Veste, kako gre. E-poštno sporočilo svojemu šefu, kolegu, stranki ali direktorju za človekove pravice začnete s primernim pozdravom. Prečrtate svoj Ts in vstavite točko svojega Is, sporočilo pa zaključite s formalnim podpisom, kot sta "Best" ali "Iskreno."
Prejemnik e-pošte odgovarja z enako formalnostjo in vas nagovarja s standardnim pozdravom ter nato napiše nekaj slovničnih zvočnih odstavkov, preden zaveže opombo s podobnim podpisom; Mogoče je to "Lep pozdrav" ali bolj nenavadno "Navada."
Ker to sporočilo zahteva odziv, nadaljujete, da se igrate skupaj s tistim, kar mislite, da je to profesionalni način - vtipkajte celoten pozdrav (spet), sestavite telo sporočila in nato zaključite z besedo »Vse najboljše«. To počnete tudi po večkratni poti nazaj in nazaj, čeprav se na koncu zdi popolnoma nesmiselna in celo nekoliko nerodna.
Če ne delate v zelo kruti pisarni, kjer so celo vzkliki, se morate dobro odrezati, zlasti če je komunikacija s šefom ali sodelavci ves delavnik pogost pojav.
Takoj, ko se vam zdi naravnost, da razbijete prijetne prigode "Pozdravljeni" in odvečne "hvala", to storite. In da vam pomagam, da se dejansko počutite v redu, ko to resnično počnete (in ne kot pošast etiketa), sem sestavil nekaj smernic.
1. Vas prosimo, da sledite obleki
Čeprav je mogoče zameniti vse izmenjave, če ste navajeni ali ker je to tako, kot ste se učili, veliko časa, preprosto ni potrebno. Bodite pozorni na opozorila na svojem delovnem mestu, ali se boste le končali. Če vam šef pošlje e-poštno sporočilo z nič več kot opombo o ogledu, če vas zanima, in odgovorite s uradnim sporočilom, obljubim vam, da ne dobite nobenih točk brskanja - samo se zamašite do njegove ali njene mape »Prejeto« in ignoriranja, kako vaša ekipa ravna s priložnostno korespondenco. Če pa je vaš kolega začel komunicirati z vami na priložnostni način (ne da bi vas naslovil po imenu ali vključil uradni odpis), to sprejmite kot svoj znak, da se prijavi v naravi.
2. Preklopite navzgor (odvisno od koga govorite)
Ni pomembno, ali je vaš zadnji šef jasno povedal, da je sprejetje neformalnega tona nevzdržno; ne delaš več zanjo. Kljub temu, da previdna beseda, samo če pridete do točke, ko s svojim upraviteljem spustite "najboljše", še ne pomeni, da morate besedo v celoti ukiniti iz besedišča. Če se redno pogovarjate z nekom, ki ga nikoli niste srečali, in je vajino razmerje bolj formalno, se ne odpravite tako hitro, ne da bi pravilno vključili, še posebej, če ste na ograji, kako naprej. Napake na strani previdnosti bodo vedno zdrav nasvet.
Vedite to: preklop ne velja samo za različne ljudi. Tudi če se dopisovanje z eno osebo formalno začne, vam lahko dovoli, da skočite v vsebino teme, ko razpravljate o predmetu po dolgi e-poštni nitki, namesto da se trudite s pozdravi ali odjavi.
3. Razmislite o časovnem razporedu
Če se odpravite na počitnice en teden in se vrnete v pisarno s seznamom vprašanj za svojega šefa, s katerim niste govorili ali videli, odkar ste odšli, je verjetno najbolje, da začnete prvo e-poštno sporočilo nazaj s prijetnim delom, kot je »Dobro jutro«, »Upam, da ste se dobro počutili« ali, če je bil vaš vodja tisti, ki je bil na počitnicah, »Dobrodošli nazaj« - tudi če vi in vaš nadzornik običajno preskočite pozdrav ali manjši pogovor. Potek zamudnega časa je pomemben tudi za izmenjave z zunanjimi strankami ali prodajalci. Če ste v stiku enkrat na teden ali le nekajkrat na mesec, bo morda primerno, da začnete začetno sporočilo, ko mine nekaj časa z uvodnim prehodom in ustreznim zaključnim podpisom.
Mesečna baza za dotik z višjim članom vašega oddelka se lahko tudi zahteva, da se bolj konzervativno napišete. Če bo to začetno sporočilo čez nekaj dni povzročilo pomemben napredek in nazaj, je verjetno v redu zmanjšanje formalnega faktorja, še posebej, če je to storila druga stranka.
Končno morate določiti ton in strukturo svojih odhodnih sporočil. Lahko vam povem eno stvar, vendar osebno nikoli nisem bil problematičen, ko se nekdo, s katerim se redno pogovarjam, odloči zapustiti standardno odpiranje in zapiranje; pravzaprav se mi zdi nekaj olajšanja, da lahko samo nadaljujemo, če rečemo, kaj smo povedali na spletu. Pridobitev e-poštnega sporočila je pogosto primerna samo za točko - in moja predpostavka je, da boste vedeli, kdaj odpraviti formalnosti.
