Glede na to, da je e-pošta osnovna oblika komunikacije v večini pisarn, vedno ne izberemo zapisanih besed tako pametno, kot bi morali. Še posebej, ko se poskušamo hitro prebiti skozi polno poštno sporočilo ali odgovarjati na sporočila med sestanki na naših telefonih, je enostavno biti moteč, abraziven ali preprosto napak, ne da bi se tega zavedali. Če vtipkate (ali izpustite) le nekaj besed, lahko hitro sporočilo preide iz prijaznega sporočila v popolno katastrofo.
No, čas je za elektronsko posredovanje. Tu je nekaj najpogostejših napak na delovnem mestu, ki jih nezavedno naredimo - in nekaj strategij za hitro odpravljanje, da se jim v prihodnosti izognemo.
1.
Ste že kdaj prejeli e-poštno sporočilo s samo zadevo? Ste videli, da imate telefon - pokličite me, ko dobite priložnost ali Kje je vaše poročilo o koncu meseca? Ja - in verjetno se vam je zdelo, da to stavijo, motijo ali oboje. Ne pozabite, ali ste sodelavec ali skrbnik, pošiljanje e-poštnih sporočil in pošiljanje sporočil nista ista stvar - in nikoli ne bosta. In e-poštno sporočilo z zadevo, napisano kot besedilo, bo vedno poslalo isto sporočilo: Nisi vreden mojega časa.
Hitri popravek: Vsi imamo nore dni v pisarni, ko se morate samo s sodelavcem dotakniti baze ali neposrednega poročila, ne da bi napisali roman. Torej ne. V sporočilu uporabite eno ali dvobesedno temo, kot sta sestanek ali konec meseca, v hitrem vrstici ali dveh:
Ta pristop bo vedno in za vedno vreden dodatnih 15 sekund vašega časa.
2
Ko imate pomemben projekt ali poročilo, o katerem razpravljate po e-pošti, črkovanje celotnih besed v vseh velikih črkah ( POTREBUJEM se vaš odjava do konca dneva ) in poudarjanje, krepitev ali podčrtavanje celotnih stavkov lahko naletite na pogovor. vašim sodelavcem.
Nekoč sem sodeloval z nekom, ki mi je pošiljal e-poštna sporočila z ODOBRITO POTREBE v rdeči barvi in vsemi zgornjimi črkami v njenih sporočilih ali s polnimi odstavki, poudarjenimi v rumeni barvi. Poskušala je biti poučna in razkriti pomembne podrobnosti, vendar se je njen pristop zdel preveč abraziven.
Hitro odpravljanje : Uporabite krepke ali poševne naslove ali zaporedne točke, da pokličete pomembne projekte ali točke, ki jih oblikujete - in obdržite oblikovanje na nekaj besed, ne na celotne odstavke. Če ste zaskrbljeni, da bo vaš bralnik lahko brskal po e-pošti in zamudil nujne predmete, se prepričajte, da uporabljate informativno e-poštno zadevo, kot so Projekti, ki jih je treba odobriti ob koncu dneva. Končno poskrbite, da boste e-poštna sporočila hranili hitro in jedrnato, kar bo povečalo verjetnost, da bo prejemnik dobil vse potrebne informacije.
3.
Ko pošljete kolegu e-poštno sporočilo s koristnim namigom ali podrobnostjo, ki je bila spregledana v prejšnjem sporočilu, s pritiskom na "odgovori vsem" lahko naredi prijazen vložek ali nasvet kot prizanesljiv ali konkurenčen, še posebej, ko je vodja osebe zaprt. (Kopiranje nekoga šefa po e-pošti s popravkom je v bistvu isto kot njeno konstruktivno kritiko, medtem ko njen šef stoji tam - to nihče ne ceni.)
Hitro odpravljanje: Če imate predlog za pošiljatelja, ji pošljite elektronsko pošto, v najboljšem primeru v drugačni niti, tako da ni nevarnosti, da bi pomotoma naletel na "odgovor na vse." Še bolje, dvignite telefon! Hiter telefonski klic olajša razjasnitev podrobnosti - brez tveganja, da bi koga užalil.
4.
Vem, ko se vam mudi čas in napajate poštni nabiralnik, se vam lahko zdi nepotreben korak, da vtipkate hvala, ime , še posebej, ko je vaš e-poštni podpis prisoten. No, naredite vseeno. Če končate e-poštno sporočilo brez vašega imena, je podobno, da se odpovete pogovoru, ne da bi se poslovili. Videti je, da ste videti zmešani in nagnjeni, nesramno pa je.
Hitro odpravljanje: Dodajte zahvalo in ime svojemu podpisu blagovne znamke in ga nastavite tako, da bo samodejno napolnil e-poštno sporočilo, ko boste zadeli. Prijazen in profesionalen odstop bo opravljen vsakič - ne da bi vam bilo treba kaj storiti.
5.
Pošiljanje e-poštnih sporočil, ki jih vaš upravitelj ne bi želel videti, vas lahko profesionalno poveže, če je e-poštno sporočilo posredovano. In ja, to bi moralo biti samoumevno, vendar se to vedno dogaja. Moja prijateljica je sodelovala z žensko, ki se je pritožila nad njo v elektronski verigi, in uganite kaj? To sporočilo se je na koncu končalo v njeni mapi »Prejeto«.
Ne pozabite tudi, da je e-poštni naslov podjetja last podjetja in se šteje za pošteno igro, če se človeški viri odločijo, da potrebujejo dostop do vašega računa. Odkrit nasvet kolegu, pritožbe glede sodelavcev ali podrobnosti o načrtih za vikend nikoli ne smejo zapustiti svoje predale.
Hitro popravilo : Bodite vrhunski strokovnjak in se pretvarjajte, da je vaš šef zaprt pri vsakem e-poštnem sporočilu, ki ga pošljete. Konec zgodbe.
