Med presejanjem neželene pošte, oblikovanjem pravih odzivov in shranjevanjem zavihkov na sporočilih, ki zahtevajo nadaljnje spremljanje, ostanejo na vrhu mape »Prejeto«, se lahko počutijo kot delo samo po sebi. Zato smo izbrali možgane profesionalcev, ki so ugotovili skrivnost učinkovitih, organiziranih prejetih sporočil - kljub temu, da na dan dobivamo več sto e-poštnih sporočil. Ker imate vzpostavljen sistem vam lahko pomaga osvojiti tudi najbolj neprimerno mapo »Prejeto«.
1. V mapi Prejeto hranite samo e-poštna sporočila, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje
Nič mape »Prejeto« je morda preveč visok cilj, toda s tem, ko boste neusmiljeni glede tega, katera sporočila prevzamejo nepremičnine v mapi »Prejeto«, se lahko zelo približate.
»Večino dni je moja e-poštna pošta prejela manj kot 25 sporočil. To je namerno. Želim si, da bi lahko odprla svojo mapo »Prejeto« in takoj videla, kaj je najnujnejše in zahteva odziv, «pravi Leigh Ann Newman, višja vodja programa mednarodnega vladnega svetovalnega podjetja. "Ta navada me sili k dejanju na predmete izredno pravočasno."
Ni redko, da Newman v nekaj urah prejme več kot 100 e-poštnih sporočil, od katerih je veliko nujnih in vključujejo vodje na visoki ravni. Leta 2008 je imela priložnost začeti iz nič, ko se je njeno podjetje med nakupom spremenilo v nov e-poštni sistem. "To je bilo kot spomladansko čiščenje moje mape» Prejeto «. In od takrat preprosto ne morem delovati z mapo »Prejeto«, ki je preplavljena z neodgovorjenimi e-poštnimi sporočili, »pravi.
2. Ustvarite "čakajočo mapo" za neaktivna e-poštna sporočila
Kam torej gredo e-poštna sporočila, če ne vaša mapa »Prejeto«? Ustvarite "čakajočo mapo" za e-poštna sporočila, ki zahtevajo ukrepanje od nekoga drugega, preden lahko odgovorite. "To je velik prihranek časa, " pravi Darcy Miller, strokovnjak za delovna mesta in ustanovitelj podjetja Pin and Pivot, ki je dolga leta trpinčil več kot 150 e-poštnih sporočil na dan. "Tako se ta e-poštna sporočila ne pretakajo v vašo mapo» Prejeto «in vsak dan ali teden je odličen kraj za ogled, ki vas opozarja, kakšne projekte še čakate.»
Tega trika se je naučila na težek način, ko v prvem letu prve zaposlitve ni našla priloge, ki bi jo potrebovala po e-pošti. "Pol tisoč dni sem iskala to e-pošto, med tisoči e-poštnih sporočil, ki so bila takrat v moji mapi» Prejeto «, pravi. "Od tega trenutka sem se zaobljubil, da bom prevzel nadzor nad mojo pošto!"
3. Izdelajte podmape ali etikete za svoj novi BFF
Mavens v mapi »Prejeto« po vsem svetu priporoča ustvarjanje enostavnih podmap ali etiket. Nate Masterson, izvršni direktor Maple Holistics, ocenjuje, da nekaj dni prejme več kot 250 e-poštnih sporočil, zato je organizacija najpomembnejša. "E-poštne nalepke so vaš prijatelj, " svetuje. "Uporabite jih za združevanje pomembnih verig e-poštnih sporočil, tako da ko morate nekaj pogledati za referenco, lahko to storite preprosto."
Newman pravi, da njene etikete vključujejo teme, o katerih imajo lahko drugi vprašanja, podporo odločitvam, ki jih je sprejela, in referenčne materiale za prihodnje poslovne potrebe. "V njih imam shranjenih na desetine podmap in na stotine e-poštnih sporočil, " pravi. "V nekaj sekundah po prošnji lahko najdem tisto, kar potrebujem, saj vem, kje je shranjena in kako jo hitro najti."
4. Nastavite Pravila ali filtre v Inboxu
Številni ponudniki e-pošte vam omogočajo, da nastavite pravila ali filtre v mapi »Prejeto«, ki bodo ukrepali namesto vas in vam pomagajo hitro kategorizirati e-poštna sporočila brez izčrpavanja možganske moči.
Da bi ostala nad hudournikom 150 e-poštnih sporočil, ki vsak dan najdejo svojo pot, Rachel Neill, izvršna direktorica, Carex Consulting Group, izkoristi funkcije pravil Outlooka. "Vzpostavljena imam pravila, ki e-poštnim sporočilom dodajajo različne mape, barvno kodo in dajejo prednost glede na pošiljatelja, " pravi. Nato bo na koncu dneva hitro pregledala vse, kar je morda zamudila. "Pravila pomagajo, da dosledno spremljam in preprečujem hrup. To mi pomaga, da se nerede zmanjšajo na minimum. "
5. Uporabite koledar za sledenje e-poštnih sporočil, ki zahtevajo nadaljnje spremljanje
Ker nekateri e-poštni naslovi morda zahtevajo več kot preprost odgovor, Newman priporoča, da jih dodate v koledar. "Če prejmem e-poštno sporočilo, ki zahteva ne samo takojšen odgovor, ampak tudi kakšno nadaljnje ukrepanje, prestavim e-pošto v določeno podmapo in v svoj koledar dam opomnik, ki vključuje lokacijo mape in datum, ko je nadaljevanje potreben, «pravi.
