Na žalost vaši opravili ne bodo padli na nič do dneva, ko umrete. Če torej razmišljate, da boste produktivnost nirvane dosegli le, ko so vaši seznami prazni in koledar je odprto platno, no, to se verjetno ne bo zgodilo - vsaj dokler imate službo, družino, prijatelje in življenje za upravljanje.
Če ste kot večina ljudi, imate precej neprijetnih seznamov stvari, skupaj s skoraj nenehno poplavo novih dokumentov in prepričljivim občutkom, da je treba vse to zdaj storiti.
Mnogi se skušajo spoprijeti s svojo goro osebnih nalog tako, da jih razvrstijo po prioritetah in začnejo na vrhu. Zdi se logično - toda dejansko so ga dobili nazaj. Preden premislite o prednostnih nalogah, morate v resnici upoštevati tri dejavnike, saj vsak dejansko omeji vaše odločitve o tem, kaj bi morali (in sploh lahko) narediti naprej.
Če torej čutite, da ste preobremenjeni in niste prepričani, kje začeti - razvrstite svoje sezname »prednostne naloge«, razmislite o teh treh dejavnikih in jih uporabite, da boste pomagali razvrstiti svoj presežek možnosti v bolj obvladljiv nabor izbire.
Omejitev # 1: Kontekst
Če niste na pravem mestu, nimate ustreznega orodja ali niste pred pravo osebo, ki je potrebna za ukrepanje, ne morete ukrepati. Pomislite - ali ste bili kdaj v službi, na sestanku in se nenadoma spomnite, da morate kupiti šampon? Če se ne odpravite s tega srečanja, se v tistem trenutku "kupi šampon" ne zgodi. Spada na seznam, imenovan "Popravila", ko ste zunaj in približno. (Razen če niste kot moj mož, ki misli, da je življenjsko dobo šampona mogoče večno podaljšati, če vanj streljate vodo in jo razredčite, ko je blizu prazna.)
Kontekst bo vedno vaša prva omejitev. Zagotovo lahko spremenite svoj kontekst, da pridete na pravo mesto, orodje ali osebo in izvedete dejanje, ki vam je pravkar padlo na pamet. Če pa tega ne storite, je vaša izbira najprej omejena s tem dejavnikom.
Metoda Getting Things Done Davida Allena predlaga, da svoj seznam opravkov razvrstite predvsem glede na kontekst, na primer @Computer, @Home, @Errands. S tem prihranite čas, saj preprečite, da bi se prepirali po izbirah, ki jih sploh ne morete sprejeti - ker niste v pravem kontekstu.
Omejitev # 2: Čas na voljo
Drugi dejavnik, ki prihaja v poštev, je, koliko časa imate. Če imate velik projekt, na katerem morate delati, vendar se morate na naslednji sestanek odpraviti ali pobrati otroke v 10 minutah, verjetno ne boste dobro izkoristili truda, da bi ga začeli. Morda vam bo trajalo toliko časa, da vklopite ritem, preden se boste morali odvezati.
Ko je čas dejavnik, poiščite možnosti, ki ustrezajo vašemu času. Mogoče v teh 10 minutah ni najboljše, če si želite ogledati mapo »Prejeto« in na pol prebrati kup e-poštnih sporočil, ki jih boste morali kljub temu prebrati. Mogoče boste namesto tega imeli več koristi od zunaj in dihanja svežega zraka ali hitrega klica, kjer veste, da boste dobili neko glasovno pošto.
Omejitev # 3: Viri
Tretji dejavnik, ki ga morate upoštevati, je, kakšna je vaša energija. Ne vem za vas, toda petek popoldne po dolgem, napornem delovnem tednu ni čas, da se potopite v karkoli, kar bo zahtevalo veliko miselne pasovne širine. Namesto tega se odločim, da ustreza moji mentalni in fizični energiji. Da ne rečem, da ni trenutkov, da se moram tako ali tako "pospraviti" in se tja vseeno zateči, ampak rad se zavedam, kaj izbiram in se s tem ujemam, ko mislim, da se bom, ko bom mislil, najbolje podal. Lahko.
Vlečenje prednostnih nalog
Na začetku smo rekli, da odložimo "prednost" - zdaj pa se je tu vrnil. Medtem ko bodo kontekst, časovna razpoložljivost in viri omejili vaše odločitve o tem, katere zadolžitve se morate lotiti naprej, ponavadi še vedno niso dovolj, da bi se lažje odločili, katera vam bo prinesla največ vrednosti. Tukaj prednost zasije - to postane vaša strategija.
Če menite, da odločitev na podlagi prednostne naloge pomeni, da morate svoje življenje in delo "vse izmisliti", vam bom olajšal čas. Samo vedeti morate, čemu ste se zavezali - v celoti. Najprej v seznam vključite vse, o čemer ste se dogovorili, osebno in profesionalno, bi lahko, ali bi morali, tako da zaupate, da se boste odločali proti celotnemu seznamu tega, za kar ste se zavezali.
Nato postavite ta dva preprosta prednostna vprašanja:
Pogosto se zavedate, da polovica projektov in nalog, ki ste jih prevzeli, ni mogoče realno opraviti v času, ki ga imate, niti ni smiselno, da jih zdaj prevzamete, niti malo tvegate, da bi jih v prihodnosti parkirali. Takšne stvari so zame na seznamu "Morda nekega dne". Nisem opustil ideje - pravim samo: "ne zdaj".
Poskusite postaviti naslednji dve vprašanji v naslednjem e-poštnem sporočilu, ki zahteva, da nekaj storite. Ali pa naslednjo knjigo, za katero si rečete, da jo morate prebrati. Ali naslednjega srečanja, ki se ga morate udeležiti. Morda vam bo pomagal, da se boste lažje odločili za boljše odločitve in vedeli, da lahko naredite le toliko in da se odločite za najboljše.
