim, kdo dobi odziv in kdo se za vedno izgubi v mojem prejetem sporočilu? No, oblečem si božji kostum, zaprem oči in vidim, kaj se zgodi.
Šalim se, da se je za ta produktivnost izpadel totalni zlom. Namesto tega svoja sporočila delam z najboljšimi nameni. Poudarek na najboljši nameri, ker predmeti zdrsnejo skozi razpoke. In če to storijo, je to običajno iz naslednjih razlogov:
1. Nisi upošteval moje razpoložljivosti
Vidim to pojavno okno in si mislim "Seveda!" Odprim pa prilogo in vidim, da je na 65 straneh. In to je približno 64 več strani, kot sem jih lahko prebral v 10 rezervnih minutah, ki jih imam danes.
V idealnem svetu bi razčistil svoj urnik, razvil spretnost za podvojitev hitrosti branja in dal najprimernejše povratne informacije. Ampak veliko bolj verjetno je, da bom domneval, da bom lahko v nekem trenutku »našel čas«, potem ne bom mogel, potem pa se ne spomnim, da sem prejel vašo beležko, dokler se srečanja ne bo več.
Takoj, ko boste vedeli, da si želite nekoga "misli", pošljite tole: Rada bi dobila vaše povratne informacije o moji 65-stranski predstavitvi pred prihodnjim petkom. Vem, da je to veliko za prebrati, zato me obvestite, kdaj bi bil pravi čas, da ga pošljem čez.
2. Sploh niste ničesar vprašali
Rekli ste, da je vaša predstavitev za naslednji teden tukaj. In res je tu, priloženo temu sporočilu, kot je bilo obljubljeno.
Nisem pa res prepričan, kaj zdaj potrebuješ od mene. Ali želite splošne povratne informacije? Potrdilo, da sem videl? Morda namigni obraz emoji?
Vsak posamezen e-poštni naslov mora vsebovati naslednji korak (četudi to ni "noben odgovor"). Nikoli ne želite prepustiti prejemniku razmišljanja: "Hm, v redu, hvala?"
Poskusite za velikost: tukaj je moja predstavitev za naslednji petek. Všeč bi vam bilo vaše znanje pri izbiri ustreznega memora SFW. Sporočite mi, če imate kakšno idejo!
3. Nisi jasno povedal, zakaj sem bil povabljen v stranko CC
Pozdravljeni, zdravo, zakaj sem tukaj? Čeprav sem vedno čast biti vključen v tisto, kar se bo predvidoma spremenilo v neskončno e-poštno verigo, ki preganja moje sanje, to vidim in takoj sem zmeden. Prvič slišim za ta projekt in brez kakršnega koli konteksta ne morem približno ničesar sklepati o tem, zakaj sem v zanki.
Namesto, da bi "prikrajšali ljudi" in upali, da bodo to ugotovili, povejte, kaj bi si želeli od vseh: Jenni: Ali spodaj časovna premica deluje za vašo ekipo, da ustvari SFW meme? Tom: Lahko dvakrat preverite, ali so dejansko varni za delo?
4. Nisi uporabil roka
Čeprav bom imel vse namere na to odgovoriti, verjetno ne bom. In to ne zato, ker ste prosili, da si izposodite mačko brez absolutnega konteksta. A bolj kot to, da se moram, preden sploh pomislim na odziv, vrniti vsem, ki so z jasnim rokom padli v mojo mapo »Prejeto«. Tako bo ta še naprej na mojem seznamu, dokler ne pozabim, kaj sploh pomeni "pošiljanje podrobnosti o mački Dave".
Naredite si uslugo in vstavite čas ali datum, na katerega potrebujete odgovor. Tako enostavno kot mi lahko sporočite do četrtka popoldne, če imate mačko, ki si jo lahko izposodim za predstavitev v petek?
5. Nisi uporabil dovolj besed, ki jih poznam
Na to se ne bom odzval, ker na to ne morem odgovoriti.
Delno zato, ker sploh ne bi vedel, kje naj začnem v svojem odzivu, deloma pa tudi zato, ker nisem prepričan, če bo to povzročilo virus vsakega robota, ki vam je prebil mapo »Prejeto«.
Hitro pošljite e-poštno sporočilo in se prepričajte, da ima vsaka beseda vsaj en samoglasnik. V redu, v redu, zasedeni ste - prepričajte se, da večina besed.
Z zelo redko izjemo vaši sodelavci niso bralci. Prav tako niso popolni. Prav takšni so ljudje, kot ste vi, ki poskušajo ostati na vrhu svoje mape »Prejeto«, medtem ko opravljajo svoje delo, medtem ko razpravljajo, kaj bodo jedli za večerjo, ker je bilo kosilo pred eno uro in so že spet lačni (oh, samo jaz?).
Čeprav ne morem zagotoviti, da boste z upoštevanjem mojih priporočil dosegli 100-odstotno odzivnost, boste dosegli veliko boljšo uspešnost. In če to lahko dobite tako, da vtipkate nekaj dodatnih besed, zakaj jih ne bi vzeli?
Sem kaj pustil? Povej mi na Twitterju!
