Od kaosa do nadzora: kako voditi super produktivna srečanja

Če ste kdaj vodili sestanek, ste verjetno že kdaj poskusili potegniti sejo, ki se je hitro spremenila v kaotičnost.

Mogoče imate opravka z dodatnim zgovornim krogom ali pa s tisto osebo, za katero se zdi, da ima pozornost štiriletnika. Morda imajo vsi tamkajšnjo idejo, ki si jih želijo deliti - ali pa je bil kraljevi dojenček končno poimenovan in o njem lahko vsi govorijo.

Ne glede na razlog, sestanki lahko izginejo izpod nadzora. Če pa ste odgovorni za zbiranje, se želite zdeti nad vsemi in se izogniti zapravljanju časa za neučinkovite sestanke.

Vodenje skupine na poti je lažje reči kot narediti, a s pametnim načrtovanjem in nekaj dnevnimi strategijami boste na poti do bolj osredotočenih sestankov ekipe.

Začnite z načrtom

Prvi korak pri vzpostavljanju nadzora je priprava dnevnega reda. In mislim, dober, staromoden, vtipkan dnevni red, ki ga je mogoče udeležencem poslati pred časom (in nato na sestanku razstaviti ali izročiti kot prijazen opomnik). Mogoče se zdi preveč očitno, če bi vse zapisali, a verjemite mi, da boste imeli nekaj podrobnosti na papirju, da se boste - in vsi drugi - osredotočili na to, v čem se srečanje resnično dogaja.

Ko sestavljate svoj načrt, razmislite o končnem cilju, ki ga želite doseči na sestanku (npr. Ali je to seja brainstorming ali morate dokončati nekatere ključne ukrepe?). Potem se pomaknite nazaj, da določite, o čem je treba razpravljati, da bi dosegli ta cilj, na katera vprašanja je treba odgovoriti in katere odgovornosti je treba dodeliti. Prepričajte se, da ima kateri od teh ohlapnih koncev mesto na dnevnem redu, tako da vsi vedo, kaj lahko pričakujejo, preden prispejo.

Poleg teh točk dnevnega reda pomislite tudi na ljudi, ki se jih bodo udeležili. Koliko ljudi bo tam? Se poznata? Kakšne so njihove osebnosti? Kaj jih navadno moti? Tako se boste lažje odločili, ali boste morali graditi kakšen dodaten čas na začetku seje. Na primer, če veste, da se bodo vaši udeleženci srečanja želeli osebno pogovarjati, preden začnete, načrtujte nekaj minut časa, da se vsi pogovorijo iz svojih sistemov, preden začnejo s poslom.

Olajšava za Fokus

Naslednji korak je ustvariti prostor za sestanke, ki bo odvračal motnje in prekinitve. Začnite s fizičnim prostorom in poskrbite, da bo soba zaprta pred zunanjim hrupom in pogovori ter brez vizualnih motenj, kot je zanka video zaslon ali materiali na mizi. In tik preden se sestanek začne, odložite telefon in zaprite prenosni računalnik - to je drugi znak, da bi morali storiti enako.

Nato postavite stopnjo produktivnosti. Prepričajte se, da je dnevni red na voljo - bodisi s tiskanimi kopijami bodisi s potegom navzgor na zaslon - in prepričajte, da ponovno določite cilje za sestanek, medtem ko pozdravljate vse (npr. „Tu smo danes, da dokončamo podrobnosti za dogodek zbiranja sredstev. "). Ob tem ne pozabite opomniti ljudi, kdaj naj bi se sestanek zaključil. Preprosto rečeno: "Vem, da imamo vsi veliko za postoriti, zato poskusimo to držati manj kot 30 minut, " bo ljudi spomnil, da si želite učinkovitega srečanja prav toliko kot oni.

Če imate dodatna gradiva za sestanke, če imate dodatna gradiva za sestanke, jih pošljite med korakom, namesto na začetku seje. Slišal sem, da drugi kažejo, da ta pristop moti, vendar sem se naučil, da bo večina ljudi brala naprej in odpravila sestanke, če bodo imeli priložnost videti, kaj se dogaja.

Vrnitev skupine nazaj

Jasna agenda in čist prostor za sestanke sta daleč, da boste stvari sledili, vendar ne glede na to, kako skrbno načrtujete sestanek, se lahko vseeno zgodi, da se odvrnejo motnje. Tu nastopi umetnost prehoda. Preden se odpravite na sestanek, se prepričajte, da ste oboroženi z nekaj vljudnih, vendar učinkovitih načinov, kako preusmeriti pogovor nazaj, kamor želite. Tu je nekaj mojih najljubših:

Povratni potek: Če se nekdo premakne na drugo temo, preden je odgovor na eno vprašanje, potrdi novo temo, vendar vrne razpravo k tej temi: "To je vsekakor področje, o katerem moramo razpravljati, vendar preden to storimo, naj bo naš pogovor zaključen s sedežno karto. "

Parkirišče : Ta strategija vključuje vodenje seznama tem, ki jih želite potrditi, vendar o njih trenutno ne razpravljati. Na ta način, če vas nekdo prekine z nečesa, lahko rečete: "To je odličen pogovor, ki si zasluži svoj čas. Zapomnil si bom kasneje, a zaenkrat se vrnimo k podrobnostim dogodka. «Nato zapišite, da se vrnete na konec sestanka (ali določite čas za pogovor o tem kasneje).

Časnik : Če se vam zdi, da skupina porabi preveč časa za pogovore o nepovezanih stvareh, jih opomnite, da se vsi želite pravočasno odpraviti od tam: "Odličen pogovor, vendar nam ostane le približno 10 minut, zato bodimo zagotovo ostanite na poti. "

Zavij

Tako kot dober esej (ja, vsi se jih spominjamo), bi morali svoj sestanek zaključiti s kratkim povzetkom. Jasno navedite, kaj je bilo doseženo, in vse nadaljnje naloge, naslednje korake ali odgovornosti. Tega ni treba podrobno opisovati - v resnici ne bi smelo trajati več kot minuto ali dve - ampak pomaga, da se pri svojem srečanju poklonite in rečete takole: "Hvala vsem. Zelo smo napredovali pri dokončanju logistike dogodkov. Emily se bo s temi podrobnostmi obrnila na koordinatorja dogodka, jaz pa pošiljam e-poštni seznam vseh končnih dokumentov. "

Sprijaznimo se, ko postavite kup ljudi v majhno sobo, je težko vzpostaviti in vzdrževati nadzor. Če se boste naslednjič sestali z načrtom, dnevnim redom in nekaterimi ključnimi vrsticami, da se bodo vsi vrnili na pot, je lahko vse drugače.

Povej nam! Kako nadzirate svoje sestanke?