Ne glede na podatke, ki jih imate, a preglednica, kot je Excel, je odličen prostor za shranjevanje. Excel ima vgrajena orodja, s katerimi lahko spremljate podatke in poiščete specifične podatke, ko jih želite. S stotinami stolpcev in tisoč vrstic lahko Excelova preglednica vsebuje ogromno količino podatkov.
Excel je tudi enostavnejši za uporabo kot polnopravni program baze podatkov, kot je Microsoft Access. Podatke lahko preprosto vnesete v preglednico in s samo nekaj kliki miške lahko razvrstite svoje podatke in poiščete, kaj želite.
Vnos podatkov v Excel tabele
Osnovna oblika shranjevanja podatkov v Excelu je tabela. V tabeli so podatki v vrstici. Vsaka vrstica je znana kot zapis. Ko je tabela ustvarjena, lahko orodja za podatke Excela uporabite za iskanje, razvrščanje in filtriranje zapisov, da bi našli določene informacije.
Vnos podatkov o tabeli
Prvi korak pri ustvarjanju tabele je vnos podatkov. Pri tem je pomembno zagotoviti, da je vnesen pravilno. Na primer, pri ustvarjanju vaše mize ne prepuščajte nobenih praznih celic, takšno dejanje lahko v prihodnosti povzroči težave.
Napake podatkov, ki jih povzroča napačen vnos podatkov, so vir številnih težav, povezanih z upravljanjem podatkov. Če so podatki na začetku pravilno vneseni, je verjetneje, da vam bodo programi vrnili želene rezultate.
Excelove vrstice in stolpci
Vrstice v tabeli
Kot je navedeno zgoraj, so vrstice podatkov znane kot zapisi. Pri vnosu evidenc upoštevajte ta navodila:
- V tabeli, ki se ustvarja, ne puščajte praznih vrstic, niti med poglavji in prvo vrstico podatkov.
- Zapis lahko vsebuje podatke o samo enem določenem elementu.
- Zapis mora vsebovati tudi VSE podatke na seznamu o tem elementu. Informacije o elementu ne morejo biti v več vrsticah.
- Če želite ustvariti seznam, mora tabela vsebovati vsaj dve podatkovni zbirki.
Stolpci v tabeli
Medtem ko so vrstice v tabeli označene kot zapisi, so stolpci znani kot polja. Vsak stolpec potrebuje naslov za identifikacijo podatkov, ki jih vsebuje; ti naslovi se imenujejo poljska imena.
- Imena polj se uporabljajo za zagotovitev, da se podatki za vsak zapis vnesejo v isto zaporedje.
- Poskrbite, da bodo vsi podatki v stolpcu vneseni z istim formatom. Če začnete vnašati številke kot cifre (npr. 10 ali 20), nadaljujte. Ne spreminjajte se deloma in začnite vnašati številke kot besede (npr. Deset ali dvajset). Bodite dosledni.
- V tabeli ne pustite praznih stolpcev.
- Če želite ustvariti seznam, mora biti tabela široka vsaj dva stolpca.
Ustvarjanje seznama v Excelu
Uporaba možnosti filtriranja
Ko so podatki pravilno vneseni v mizo z ustreznimi glavi lahko pretvorite v seznam uporabljati Filter možnost.
- Izberite katera koli celica v tabeli.
- Izberite Domov> Razvrsti & filtrira> Filter z jezička Domov.
- V tabeli bodo zdaj prikazane majhne puščice navzdol ob vsakem glavi.
Upravljanje seznama podatkov
- Ob vsakem imenu polja bodo prikazane puščice navzdol, ki bodo odprle spustne menije ob kliku.
- Spustni meniji vsebujejo možnosti za razvrščanje seznama s poljubnimi imeni polj in za iskanje seznama zapisov, ki ustrezajo določenim merilom.
