Naj povem zgodbo: Nekoč je imel zaposleni zelo pomemben zmenek po delu. Tik pred tem so izklopili monitor in si nadeli plašč, ko se je njihov sodelavec ustavil in zahteval "dve sekundi" svojega časa. Zaposleni je rekel, da, zakaj ne, lahko bi prihranili dve sekundi. In tisti "dve sekundi" se je spremenil v polurni sestanek, ki je vključeval več korakov, in zaposlenega pustil, da se je neljubo opravičil nad datumom, da se je pozno prišel.
Seveda, to konkretno zgodbo sem izmislil, vendar ni daleč od resničnosti. Pravzaprav se to dogaja ves čas v moji pisarni - in tudi zunaj pisarne.
Težava je v načinu, kako govorimo o času. Radi mislimo, da so naše prošnje kratke, enostavne ali pa zahtevajo malo truda, a ker nikoli ne določimo, koliko časa potrebujemo, da vse naredimo, ponavadi vse traja dlje, kot smo pričakovali.
Če želite začeti delati pravočasno (in na splošno bolje urejati svoj urnik), morate prenehati puščati ljudi, da vam rečejo naslednje:
1. "To potrebujem do konca dneva"
Vprašajte tri osebe v svoji pisarni, kaj jim pomeni konec dneva. So imeli enak odgovor?
To sem storil s kolegi in dobil naslednje tri odgovore:
- 17:00 (uro pred odhodom z dela)
- 18:00 (ko dejansko zapustiš delo)
- 12.00 (ko se fizično konča dan)
Bistvo je, ko ti nekdo reče, da jim do konca dneva kaj priskrbiš, to lahko pomeni karkoli.
Nadaljujte s
Tu se lahko zgodi, da se z enostavnimi izjavami na isti strani naredimo čudeže: "Končni dan definiram kot 17. uro - ali to deluje tudi za vas?"
2. "Ali mi lahko čim prej priskrbite to?"
Spet lahko ASAP različnim ljudem pomeni različne stvari. To pomeni nujnost - in vendar jo pogosto uporabljamo, kadar nekaj res ni vse tako nujno.
Nadaljujte s
Opomnite osebo, da ne samo sedite brez zadržkov in čakate na požare, tako da navedete, kako se to uvršča med vaše prioritete. Če gre res za ASAP situacijo, zaupajte, da vas bodo obvestili.
Poskusite: »Glede na moj urnik vam lahko to v sredo sporočim do 10. ure. Če mislite, da ga prej potrebujete, lahko to storim! Vendar bom moral prilagoditi svoje prioritete, da se to uresniči. "
3. "To bo trajalo le dve sekundi"
Sprijaznimo se: nič ne traja dve sekundi. Tudi kihanje traja dlje od tega.
Nadaljujte s
Nekaj v sledečem: "Torej, če gre za res hiter pogovor, ga lahko imam zdaj - če pa ne, lahko počaka?"
4. "Hitro vprašanje za vas …"
Če berete mojo zgodbo zgoraj, veste, da so vprašanja hitro redka.
Nadaljujte s
Enako kot zgoraj, jih natančno vprašajte, koliko časa lahko traja njihovo vprašanje.
5. "Potečem pet minut, oprostite"
Verjetno ta oseba ne bo prišla v točno petih minutah.
Nadaljujte s
Spoznajte, kje so in če jih je vredno čakati: "Radi bi zaključili to srečanje do 16. ure - kje ste trenutno, in ali bi morali začeti brez vas in vas ujeti kasneje?"
Tudi to gre v obe smeri. Če se ujamete z uporabo tega jezika, se prisilite, da razjasnite. Ker bolj ko se začnemo realno pogovarjati o času, bolje bomo lahko sodelovali pri upravljanju pričakovanj drug drugega.