Tudi če niste v položaju, ki zahteva močno krčenje številk, ste verjetno morali Excel uporabljati vsaj enkrat ali dvakrat v karieri. To je eden tistih programov, ki ima toliko različnih uporab v različnih panogah.
Na primer, v enem izmed mojih starih delovnih mest nismo uporabljali Excela za njegovo tradicionalno uporabo za izračun finančnih podatkov ali ustvarjanje grafov. Namesto tega smo uporabili številne preglednice za sledenje kontaktnih podatkov zaposlenih, pa tudi rokov opravil in prihodnjih projektov na obzorju. Čeprav je vsekakor uporabno orodje, ima nekatere omejitve - kar me pripelje do mojega najljubšega nadomestka: Google Sheets.
Ko sem prvič začel uporabljati, sem brcal, da ne bom preklopil prej. Poenostavljena, preprosta in mobilna. Čeprav ni popolna zamenjava za Excel, obstajajo številne situacije, v katerih je zagotovo boljša možnost.
Spodaj priporočam, da ga spremenite v svojo preglednico:
1. Sodelujete
V mojem prejšnjem položaju sem s kolegi pogosto kričal sem in tja po kabinah, da bi ugotovil, kdo je pustil datoteko Excel, ki smo jo delali odprto na njihovem računalniku. Čeprav smo vsi imeli dostop do preglednice, je bilo razlog, da nismo imeli vedno dostopa do najnovejše različice, saj jo lahko hkrati posodablja samo ena oseba. Poskušanje razvrščanja po več shranjenih iteracijah je bilo ogromno - milo rečeno.
Torej, če niste velik ljubitelj pošiljanja datotek naprej in nazaj ali shranjevanja novih različic iste preglednice večkrat na dan, je to Google korak. Temelji na oblaku, kar pomeni, da lahko do datoteke hkrati dostopa več ljudi in vse spremembe se bodo odražale v realnem času.
Obstaja tudi možnost, da pustite komentarje, tako da, če imate vprašanje, zakaj je eden od vaših partnerjev spremenil številko ali dodal stolpec (ali kar koli v resnici), lahko dodate hitro opombo. Poleg tega obstaja tudi način za ogled zgodovine revizij, če se želite vrniti na prejšnjo različico. Njegova funkcionalnost naredi komunikacijo lahek.
2. Vlečete podatke v realnem času
To je ena najbolj kul funkcij, ki sem jo odkril šele pred kratkim: Ker je program sam povezan z Googlom, lahko vnesete formule za informacije o zalogah, vire RSS ali celo uporabite Googlovo funkcijo prevajanja.
To pomeni, da lahko vaš Sheet samodejno črpa podatke, ki ste jih morda prej zbirali in zbirali ročno. Zavedam se, da gre za nišno uporabo, toda recimo, da želite biti pozorni na nekaj zalog; vse, kar bi morali storiti, je, da vnesete formulo in ime zaloge na borzi ter voila: Ustvarili ste svoj osebni sledilnik, ki se posodablja v realnem času (dokler ste povezani s spletom).
3. Morate jo pogosto posodabljati
Ena prvih stvari, za katere sem uporabil Google Preglednice (osebno), je bila slediti mojemu poučevanju joge; Želel sem si zabeležiti lokacijo, studio, ure in število študentov zaradi prihodnjih davčnih razlogov in nabiranje učnih ur. Preglednice so bile zame najbolj smiselne zaradi funkcije brezplačne mobilne aplikacije in enostavne oblike.
Čeprav uporaba telefona za zapletene formule verjetno ni idealen, je bil kot nalašč za hitre in pogoste posodobitve, ko sem bil na poti.
Če izvlečete računalnik, da dodate majhen delček podatkov, zveni kot opravilo, se vam zdijo tablice koristne za njegovo udobje in takojšnjo sinhronizacijo; ko dodate informacije, se posodabljajo povsod, ne samo na vašem telefonu.
To bi lahko bilo koristno, če boste stalno spremljali seznam ljudi, ki jih srečate na mrežnih dogodkih ali večerjah strank; vaš list lahko vsebuje ime, datum, kraj in vse informacije, ki jih želite imeti v mislih za nadaljnja e-poštna sporočila. Lahko pa ga uporabite za sledenje stroškov in prevoženih kilometrov za službena potovanja.
Možnosti, kako lahko program uporabljate na poti, je neskončno; za razliko od večine aplikacij (kot so tiste za pripravo proračuna, sestavljanje seznamov ipd.) lahko ustvarite toliko stolpcev in vrstic, kot jih potrebujete.
4. Ste na proračunu
Ohranil bom to kratko in sladko: Prosti listi so brezplačni; Excel ni.
Če vaše podjetje plačuje in daje prednost Excelu, boste očitno želeli odložiti zanje (razen če ne morete jasno izraziti stika). Toda, če temu ni tako, se zdi izbira tako jasna.
Prepričan sem, da imaš uporabnika dieharda Excela veliko razlogov, zakaj stojiš pri svojem programu - in smiselno se je držati tega, še posebej, če si na položaju finančnega analitika ali podatkovnega analitika in uporabljaš na tisoče celic v vrednosti podatki, ki jih Sheets prav tako ne morejo obvladati.
Toda za nekatere od nas preprosto ni smiselno uporabljati namizni program v okolju, ki vedno bolj sodeluje. Morda vam bo delo nekoliko olajšalo - in kdo tega ne želi?
