Če ste kdaj delali v pisarni, veste, da so sestanki črna ovca delovnih nalog. Radi jih sovražimo in si prizadevamo, da bi jih za vedno odpravili, vendar jih imamo vedno znova in znova, dokler se ne vprašamo, zakaj v njih preživimo toliko časa.
Vsakdo ima svoje skrivnosti za krmarjenje po zapleteni krajini srečanj (in nekateri so boljši od drugih.)
Torej, zaokrožil sem strategije za zmanjšanje obremenitve za sestanke (in povečanje vaše produktivnosti) med štirimi uspešnimi vodji podjetij. Kdo ve, morda bi lahko poskusili katero od teh taktik v svoji pisarni!
1. Ustvarjanje časovnih blokov "Brez srečanja"
To je najstarejši in najlažji trik v knjigi za vse, ki se borijo za načrtovanje dela z glavo.
In to je delal za Andrewa Fingermana, izvršnega direktorja PhotoShelterja:
"Že nekaj več kot eno leto sem zavrnil sestanke pred poldnevom. Vpliv na mojo produktivnost je bil osupljiv. Kot nekdo, ki ima tudi ADHD, sem ugotovil, da so jutra nujna za delo, ki zahteva mojo najvišjo raven kritičnega razmišljanja. Če se nekdo obupno mora zjutraj sestati z mano, skoraj vedno odklonim in namesto tega vprašam, ali si lahko izberemo čas popoldne. Edini pogoj, ki ga bom dosegel, je, če se sestanek popolnoma ujema z mojimi glavnimi prednostnimi nalogami. "
V podjetju Muse smo sprejeli podobno strategijo z izvajanjem "Zmagovalne srede", kjer od 9. do 13. ure ob sredah nihče v podjetju ne sme načrtovati sestankov.
"Najpogostejši očitki so bili, da ljudje niso imeli dovolj doslednega časa za razmišljanje, ker bi sestanki tako pogosto prekinjali, " pravi naš podpredsednik za ljudi in talent Tani Thompson. "Obstaja nekaj srečanj, za katere so mi ljudje rekli, da se ne morejo ustaviti, a če se trud zmanjša na celo 70% neproduktivnih sestankov in nadomesti tiste z veliko produktivnosti, ustvarjalnosti in razumnosti zaposlenih, je vredno tega."
2. imeti srečanja samo en dan na teden
Mattan Griffel je soustanovitelj in izvršni direktor podjetja One Month. Da bi rešil svoje težave s sestanki, se je odločil, da bo namesto določenih časov blokiral vsak dan razen enega.
V nasprotju z lastnim sistemom Muse, Griffel seje seje izključno ob sredah: "Ne počutim se veliko s tem. Če kdo v torek vpraša, da poberem kavo, bom vprašal, ali bo sreda namesto tega delovala. Če je tista sreda popolnoma rezervirana, bom vprašal za naslednjo sredo (včasih moram rezervirati dve ali tri srede), «pravi v zadnjem Forbesovem članku. Presenetljivo preprosto, kajne?
Kot je ugotovil, rezultat ni samo ogromno časa, da bi se lahko osredotočili na druge naloge, ampak tudi to, da bodo "prisilili ljudi, da počakajo do srede, pogosto odpravili nepomembne sestanke. Odpravila bo ljudi, ki si želijo nekaj svojega časa, vendar ga ne želijo čakati ali delati v svojem urniku. To je zame super, saj se nikakor nočem srečati s temi ljudmi. "
3. Redno revidirajte koledar
"Vsako četrtletno redno pregledujemo sestanke, da po potrebi ponovno predelamo urnike sestankov, " pravi Dinah Alobeid, direktorica komunikacij v Greenhouseu. To pomeni, da v vsakem četrtletju vsi v podjetju pogledajo svoj koledar in se odločijo, ali je mogoče nekatere razprave prestaviti na drug kanal.
To lahko preprosto storite s svojim urnikom. Za pomoč pri zmanjševanju srečanj, ki se srečujejo in ne, Alobeid predlaga, da se časovni okvir skrajša: »Začnite s 30-minutnimi sestanki in jih po možnosti zmanjšajte na 20 minut; isto velja za 60 minut, zakaj ne poskusite 45? "Morda boste odkrili, da lahko dosežete prav toliko v krajšem času, če ne po e-pošti ali Googlovem dokumentu.
Prav tako pravi: "V ponedeljek porabite čas, da določite, kaj želite doseči v tem tednu in kateri sestanki se morajo zgoditi, da se delo zaključi in da se določeni projekti premaknejo naprej." njim.
4. Organizacija srečanja
Alex Villa, glavni operativni direktor Healthifyja, to nadaljuje še z organizacijo "sestanka čiščenja" v njegovem podjetju:
"To je poseben čas vsakih šest do devet mesecev, ko izbrišemo 100% ponavljajočih sestankov in ustanovijo pravila, s katerimi jih je mogoče dodati nazaj."
Torej, kaj točno pomeni vrnitev srečanja v koledar za Vili in njegovo ekipo? "Za neponavljajoče se sestanke in stranke, ki se soočajo s strankami, lahko shranite shranjevanje ali brisanje po lastni presoji. Izbrisanih sestankov ni mogoče dodati vsaj dva tedna. Po teh dveh tednih sestanka lahko dodate nazaj le, če večina udeležencev proaktivno zahteva vrnitev (lobiranje za lastna srečanja je prepovedano!) "
Odziv njegovega podjetja je bil zelo pozitiven, kljub tako zastrašujoči prošnji: "Vsi ga imajo radi in komaj čakamo, da vse izbriše. Ne da bi priznali težavo, začnete imeti neprijetno situacijo, da nihče ne želi biti tisti, ki bi rekel: "Ta sestanek ni koristen, ga lahko samo prekličemo?" Konec koncev gremo skozi cikle optimalne učinkovitosti, kjer ljudje dosegajo dobro ravnovesje, da lahko sodelujejo, medtem ko imajo še vedno čas za samostojno delo. "
Medtem ko bi lahko bili vsi člani vaše ekipe na krovu s tem načrtom težavni, je vredno preizkusiti manjše sestanke. Pogovorite se s sodelavci, da boste nekaj tednov odstranili morebitne nujne prijave in videli, ali to sploh vpliva negativno na vaše delo.
Reševanje preobremenitve sestankov se resnično spusti v prednostno nalaganje delovne obremenitve, zato so zgornje strategije tako učinkovite.
