Tam je veliko nadarjenih administrativnih pomočnikov. Spoznal sem veliko ljudi, moških in žensk, ki so si kariero postavili kot izvršni pomočniki, vodje pisarn ali upravni koordinatorji in gojili svoje talente za načrtovanje dogodkov, vodenje projektov in stranke, ki so jih vodili v dobro plačljivo kariero. Ta vrsta dela je pomembna in ohranja poslovanje.
Kljub temu nisem administrativni asistent - niti nisem posebej nadarjen pri teh upravnih nalogah. S strankami sem super, toda ko gre za usklajevanje potovanj in prevozov več ljudi, nisem tvoje dekle. Sem prijazen, toda moj glas, podoben glasnosti desetletnice, se ne izpostavlja profesionalnemu obnašanju telefona. Seveda ne vem, koliko kilogramov krompirjeve solate naročim za kosilo z 20 osebami. Pravzaprav nikoli nisem načrtoval velike zabave - mama je načrtovala celotno poroko.
In vendar se pogosto domneva, da bom pri delu prevzemal administrativne dolžnosti - si zapisoval, naročil kosilo, delal kopije - ker sem edina ženska, ki sodeluje v projektu. Veliko profesionalnih žensk je z mano delilo podobne izkušnje. Dejansko mi je nekdanja sodelavka v založniški in medijski industriji nedavno povedala, da so njeni moški kolegi sprejeli za samoumevno, da bo pošiljala vabila koledarja, rezervirala sobe za sestanke in si zapisovala za medresorski projekt. Ona je višji direktor in ima več kot 15 let izkušenj, kar je v primerjavi s kolegi.
Še bolj vznemirjajoča je domneva, da so ženske nekako bolj opremljene za to, kot so njihovi moški kolegi. Čeprav smo dosegli tako velik napredek, se zdi, da se nekateri (čeprav seveda ne vsi) starejših kolegov moških ne bi otresli prepričanja, da smo ženski boljši pri zapisovanju in pošiljanju vabil.
O tem, kako ravnati v tej situaciji, sem okleval napisati "kako", ker odgovornost za preusmeritev kulturnih tradicij ne bi smela pasti samo na en spol. Če pa ste takšni kot jaz, morate opraviti delo (dejansko delo, delo, za katero ste plačani) in to težavo morate zatipati v popku, ko se dogaja. Torej, ko sem prepričan, da gre za kratkoročne rešitve težav, za odpravo potrebnih več kot nekaj delovnih dni, je tukaj nekaj, kar mi je uspelo.
1. Vprašajte se: Ali je to trenutek "Vse roke na palubi" ali je to neprimerno?
Ne zamerim, da bi se znašel v situaciji "vse roke na palubi". Na primer, trenutno delam za majhen zagon in sem zaradi velikosti in proračuna podjetja prevzel odgovornosti v zvezi s poslovanjem, financami in kadri, ki jih običajno ne bi potrebovali od nekoga v marketingu. Te dodatne odgovornosti se mi ne zdijo neprimerne, ampak je polaganje zemlje v startup svetu.
Če na drugi strani ugotovite, da vas člani skupine večkrat prosijo (namesto drugih enako sposobnih strokovnjakov, še posebej namesto moških kolegov), da poskrbite za administrativne naloge, ki niso povezane z vašim položajem - na primer naročanje ali kosilo - pojdite na # 2.
2. Ne ustanovite precedensa
Na enem od mojih prvih položajev izven podiplomske šole sem se ponujal, da bi prvi dan pobral kosilo za svojega šefa. Trudil sem se biti prijazen, a sem nezavedno postavil nevaren precedens: Nato me je prosil, naj mu ves čas privoščim kosilo.
Nič ni narobe s tem, da ste prijazni in ustrežljivi, vendar obstaja veliko načinov, kako izraziti pripravljenost, da greste nad in čez dolžnost, razen vodenja osebnih naročil ali poskakovanja, ko nekdo potrebuje nekaj FedExed-a. Učite se iz moje napake in razmišljajte dolgo in trdo, preden se podate po tej poti.
Pravzaprav lahko nastavite tudi precedens, ki ga ne boste storili: Če ste v projektni skupini, ki ji ni dodeljena upravna oseba, si med začetnim načrtovalnim sestankom vzemite čas za neposredno obravnavo vprašanja, kdo bo skrbite za organizacijo sestankov, tiskanje dokumentov ipd. Priporočite, da se te naloge razdelijo med vsemi ali da se člani ekipe zamenjajo.
3. Nauči jih, kako loviti ribe
Cilj prostovoljstva za dokončanje administrativnih nalog mora biti pokazati pripravljenost za sodelovanje in delo, ne pa pokazati, da boste samo delali za druge ljudi. Če upoštevate, da vas kolegi večkrat prosijo, da skenirate, pošljete faks, kopirate ali načrtujete sestanke, preprosto recite: "Dovolite mi, da vam pokažem, kako to storiti, da mi ne bi bilo treba nenehno spraševati. Res je enostavno. "Nato jih pojdite skozi postopek.
To bo človeka odvrnilo od tega, da bi ga ponovno zaprosil za uslugo, in zmanjšalo neumno čustvovanje: "Prav tako sem nemočen in slab s tehnologijo, ali ni to simpatično?", Ki pogosto spremlja te zahteve. Oba veva, da takšne naloge ne potrebujejo čarobnih moči, le nekaj minut časa. In ko govorimo o času:
4. Vstanite za svoj dragoceni čas
Če vas sodelavec prosi, da kopirate in zložite sveženj dokumentov na 40 strani, od vas zahteva, da namenite čas nalogi, ki bi jo lahko opravili številni ljudje, namesto da bi delali na vaših dejanskih projektih, kar najbrž lahko storite le vi.
Klerikalne dejavnosti so pomembno, vendar to ne pomeni, da morate zanje skrbeti iz dneva v dan. Opraviti morate še eno delo in odvzem tega časa bi lahko imel škodljive učinke. Če vaša uspešnost trpi, ker ste preveč časa porabili za administrativne naloge, bo vaš upravitelj to videl kot nezmožnost učinkovitega postavljanja prednosti. Prav tako lahko pošljete sporočilo, da imate najraje delo, povezano z operacijami. Namesto tega ne pozabite, da bi morale biti "neobvezne" odgovornosti priložnosti, da pokažete svoje sposobnosti, se profesionalno razvijate ali pokažete svojemu managerju, da zavestno razmišljate o svoji prihodnosti s podjetjem.
Ne morem dovolj poudariti, da v administrativnem delu ni ničesar ponižujočega. Če pa niste v administrativni vlogi, ni razloga, da bi vaši kolegi zahtevali ali domnevali, da ste privzeti skrbnik, samo zato, ker ste edina ženska v konferenčni sobi. Vstanite zase in se vrnite k delu.
