"Ne preverjajte svoje e-pošte ves čas!"
To ste že slišali in spet boste slišali kot način za izboljšanje produktivnosti in prenehanje biti suženj vaše mape »Prejeto«.
Vendar je očitno to lažje reči kot narediti. Mnogi od nas prejmejo na stotine e-poštnih sporočil na dan (tudi na uro!), Zaradi česar je težje odstopiti odzivanje na določeno uro dneva.
Vendar pa znanost zdaj podkrepi predstavo, da se morate resnično odpraviti od svojega e-poštnega računa, da boste bolj učinkoviti pri vsem, kar počnete. V nedavnem delu za The New York Times je Daniel J. Levitin, profesor na univerzi McGill, o svojem delu razpravljal s sodelavcem Vinodom Menonom. Oba sta odkrila, da človek zaradi vezja možganov nenehno prehaja med dvema stanjama zavedanja: bodisi pozitivno na nalogo (aktivno se osredotoča na neko nalogo) ali negativno (potepanje ali sanjarjenje). Prehitro pripenjanje med dvema omrežjema lahko vaši možgani občuti vrtoglavico in se ne morejo zavezati nobeni državi. In kdaj ste najverjetneje v tem zmedenem? Ko ste v družabnih medijih ali brskate po spletu.
Še bolj zanimivo je, da sta dva ugotovila, da znanost podkrepi stari nasvet: Resnično ne delaš veliko, ko ves čas preverjaš e-pošto. Zakaj? Ker odvračanje pozornosti zavira vašo sposobnost, da se resnično počutite v enem ali drugem stanju duha.
Levitin piše: "E-poštno sporočilo, za katero veste, da je tam, neprebrano, lahko porabi pozorne vire, ko vaši možgani nenehno razmišljajo o tem in vas odvrnejo od tega, kar počnete. Kaj bi lahko bilo v njem? Od koga je? Je dobra novica ali slaba novica? Bolje je, da pustite svoj e-poštni program izključen, kot da slišite to stalno pinganje in veste, da sporočila ignorirate. "
Kaj Levitin in Menon rešujeta, kako odgovarjati na e-pošto, vendar ne pustiti, da vas prevzame življenje? Z njim ravnajte kot z vsakim drugim posameznim projektom ali nalogo in določite čas za e-poštna sporočila v svojem dnevu. In če se to sliši težko (e-poštni zasvojenci se združujejo!), Je tu nekaj preprostih načinov, kako se rešiti iz mape »Prejeto« in načrtovati pravi čas za odgovore na e-pošto.
1. Izklopite potisna obvestila
Kot je Levitin namigoval v svojem članku, lahko potisna obvestila v telefonu močno povečajo vašo tesnobo zaradi tega, da e-poštna sporočila pustite brez odgovora (navsezadnje slišite, da ping vsakih pet sekund moti). Torej, vzemite nazaj nadzor. Onemogočite potisna obvestila in preverite svojo e-pošto samo takrat, ko ste pripravljeni zavezati nekaj časa.
2. Izklopite e-pošto
Če še vedno neprestano preverjate e-pošto v svojem telefonu, samo odstranite svoje e-poštne račune, da vas ne bi zamikalo, da bi se hitro sekirali med sestanki ali med poslovnimi kosili.
3. Blokirajte čas
Kot pri vsakem drugem projektu ali rednem sestanku, vsak dan preprečite čas, da boste brez prekinitve odgovarjali na e-pošto. Vnesite ga v svoj koledar in se držite vsakega dne, ko ste mu namenili odgovarjanje po e-pošti.
Poleg tega se uvrstite v rutino svojega časa po e-pošti in se pripravite tako kot na sestanek ali projekt. Zaprite zavihke in dokumente za drug projekt. Vstavite v slušalke in poslušajte določen seznam predvajanja po e-pošti. Pazite le, da vsakič ponovite svoje korake.
4. Namestite aplikacije za upravljanje
Ko imate urejen redni e-poštni čas, se prepričajte, da je čim bolj produktiven in učinkovit. Namestite aplikacije, kot je Poštni nabiralnik (zaradi česar je vaša pošta v nabiralniku bolj prijazna do uporabnika) ali E-poštna igra (ki vas izzove, da se čim hitreje prebijete po neodgovorjenih e-poštnih sporočilih). Bolj učinkovito boste postali, bolj boste lahko povečali svoj čas.
Vas skrbi, da se bodo ljudje razjezili z vami, ker niste na voljo po e-pošti 24/7? Ko bodo videli, kako produktivni ste, verjetno ne bo malo pomenila. In če vse drugo odpove, jim povejte, da je to znanost.
