Pri e-pošti ste vestni. Pravzaprav vedno poskušate odgovoriti v 24 urah. Stisnite to - v trenutkih dohodnega sporočila.
In pogosteje, da ne, to je super. Včasih pa pošiljanje prvega e-poštnega sporočila, ki pride na misel, lahko povzroči velik odziv. Tu je nekaj znakov, da bi morali stopiti stran od računalnika in se pozneje vrniti k sporočilu.
1. Vaš odziv je res dolg
Na žalost ni mogoče diplomatsko povedati nekomu, za katerega mislite, da je idiot. Če torej sestavite e-pošto, ki se briljantno pleše okoli dejstva, da zaničujete misli sodelavca, vam lahko obljubim, da e-poštno sporočilo v grobem prevede na: "Tu je nekaj puhastih stavkov. PS Mislim, da je tvoja ideja zanič. "
Če bi lahko v enem stavku zapisali, kaj razmišljate (npr. "Nikoli ne bi sprejel tega pristopa") in je vaše e-poštno sporočilo še vedno trije odstavki, imate težave. Morda se vam zdi, da bi bilo primerno, da en odsek namenite temu, kako razumete, zakaj je druga oseba lahko zmedena, drugega pa, kako veste, o čem govorite, in tretjič, kako je vaš načrt boljši. Vendar je v resnici samo več vrstic, ki jih lahko drugi napačno preberejo (ali poglejte desno).
Namesto tega poskušajte biti čim bolj jedrnate. Če se z nekom ne strinjate, je kratek "Nisem prepričan, da smo na isti strani" ali "Imel sem drugačno branje na njem" pravzaprav veliko lepši - in učinkovitejši.
2. Vaš odziv preplavlja ločila
Če ne boste nekomu povedali, da je nekaj najboljše novice, ki ste jo kdaj slišali - in v resnici je -, morate biti previdni pri e-pošti, ki je poudarjena. Če je vsaka druga beseda krepko ali poševno napisana ali z velikimi tiskanimi črkami, ločila pa so v treh izvodih; druga oseba bo domnevala, da je vaš pomen skrajni. (V prejšnji službi sem imel stranko, ki je v vse kapice napisala vsa njegova e-poštna sporočila, tudi sveta, ki so bila v živo. Osebje je njegovo dopisovanje ljubeče navajalo kot odkupnine.)
Vendar ni vse zabava in igre. Če vaši občutki niso pozitivni, bi lahko druga oseba brez težav pomislila, da poskušate prenašati jezo - v nasprotju s preprosto preprosto zmedo. Na primer, "nisem prepričan, kaj to pomeni ??? !!!!" se zdi naravnost sovražno. Na srečo je popravilo tukaj precej enostavno. Če se omejite na en ločilni znak in nobena poševna pisava (“nisem prepričan, kaj to pomeni.”) Še vedno izraža, da vam glede nečesa ni jasno, vendar to na veliko bolj izmerjen način.
3. Vaš odgovor je nejasen (tudi za vas)
Odštevate minute do konca delovnega dne. Ali pa ste preplavljeni z delom in samo poskušate držati glavo nad vodo. Ne glede na razlog, ste osredotočeni in ste prebrali e-pošto, ki jo pišete šestkrat.
In zagotovo lahko to preverite sedmič in nato pritisnete na pošiljanje. Če pa se še vedno sprašujete, ali je ta črta smiselna, je to znak, da ne, verjetno ne.
Če se lahko vrnete po e-pošti, recimo, ko si privoščite kosilo ali po prihajajočem sestanku, ki ogroža vso vašo energijo. Če se morate čim prej odzvati, pošljite kratek odgovor, ki obljublja, da boste pozneje poslali več podrobnosti. Pogosto hitro sporočilo, ki potrjuje prejem in nekomu sporoča, da boste imeli stik z več informacijami, ohranja komunikacijske linije odprte - in vam omogoča dihanje, da sestavite svoj odziv, ko imate več pasovne širine.
4. Vaš odziv vas vključuje, da grete nad svoje obveznosti
Veste, kakšne vrste sporočil so običajno v mapi »Prejeto«. Toda občasno se vam kaj zgodi in pomislite na kaj, od "Hmm, to je čudno …" do "Počakaj, je to moje delo?"
Morda boste želeli posneti hiter odgovor iz več razlogov. Mogoče se vam ne zdi, da je to vredno svojega časa nadzornika. Mogoče vam pride na misel sijajen odziv in samo pojdite na to, saj boste ugotovili, da bo to pobudo.
Na primer, recimo, da vas stranka pošlje po e-pošti o projektu, ki je zunaj vašega obsega dela. Torej, vidite, da boste videli, če lahko najdete odgovor, in če ne, ji pošljite po e-pošti z imenom osebe, ki se ukvarja z njim. To je koristno, kajne? No, ne, če obstaja zgodovina, ki je ne poznate. Čeprav ste imeli dobre namene, bi lahko na težko postavili svojega sodelavca ali šefa.
Dobra možnost je, da e-poštno sporočilo posredujete ustrezni hišni osebi s ponudbo za pomoč. Zdi se, da je to "Arthur iz ABC Corporation vprašal, ali lahko posredujem vaše kontaktne podatke. Ali bi bilo to v redu? "Ali pa, " Mark je vprašal podrobnosti o projektu XYZ. Ali bi bilo koristno, da ga povežem z vami ali delite našo časovnico? «Morda bo vaš odgovor odložil, vendar veste, da boste poslali pravi.
Ali niste prepričani, ali e-poštno sporočilo vsebuje pravilno noto? Vzemite si odmor in se vrnite k temu.
