Zadnjih nekaj mesecev poskušam sestaviti časovni razpored svoje organizacije za leto 2015. Najpomembnejše, kar sem moral storiti, je bilo, da sem se prepričal, kdaj vem, kdaj se dogajajo vsi naši dogodki. Toda preden sem jih lahko snemal v svoj koledar, sem najprej moral dojeti, katere dogodke v resnici moram načrtovati.
Za neprofitne organizacije so dogodki, ki jih gostite, glavni načini, kako bo vaša skupnost vplivala na vašo organizacijo. In ključnega pomena je, da vas dobro predstavljajo. Zgodilo se bo po naglici, ki se je vrgel skupaj, in se bo zdelo, da je vaša organizacija nesposobna. Da bi zagotovili najboljše prireditve, je pomembno, da svoje dogodke določite kot prednostne in načrtujete, da bodo čim učinkovitejši.
V zadnjih 10 in več letih, ko sem delal za neprofitne organizacije, sem razvil štiri ključna vprašanja, ki si jih bom zastavil, preden se odločim za načrtovanje dogodka.
1. Kaj naša organizacija potrebuje od tega dogodka?
V bistvu, zakaj sploh razmišljate, da bi ta dogodek gostil? Ali poskušate zbrati denar? Če je odgovor da, koliko? Ali se trudite spoznati nove podpornike ali vzpostaviti nove povezave? Če ne gre za zbiranje sredstev, morda poskušate pritegniti nove stranke ali ljudi, ki so že del vaše organizacije, poučiti o novi pobudi.
Če ta dogodek za vas ne stori nič, zakaj to počnete? Ugotoviti morate, kakšen delež ima vaša organizacija v rezultatih dogodka, preden zanj vložite čas in sredstva. To vam bo tudi pomagalo, da dogodek prednostno določite v okviru vseh ostalih dejavnosti.
2. Kaj potrebujejo vaši gostje od tega dogodka?
Čeprav bi morali najprej upoštevati svoje potrebe, je dogodek pravzaprav namenjen vašim gostom. Da boste dosegli svoje cilje (ki ste jih zapisali z zgornjim vprašanjem), morate zapeljati udeležence, da z vami sodelujejo na pravi način.
Pogovorite se s preteklimi in potencialnimi gosti o tem, kaj jim je všeč pri vaših dogodkih in kaj bi radi v prihodnosti. Ali se radi počutijo kot "notranji" ali so javno prepoznani po svoji velikodušnosti? Nekateri bi lahko rekli, da imajo radi glasne, živahne dogodke; drugi bodo morda raje bolj milo noč. Najboljša prednost te strategije je, da bodo ljudje, s katerimi se pogovarjate, zagotovo želeli videti, kako ste sprejeli njihove nasvete na naslednjem dogodku.
3. Kako bomo to storili?
Zdaj, ko imate občutek, kaj bodo morali vaši gostje, morate razmišljati, kako jim dati to, kar želijo. Na primer, če morajo vaši gostje bolje razumeti vaš program, se morda odločite, da bo stranka na prireditvi spregovorila o svoji izkušnji s tem določenim programom ali pa prikazali videoposnetek in razdelili bralno gradivo o vašem modelu. Ali če imate glavni cilj zbiranja sredstev in občinstvo, ki je zabavno, je morda dražba v živo.
Ker je to samo oris, vam še ni treba potopiti pregloboko v podrobnosti ali se še popolnoma zavezati k čemur. Če pa se zavedate, da nimate možnosti, da bi priredili dogodek, ki bo ustrezal potrebam vaše organizacije in gostov, je zdaj čas, da to ugotovite. Ideje vam ni treba zarezati, vendar vam bo to vprašanje pomagalo ugotoviti, ali morate zmanjšati velikost ali najeti dodatno pomoč.
4. Kako se ta dogodek razlikuje od drugih dogodkov?
Nič slabšega je, če se dvakrat v enem letu odpravite na isti dogodek - in gostiteljica ne more biti dražja. Če v istem letu načrtujete kosilo, večerjo in izlet za golf za isto skupino donatorjev, lahko pričakujete utrujenost donatorjev in zmanjšuje donosnost naložb. Namesto tega razmislite o načrtovanju enega večjih dogodkov za te donatorje in nato manjšega dogodka za vaše potencialne ali najboljše prostovoljce.
V akciji
Za lažji začetek je naslednja vzorčna strategija dogodka, ki sem ga nedavno sestavil s temi štirimi vprašanji:
Kaj potrebujemo?
- Zvišajte 50.000 USD
- Nadgradite pet donatorjev
- Privabite 10 novih donatorjev, tri v vrednosti 5 000 dolarjev ali več
- Uvedite novo kapitalsko kampanjo
Kaj potrebujejo gostje?
- Da se počutijo samozavestno, da se njihov denar pametno vlaga
- Priložnost za ogled programa iz prve roke
- Utemeljitev, da bi zagotovili več - poleg cene vozovnice
Kako bomo to storili?
- Vključite upravni odbor, da povabi nove donatorje
- Za nadgradnjo postavite kosila pred dogodki s trenutnimi donatorji
- Povabite udeleženca programa, da spregovori
- Najemite novega oblikovalca za povabilo in program
- Dobro jih nahranite - razmislite o povpraševanju lokalnih kuharjev
- Nastavite sposobnost pošiljanja besedila
- Najemite bend
- Povečajte pokritost tiska
Kako je ta dogodek drugačen?
- Naša edina sedeča večerja
- Samo dogodek, namenjen našim glavnim donatorjem (60.-70., Večinoma upokojenci, večinoma pretekli ali sedanji prostovoljci)
- Edini dogodek, ki se ga vsi člani odbora običajno udeležijo
- Običajno je predviden za pomlad, hkrati s maturo stranke
Načrtovanje dogodkov je lahko naporno in zamudno opravilo - še toliko bolj, če vaši dogodki dejansko izpolnjujejo vaše cilje. Zastavite si ta štiri vprašanja in tako boste lahko bolje stratezirali svoje dogodke in ugotovili, katera so resnično potrebna in vredna vaše organizacije.
