Verjetno si pri delu rečeš kar precej. In to zato, ker verjetno delate napake, ki vključujejo opravičila. To je samo del zaposlitve.
Toda večina od nas ne razmišlja o tem, kako bi opravila ta opravičila. Še posebej, kadar se nam ne zdi 100% odgovorno za to, kar se je zgodilo. Namesto tega jih izmučemo in o njih ne razmišljamo več - kar, kot bi vam rekel vsak, ki misli, da si zasluži resnično pristno opravičilo - lahko povzroči, da vas ljudje ne marajo ali ne zaupajo.
Tu je pet korakov do iskrenega, strokovnega in uglednega opravičila, če se želite temu izogniti.
1. Pravzaprav izgovorite besede "Žal mi je"
Zveni očitno, a presenečeni bi bili, koliko ljudi se opraviči, ne da bi te dve besedi dejansko izgovorili.
"Zavedam se, da sem se zmotil, " "Razumem, da si bil poškodovan", "počutim se slabo", so vsi odlični predgovori, vendar v resnici ne pomenijo iste stvari kot "žal mi je."
Ne glede na to, kaj se je zgodilo, kdo se je motil ali kako drastično je bilo stanje, če to, kar je šlo navzdol, škodi nekomu drugemu, recite , da vam je žal . To resnično mislite samo, ko to izgovorite na glas.
2. Bodite natančni
Povejte, kaj vam je žal, da oseba, ki je na sprejemu, ve, da vam ni žal, da ste v tej situaciji, vendar vam je žal, kaj vas je tam postavilo. Naj bo jasno, da razumete posledice svoje napake - resne ali kako drugače.
Če preprosto navedete vpliv, osebi jasno poveste, da veste, zakaj vodite ta pogovor.
Bonus del tega koraka je, da vam omogoča, da prevzamete odgovornost za svoj delež v tem, kar se je zgodilo, ne da bi prevzeli kolektivno odgovornost za obsežno nesrečo ekipe.
3. Osredotočite se na svoje neverbalne znake
Seveda besede ogrožajo le 7% sporočila, ki ga pošljete. Vaša govorica telesa, ton in stik z očmi odražajo, kako se počutite glede nečesa, zato se prepričajte.
Pomislite: če bi vam kdo prekrižal roke in gledal v tla, bi res verjel, da to mislijo?
Namesto tega poglejte osebo, s katero govorite. Telo naj bo odprto in prijazno (roke ob straneh in ramenih nazaj). Ne nasmejte se, pa tudi ne sveti.
Ko se nerviram, če se opravičujem, najbrž zato, ker sem naredil veliko napako ali ker je prejemnik zastraševal, vedno prakticiram, kaj bom povedal s prijateljem - to je lahko odlična vaja tudi za vas.
4. Izogibajte se izgovorom
Neverjetno instinktivno je, da nekaj odložimo nazaj, ko ga izstavimo. Bojimo se, da bi izgledalo slabo, zato bomo velikokrat sledili našemu opravičevanju z "ampak" ali "dobro" in razložili, zakaj to morda, nekako ni bila naša krivda.
Toda izgovoriti resnično žal je, da priznava, da se motiš, in si ga lastiš. Ko se torej nagibate k izgovoru, se upirajte pozivom. Seveda, vašemu opravičevanju lahko včasih sledi nerodna tišina, vendar morate sprejeti, da vse ne bo vedno takoj takoj.
Po tem lahko …
5. Ponudite, da ga razrešite (ali preprečite v prihodnosti)
Ko ste to povedali, pokažite, da ste pripravljeni popraviti svojo napako. Če tokrat ne morete (ker je storjeno), pojasnite, kako se boste v prihodnosti to ponovili.
Daj vse skupaj
Recimo, da ste pozabili poslati e-poštno sporočilo stranki, ki naj bi ga poslal v imenu upravitelja.
V preteklosti bi lahko rekli:
Oprosti za to.
Ampak zdaj boste rekli:
Žal mi je, ker sem v petek pozabil poslati poročilo o stanju. Vem, da so pričakovali, da bo tam, in slabo se je odražalo na vas, da ni bilo tako. V svoj koledar sem si zabeležil vsak petek naprej, da ga pošljem, da se to ne bo več ponovilo.
Upoštevajte, povsem mogoče je, da tudi če sledite tem korakom, napetosti ne boste olajšali. Torej, tukaj bom zvenel kot pokvarjen zapis in rekel: Vsi delajo napake. Zanič je, da se jih opravičimo, da se jim moramo opravičiti in da se moramo spoprijeti z vdoru, ki prihaja z njimi.
A čeprav se vaše izvinjenje morda ne bo izteklo v trenutku, ko zavestno delate, da popravite stvari, bo oseba videla vašo dobro namero. In veseli boste, da ste se potrudili, da ste na pravi način rekli "žal".
