Delegacija zveni super, kajne? Nečesa ne želite več početi, zato ga posnamete svojemu sodelavcu, asistentu ali celo stažistom.
To je vse super (če ne nekoliko nenatančno), nemogoče pa je tudi, če ste sodelavec, asistent ali stažist. Komu pridete naloge, da se lahko osredotočite na velike in pomembne stvari?
No, prijatelji, tja pride delegiranje navzgor. Prenos dela pomeni prenos dela tistim okoli in nad vami. Stavim, da misliš, da ni načina, da bi se rešil. Vendar, poslušajte, obstajajo upravičeni razlogi za delegiranje. Torej preberite dalje, počistite ta dolgočasna opravila s svoje mize in potopite zobe v nekaj veliko bolj prijetnega.
1. Pooblastilo za šefa (za pooblaščenca)
Oh, več kot si pripravljen narediti, kar se od tebe zahteva. Zelo bi bili veseli, da boste štiri dni porabili za pisanje starih računov. Vendar ste gledali svoj razvojni načrt in če boste v tem četrtletju zajeli vse, kar bi morali, potem boste morda morali deliti nekaj več osnovnih nalog, ki vam bodo dodeljena.
Ključno pri tem je, da se ne pritožujete nad svojim dolgočasnim delom in nato rečete: "Hej Ted, greš naprej, pravzaprav boš reševal račune strank." Namesto tega se moraš usesti z upravnikom in razpravljati o tem, kako vsak dan poteka dolžnosti prispevajo k skupnim ciljem ekipe. Namesto da bi napovedovali, "tega dolgočasnega dela ne želim več početi", morate reči: "Kako bi želeli, da določim prednostne naloge?"
Mogoče bo pogledal vaš seznam opravkov in se odločil, da bo raje porabil več časa za A kot B. Ali pa bo morda videl, da posvečate več ur administrativnim nalogam, kot je spoznal, in poiskal nekoga pomagati pri nastopu. Ali pa vam bo morda povedal, da se vse to zdi izvedljivo, in pričakuje, da boste vse izvedli. Ne boste vedeli, dokler ne vprašate.
2. Pooblastilo za nekoga, ki je boljši za delo
Recimo, da ste bili pozvani, da ustvarite preglednico, jo napolnite s podatki in jo analizirate. To je zapleteno delo in na vas je prišlo, ubogi naivni novinec. No, razmislimo o tem. Ste čarovnik Excela? Ste ljubitelj velikih podatkov? Če ste na te odgovorili ne, potem to verjetno ni pravo delo za vas. Ključno je, da niste prava oseba za to delo.
Na tem mestu morate postati vohun in ugotoviti, kdo med vašo ekipo bi imel rad tovrstno delo (ali vsaj lahko to opravil hitreje in bolje, kot bi lahko). Nato ga povejte svojemu upravitelju. Poudarite, da ste zelo radi ustrežljivi in strokovni ter da z veseljem opravljate nalogo, ampak da bo celoten tim bolj učinkovit, če se bo Brian osredotočil na podatke, medtem ko se osredotoča na to, kar ste najeli za.
3. Pooblastilo za tehnologijo
Sliši se nekoliko čudno, kajne? Toda imej me. Recimo na primer, da je prva stvar, ki jo vsak dan zadolžujete, preverjanje e-poštnih sporočil, ki ste jih prejeli čez noč, in njihovo posredovanje ustreznim osebam. Naj tehniki nadaljujejo to delo. Postavite pravila na podlagi ključnih besed in zmanjšajte čas, ki ga porabite za tako ponavljajoče se naloge. (Za več informacij o tem, si oglejte ta članek.)
Delate na projektu? Uporabite aplikacijo za upravljanje projektov, kot je Basecamp. Pošiljanje množičnih e-poštnih sporočil? Razmislite o izdelku, kot je Mailchimp. Razumem, da je to bližje avtomatizaciji kot prenosu, toda ko se trudiš na dnu kopice, so tvoje možnosti omejene. Če se boste preklopili na tehnologijo, boste lahko izpustili nekatere težje naloge in se osredotočili na tiste, ki vam bodo pomagale postati hitrejši.
4. Prenos na boljši sistem
Ok, to je tvoja zadnja igra. Dobili ste nalogo, ki je nihče drug v ekipi ne želi; je okorno, zamudno in dovolj, da želite zagnati kričanje iz stavbe. Ampak počakaj! Obstajajo načini, kako to spremeniti v svojo korist.
Nalogo uber sprejmite z odprtimi rokami, vendar v mislih s skrivnim načrtom - da ga vzamete, racionalizirate in vrnete nazaj. To je vaša priložnost, da svojemu managerju pokažete, kaj zmorete. Če si vzamete službo, ki jo vsi sovražijo in jo naredite obvladljivo (celo prijetno), si timu naredite ogromno uslugo. In ko bo to hitro in enostavno delo, takšnega boja ne boste imeli na rokah, ko ga želite prenesti na kolega.
Odstopanje je težko. Deleganje je težje. Če pa lahko pozitivno zavrnete, zakaj želite delegirati, se pritožite na prednosti svojih sodelavcev in jasno veste, da ste vsi v dobrem dobrem, potem bi moralo biti tako veliko lažje, če se umaknete. Vso srečo!
