Vsi smo že na prejemu tistih e-poštnih sporočil, ki dobesedno navdihujejo dim, da bi nam začel pihati iz ušes.
Eno minuto, popolnoma si miren, hladen in zbran. Ampak, ko bo vaša pošta prejeta? To na videz nedolžno sporočilo vas potisne čez rob.
Preden to veste, ste sprožili brutalen in odkrit odziv, ki pravi nekaj takega: "Resno, Janet, kolikokrat ti moram povedati, da zamenjaš številko v zgornjem kotu preglednice ?! To postaja RIDICULOUS. "
Cringe, kajne? Običajno ste dovolj modri, da se pred odzivom odpravite na premor in zberete. Ampak danes? No, Janet in njena nesposobnost za razpredelnice sta se najbolje odrezali - in odgovorili ste, preden ste imeli priložnost zakleniti svojo kratko varovalko.
Veste, da je bil vaš e-poštni naslov nesramen in morda nekoliko bolj agresiven, kot je zahteval pogovor. Torej, kako se lahko umaknete iz te situacije - ne da bi si pridobili ugled sodelavca, ki bo takoj za trenutek izgubil svoj kul?
No, začnite z odgovorom (čim prej!) Na isto sporočilo s sporočilom, ki je podobno temu.
Predloga za e-poštno sporočilo Kako slediti po pošiljanju neljube e-pošte
V našem primeru te mučne Janet in njene zaznane nezmožnosti pravilnega izpolnjevanja rutinske preglednice je tukaj, kako bi izgledalo nadaljnje e-poštno sporočilo s potrebnimi podrobnostmi.
Vzorec
Tu je treba opozoriti na nekaj pomembnih stvari: čeprav lahko in bi morali na kratko pojasniti, zakaj je bil vaš odziv nesramen, se držite tega dokaj splošnega in se upirajte nagonu, da se oddolžite kopici izgovorov.
Prejemnika vašega preveč jeznega sporočila verjetno ne bo zanimalo dejstvo, da ste si tisto jutro zabodli nožni prst, imeli slabo prebavo in vaš avto se ne bi začel na poti na kosilo vaše stranke - on ali ona samo želi vedeti da se zavedate svoje neobčutljivosti in ste pripravljeni biti odgovorni za svoja dejanja.
Na žalost ni nobenega načina, da bi vam vrnil to slabo e-poštno sporočilo (čeprav bi bilo to lepo, kajne?). Toda takoj spremljanje opravičilnega e-poštnega sporočila naj bi pomagalo poravnati stvari in razveljaviti nekaj škode, ki ste jo povzročili s svojim preveč prehitrim odzivnim časom.