Uporablja Microsoft Outlook, ki omogoča dostop do Outlookovega koledarja, vendar lahko to storite tudi v Gmailu. Preprosto kliknite gumb »Več« v orodni vrstici in izberite »Ustvari dogodek«.
6. V mapi »Prejeto« ne puščajte neželene pošte
Se počutite, kot da igrate whack-a-mola s promocijskimi e-poštnimi sporočili? Hitro poiščite gumb za odjavo. Davis Siksnans, izvršni direktor in ustanovitelj družbe Printful, uporablja pravilo s tremi stavkami za promocijska e-poštna sporočila in glasila. Tretjič, ko iz določenega pošiljatelja izbriše glasilo ali promocijsko e-pošto, se odjavi s seznama.
7. Ustvarite predloge za svoje Go-To odgovore
Prilagajanje drugačnega odgovora za vsako e-pošto je lahko velik čas. Če boste znova in znova pošiljali isto vrsto e-pošte, boste morda imeli koristi, če boste v osnutkih shranili nekaj odzivov na zaloge, ki jih boste zlahka uporabili.
Betsy Fein, predsednica strokovnega organizacijskega podjetja Clutterbusters, je pogosto postavljala vprašanja, na katera je mogoče odgovoriti z zaklenjenimi odgovori. "Imam vnaprej napisana e-poštna sporočila, ki jih lahko spremenim in pošljem na e-poštna sporočila, ki zahtevajo isto stvar, na primer" povej mi o svojih storitvah "ali" kako naj določim sestanek? "
Če tega ne želite storiti ročno, poskusite vtičnik za MixMax Gmail ali pojdite v svoje nastavitve in omogočite konzervirane odzive. (Kliknite na prestavo v zgornjem desnem kotu mape »Prejeto«, na spustnem meniju izberite »Nastavitve«, izberite zavihek »Napredno« in pritisnite »Omogoči« poleg možnosti »Odzivi v zaprtih prostorih«.) To vam bo omogočilo shranjevanje šablonirani odgovori.
8. Odložite časovne bloke za preverjanje e-pošte in se jih držite
Najbrž ne bi pustili svojega urnika odprtega za sestanke neopredeljenih časov in dolžin, ki bi trajale urno, zakaj bi zato brezplačno pošiljali e-pošto, da bi se vdrla na vaš dan?
"E-poštnega naslova ne puščam odprtega celega dne; Določil sem določen čas dneva, da bom prebral vsako e-pošto in premišljeno odgovarjal, arhiviral ali shranil za pozneje. Tako ne opravljam večopravilnosti in hitreje se lahko prebijem skozi vsa svoja e-poštna sporočila, saj sem dejansko osredotočen na nalogo, «pravi David Mitroff, poslovni svetovalec. "Priporočam, da ljudje začnejo s tremi različnimi polurnimi bloki na dan, da berejo in odgovarjajo na njihova e-poštna sporočila, preostanek dneva pa bodo zaprti in po potrebi prilagajajo."
Poleg tega, da za omejitev časa uporabljate vsakodnevna e-poštna sporočila, Justin Lavelle, glavni predstavnik za komunikacije podjetja BeenVerified, priporoča, da se za vzdrževanje prejetih sporočil enkrat na teden odmerite čas. »Vsak teden izberite čas za vzdrževanje mape» Prejeto «. Zaščitite čas, kot bi bili na katerem koli drugem pomembnem srečanju in se organizirajte, «predlaga. "Odstranite nepomembno, arhivirajte celoto in dajte prednost seznamu opravil."
9. Izklopite obvestila po e-pošti
Tudi če ste se sami odpovedali samo preverjanju e-poštnih sporočil v vnaprej določenih blokih, je morda pesem sirene obvestila v mapi »Prejeto« prevelika skušnjava, da bi se ji uprli. V tem primeru je rešitev preprosta: izklopite obvestila. "Če delate v časovnih blokih, ne boste nikoli šli več kot nekaj ur, ne da bi videli e-poštna sporočila, " pravi Miller. "Izklopite obvestila, saj vas bodo odvrnila od tega, kar trenutno delate za mizo."
S pomočjo funkcije Boomerang Inbox Pause lahko prevzamete odgovornost. Siksnans dovoli, da lahko po e-pošti prihaja dvakrat na dan ob določenih obdobjih, ko se jim lahko posveti.
10. Stisnite brezskrbne naloge e-pošte med odmorom
Zagotovite, da se e-poštni računi učinkovito sinhronizirajo s telefonom in za hitro čiščenje prejetih sporočil uporabite prazne trenutke. "Za veliko sporočil, ki jih prejmem, ni treba neposredno ukrepati, " pravi Ben Taylor, ustanovitelj HomeworkingClub.com. "Neželeno pošto lahko izbrišete, vložite lahko druge stvari in veliko teh se lahko lotite le, ko ste v dvominutni čakalni vrsti za supermarkete."
