Priliv pametnih telefonov je na delovnem mestu neverjeten: z možnostjo elektronske pošte, brskanja po internetu in besedila 24/7 lahko svoja dela opravljamo dobesedno kadarkoli in kjer koli. Toda vezava na zaslon na dotik lahko deluje tudi proti nam - po eni strani smo neskončno dosegljivi, po drugi strani pa jih je enostavno prezreti v resničnem življenju.
Kako torej ostati povezan in profesionalen hkrati? Tukaj so sodobni načini za najpogostejše situacije s pametnimi telefoni.
1. Ali je v redu, da svoj pametni telefon izklopim med sestankom?
To je odvisno. Če ga uporabljate za pridobivanje informacij, pomembnih za razpravo, jih ohranite - samo razložite, kaj počnete. Če gre za interni sestanek in pričakujete pomemben klic od stranke, naj telefon telefon vibrira in ne pozabite odstopiti od sestanka, ko sprejmete klic. Če pa se udeležujete sestanka s stranko - ali notranjega sestanka, na katerem ne pričakujete klica - telefon odložite in preverite šele po koncu sestanka.
2
Govorica telesa govori tako glasno kot vaš glas tistim okoli vas. Če ste osredotočeni na kaj drugega kot na osebo, ki govori, vi projicirate neprofesionalno in moteno sliko. Tudi če vaš telefon ne zvoni, gledanje navzdol in tiho prisluškovanje sporočilu še vedno pove, kako se trenutni sestanek uvršča na vaš seznam prioritet.
3. Ali lahko s telefonom pišem zapiske, ne da bi bil žaljiv?
Da, vendar bodite jasni glede namena svojih ukrepov, preden začnete. Lahko si rečete: "Med pogovorom si bom upošteval nekaj opomb, da bom prepričal, da bom zajel vaše glavne točke." Ostanite vpleteni v sestanek (ne pokukajte na tisto besedilo, ki je pravkar prišlo, ne glede na to, kako diskretno se vam zdi, da ste) in se prepričajte, da občasno poiščete stike z očmi, tako da vsi vedo, da ste res z njimi.
4. Kako povem upravitelju, naj odloži telefon in ga prilagodi?
Ni lahkega načina, da bi svojega šefa izkril zaradi slabega ravnanja, vendar lahko svoje stališče izrazite na subtilen način, če ste v pogovoru ena na ena. Predlagajte reprogramiranje, če je vaš vodja pokopan v pametnem telefonu, tako da vprašate: "Zdi se vam precej zaseden, naj odložimo naše srečanje?" To težavo lahko rešite tudi tako, da sestanke vodite čim hitreje in jedrnato. Če pa vaš šef med sestankom s strankami pošilja sporočila, boste morda morali (previdno) poudariti, da vaša stranka ni videti zadovoljna z motenjem.
5. Kako lahko diskretno sprejemam klic med večerjo s stranko?
Žal tega ni mogoče storiti. Tudi če je telefon nastavljen tako, da vibrira. Pomislite: ali je dohodni klic tako pomemben, da je vredno prenesti sporočilo, da vaša stranka ni vaša glavna prioriteta? Če čakate na nujni klic (npr. Iz bolnišnice, ker je družinski član bolan) ali informacije, ki bi bile koristne za vaš sestanek, so seveda izjeme od pravila - vendar morate družbo za večerjo pripraviti o možnost predhodnih prekinitev. In katerega koli drugega razloga preprosto ni mogoče utemeljiti.
6. Kako ravnam s telefonskim klicem iz neprimernega kraja (tj. Letališča, kosila, vožnje)?
Glasovno pošto je tam z razlogom. Nič ni narobe, če nekoga pokličete v petih ali 10 minutah, ko ste brez motenj in lahko bolje slišite. Če veste, da je klic zelo pomemben, se oglasite na telefonu in prosite, da ga pokličete čez nekaj minut, ko pridete na bolj idealen kraj za pogovor. Karkoli naredite, se ne vzdržujte, da bi na javnem mestu kričali o zasebnih podjetjih.
7. Šef mi je pravkar pustil glasovno pošto. Kako dolgo se moram vrniti k njej?
Glede na vsebino in vsebino imate en delovni dan - vendar to storite prej, če je klic nujen.
8. Kako naj ravnam z besedili in e-poštnimi urami po urah?
Na e-poštno sporočilo, poslano po uri, je mogoče odgovoriti naslednji delovni dan, razen če se s šefom drugače pogovori. Besedilo je drugače - sama narava komunikacije pomeni neposrednost - zato se morate čim prej odzvati. In če ste tisti, ki pošilja sporočilo, vam mora biti vedno jasno, kakšna so vaša pričakovanja glede odzivnega časa.
9. Kdaj je besedilo, povezano z delom, sprejemljivo?
Če stranka začne besedilni pogovor z vami, je popolnoma v redu, da se odzove. Toda tudi v današnjem svetu tehnične pametnosti ne predvidevajte, da vsi preveč poznajo besedilo. Če besedo opravljate na delovnem mestu, naj bo to profesionalno. Izogibajte se emotikonom ali slengy kraticam, kot so OMG, LOL in BTW.
10.
Če dvomite, upoštevajte to preprosto pravilo: prednost imajo ljudje, s katerimi se srečujete. Osredotočite se na vse, ki jim pošiljate sporočila, e-poštne sporočila ali kličete.
